يواجه الموظف في أي مجال عاجلاً أم آجلاً مشكلة كتابة خطاب عمل. السؤال الأهم كيف نبدأ وكيف ننتهي؟ تقدم العديد من المواقع القواعد والأمثلة الأساسية، مع إيلاء القليل من الاهتمام للجزء الأخير من المستندات.

يجب أن تكون الرسالة مثالية في كل شيء. حتى أدنى عدم امتثال للقواعد يمكن أن يضر بسلطتك أو هيبة الشركة.

في شكل مختصر، نقترح عليك أن تتعرف على القواعد الأساسية للرسائل التجارية وتتناول بمزيد من التفصيل الجزء الأخير من الرسالة الرسمية.

سوف تحتاج:

القواعد الأساسية للرسائل التجارية

1. عند كتابة خطاب، تذكر أنك لا تعبر عن رأيك الخاص، ولكنك تتحدث نيابة عن كيان قانوني (مؤسسة أو منظمة أو مؤسسة).
2. تقع على عاتقك مسؤولية تصور النتائج التي تريد تحقيقها بهذه الرسالة بوضوح والاستفادة الفعالة من جميع ميزات النص.
3. حدد بوضوح خطة العرض، مع إبراز المعلومات في المقدمة أو الجزء الرئيسي أو النهاية.
4. في المقدمة، بعد الخطاب، نقوم بإعداد المرسل إليه للإدراك. وقد يكون هذا ملخصًا للأحداث التي أدت إلى ظهور الوثيقة. يحتوي الجزء الرئيسي على بيان جوهر المشكلة مع الحجج اللازمة (الشرح، الحسابات الرقمية، روابط للقوانين التشريعية).

نص أكثر فعالية وسهل الفهم، يُذكر فيه أولاً الاقتراح أو الطلب أو الطلب، ثم الحجج، ولا يوجد أي جزء تمهيدي على الإطلاق.

جزء من النهاية - التطبيقات

تحتوي بعض المستندات على ملاحق تكمل أو توضح أو تفصل قضايا محددة. ويجب الإشارة إليها في نهاية الرسالة، مع ترك بضعة أسطر من الفقرة الأخيرة.

طرق تصميم التطبيق:

1) التطبيقات المذكورة في النص، ثم يتم وضع ملاحظة حول ذلك على النحو التالي:

الملحق: 5 صفحات، 3 نسخ.

2) يجب إدراج الطلبات غير الواردة في النص مع التأكد من الإشارة إلى العنوان وعدد الصفحات في كل طلب وعدد النسخ.

ملحق: "شهادة تقدير تكلفة البناء غير المكتمل"، صفحتان، 3 نسخ.

3) في بعض الأحيان يكون هناك العديد من التطبيقات. ثم يتم إدراجها بالاسم والرقم. إذا كان هناك عدد كبير من التطبيقات، يتم تجميع قائمة بها بشكل منفصل، وفي الرسالة بعد النص يتم الإشارة إلى ما يلي:

الملحق: حسب القائمة الموجودة في ... الصفحة.

قم بإرفاق نسخ من المستندات بالرسالة بالترتيب الذي تم ترقيمها به في المرفق.

عادة ما يتم توقيع الطلب من قبل رؤساء الأقسام الهيكلية. في الحالات التي تكون فيها التطبيقات ملزمة، ليست هناك حاجة للإشارة إلى عدد الصفحات.

المداراة والصواب أساس النهاية

هناك خيارات مختلفة لبناء النهاية. ذلك يعتمد على ما قيل في الرسالة.

أمثلة الإكمال الأكثر استخدامًا:

1) كرر الامتنان المقدم في البداية أو ببساطة أشكرك على مساعدتك:

شكرا مرة اخرى...

دعني أشكرك مرة أخرى...

ونود أن نعرب مرة أخرى عن خالص امتناننا...

شكرا للمساعدة …

2) التعبير عن الآمال:

ونأمل أن يكون الاتفاق مفيداً للطرفين.

ونتمنى أن ينال عرضنا إعجابكم..

ونتطلع إلى تعاون وثيق ومتبادل المنفعة...

وأتمنى أن أتمكن قريباً من مقابلتك شخصياً..

أتمنى أن أتلقى ردكم قريبا...

3) طمأنة المرسل إليه (عادة ما يكون لها تأثير نفسي إيجابي على المرسل إليه):

ونؤكد لكم أنه يمكنكم الاعتماد بشكل كامل على دعمنا...

وسنكون سعداء بالتعاون معكم...

يسعدني التعاون معك وأنتظر ردك..

4) الطلب:

الرجاء قراءة المواد بعناية ثم الرد...

نطلب منكم الإفادة بشكل عاجل...

يرجى اتخاذ إجراءات فورية لتحسين الوضع..

من فضلك اتصل بي في أي وقت يناسبك..

5) تكرار الاعتذار الذي تم التعبير عنه بالفعل عن الإزعاج:

ومرة أخرى أعتذر عن الإزعاج الذي سببته لك..

نعتذر بشدة عن هذا التأخير القسري في الدفع...

فراق

1) في المراسلات الرسمية يمكنك أن تقول وداعا بطرق مختلفة:

بإخلاص…

مع الاحترام وأطيب التمنيات...

مع خالص احترامي لك...

نتمنى لك النجاح.

2) إذا كنت تعرف المرسل إليه جيدًا أو تتعاون معه بنجاح، فيمكنك إنهاء الرسالة بعبارات ودية (غير مألوفة):

تفضلوا بقبول فائق الاحترام…

أطيب التمنيات…

مع الامتنان وأطيب التمنيات.

يمكنك إنهاء المستند دون استخدام هذه الهياكل!

مميزات الحروف النهاية باللغة الانجليزية

1. عادةً ما ينهون خطابًا رسميًا مثل هذا: مع خالص التقدير (لك مع خالص التقدير) أو ببساطة خاصة بك(لك) وتوقيع يشير إلى اسمك الأخير ومنصبك تحته.
2. لتجنب وضع شريكك في موقف صعب أو إجباره على تقديم افتراضات حول جنسك، خذ عناء كتابة اسمك بالكامل، أي ليس P. R. Dovzhenko، ولكن Pavel Dovzhenko.

إمضاء

يوقع المسؤولون الوثائق التي تقع في نطاق اختصاصهم.

تتكون سمة "التوقيع" من المسمى الوظيفي والأحرف الأولى من اسم الشخص ولقبه.

مدير مصنع مرامور (توقيع) أ.ب.كوفال

يتم التوقيع على الوثائق المبرمة في المؤسسات التي تعمل على مبدأ وحدة القيادة من قبل مسؤول واحد (مدير أو نائب أو موظف مكلف بذلك).

تُلصق وثائق الهيئات الجماعية (البروتوكولات والقرارات) بتوقيعين (الرئيس والأمين). يتم توقيع الأمر من قبل المدير.

يتم وضع توقيعين أو أكثر على المستندات التي يكون محتواها مسؤولاً عن عدة أشخاص:

• يتم التوقيع على المستندات النقدية والمالية من قبل رئيس المؤسسة وكبير المحاسبين.
• يتم توقيع الاتفاقيات من قبل ممثلي الأطراف المتعاقدة.

يتم وضع توقيعات عدة أشخاص على المستندات واحدًا تلو الآخر بالتسلسل المطابق للتسلسل الهرمي للخدمة.

المدير (توقيع) إس بي أنتونيوك

كبير المحاسبين (توقيع) في.تي.دودكو

إذا تم توقيع الوثيقة من قبل عدة أشخاص يشغلون نفس المنصب، فيجب وضع توقيعاتهم على نفس المستوى.

مدير مصنع لوتش مدير مصنع سفيت

(توقيع) ف.ر.سخنو (توقيع) إل بي كوتوف

يبدأ التوقيع بالأحرف الأولى (الموضعة قبل اللقب)، متبوعة باللقب. ليست هناك حاجة لوضع فك تشفير التوقيع بين قوسين!

ختم

ولتأمين القوة القانونية، يتم ختم بعض المستندات بختم: العقود والمراسيم والاستنتاجات وما إلى ذلك. ويجب أن يتضمن الختم جزءًا من المسمى الوظيفي والتوقيع الشخصي.

تاريخ

التاريخ موجود أسفل التوقيع على اليسار.

يتم تأريخ الرسالة الرسمية في يوم توقيعها أو الموافقة عليها من قبل رئيس المؤسسة.

هناك ترتيب مواعدة مقبول بشكل عام:

1. تتم كتابة عناصر التاريخ على سطر واحد باستخدام ثلاثة أزواج من الأرقام العربية بترتيب اليوم، الشهر، السنة؛
2. إذا كان الرقم التسلسلي لليوم أو الشهر هو رقم العشرة الأولى (من 1 إلى 9)، فيوضع أمامه صفر: 03.01.15 .
3. كلمة سنة،تخفيض ز. لا يضعونها.

• عند الانتهاء، تحقق من عدم وجود أخطاء نحوية في الرسالة وتأكد من عدم وجود أي شيء غير ضروري.
• أعط الرسالة لزميل لك، أو لمديرك، إن أمكن، ليقرأها. سيساعد المنظور الخارجي في تحديد أوجه القصور التي قد يتم التغاضي عنها.
• لا تنس تضمين عنوان هاتفك/بريدك الإلكتروني. غالبًا ما يكون هذا ضروريًا لحل المشكلة المحددة في الرسالة بسرعة.
• بالإضافة إلى المتطلبات العالمية العامة وقواعد التصميم، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن كل نوع من المستندات له ميزات التصميم الخاصة به.

تذكر أنه لا تحتوي جميع المستندات على قائمة كاملة بالتفاصيل المذكورة أعلاه، ولكن فقط مجموعة معينة من تلك التي توفر القوة القانونية والاكتمال لهذا النوع المحدد من المستندات.

حظا سعيدا في معاملاتك والإجابات المطلوبة!

الأسئلة والأجوبة المتداولة

ما هو الشيء الجيد الذي يجب كتابته في نهاية مقترح العمل؟

لا تستخدم في المرحلة النهائية كلمات وعبارات يمكن اعتبارها تلاعبًا ("نأمل في تعاون متبادل المنفعة"، "شكرًا مقدمًا على إجابتك"، "سننتظر خطاب الرد الخاص بك"، وما إلى ذلك).

هل يجب أن تكتب "أطيب التمنيات" أو "مع الاحترام" في نهاية الرسالة؟

بالتأكيد، "باحترام"، تحتاج إلى الالتزام بأسلوب التواصل التجاري.

ماذا يكتبون عادةً في نهاية الرسالة إذا طلبوا إجابة سريعة؟

لا شيء من هذا القبيل مكتوب في خطاب عمل.

هل يجب أن تكتب "مع احترامي" أو "أطيب التمنيات" في توقيع بريدك الإلكتروني؟

"بإخلاص".

كيفية استبدال التوقيع "مع الاحترام"؟

"مع كامل احترامي"، "مع احترامي".

كيف تنهي خطاب العرض؟

شكرًا لكم على اهتمامكم.

وإلا كيف يمكنك كتابة "أود أن أخطر"؟

"أود أن أبلغ"، "أبلغ"، "أبلغ"، "أعلن"، "لفت انتباه".

هل عبارة: ""سأنهي تقريري بالكلام"" صحيحة؟

متى نكتب بشكل مثير للإعجاب، ومتى تكون عبارتنا الأخيرة رسمية بشكل مفرط وغير لائق؟ تتحدث مؤلفة منهجية تدريس اللغة الإنجليزية للأعمال، ناتاليا توكار، خصيصًا لماري كلير عن كيفية عمل التسلسل الهرمي للتوقيعات فعليًا.

عندما كنت أدرس للحصول على درجة الماجستير في ألمانيا، سألت نفسي نفس السؤال - كيفية إنهاء خطاب باللغة الألمانية بشكل صحيح عندما أكتب طلبًا إلى رئيس الجامعة، أو أرسل سيرة ذاتية إلى صاحب العمل، أو أسأل زملاء الدراسة غير المألوفين عما يُطرح عليهم حول نظرية الفيلم. أستطيع أن أفعل كل هذا باللغة الإنجليزية (كما بدا لي)، وكانت الألمانية لغة جديدة أتحدث بها بشكل أفضل بكثير مما أكتب. في كل مرة "أنقذني" Google، ثم اتضح أنه لم يؤدي إلا إلى إفساد علاقاتي مع الناس. لم أفهم كيف يعمل التسلسل الهرمي للتوقيع. متى أكتب بشكل مثير للإعجاب، ومتى تكون جملتي الأخيرة في الرسالة رسمية بشكل مفرط وغير لائق؟ أعلم أن العديد من الأشخاص الذين يتواصلون مع العملاء والشركاء والمستثمرين باللغة الإنجليزية لا يفهمون أيضًا هذا التسلسل الهرمي. الذي أقصده؟ دعونا نلقي نظرة على مثال لكيفية بدء الحروف.

سؤال الاسم

الخطأ المعتاد هو ترجمة عبارة باللغة الروسية وصولاً إلى الفاصلة. على سبيل المثال: "مرحبًا يا سيد. نفذ!" أو "مرحبًا بيتر!" لا تستخدم اللغة الإنجليزية فاصلة قبل العناوين، ونادرًا ما ترى علامة تعجب في نهاية التحية، إلا إذا كتب لك صديق حميم بأسلوب "مرحبًا أنت!" أو "مرحبًا مايك!"

يبدأ العنوان القياسي للمراسلات التجارية بـ "عزيزي" وينتهي بفاصلة. الخيارات الممكنة: "عزيزي السيد. Jones، أو "عزيزي جيمس"، أو "أصدقائي الأعزاء"، إذا كنت تخاطب المشتركين أو الزملاء أو مجموعة أخرى من الأشخاص. يوصى باستخدام عبارة "سيدي العزيز/سيدتي" إذا لم تكن هناك طريقة لمعرفة اسم الشخص الذي يمكنه مساعدتك. إذا كانت هناك فرصة كهذه، لكنك لا تستغلها، فمن المرجح أن تنتهي رسالتك في سلة المهملات. إذا كنت تكتب خطابًا تقديميًا لسيرتك الذاتية ولا تعرف اسم موظف الموارد البشرية الذي سيقرأه، فتحمل عناء معرفة ذلك (عادةً ما تعرف Google وهي على استعداد للمساعدة). إذا كنت ترسل دعوات لكبار الشخصيات لحضور مؤتمر، فلا تترك الكلمة بعد "عزيزي" غير شخصية. يحب الناس أن يتم مناداتهم بالاسم، وهذا هو المعيار المقبول عموما، مما يعكس موقفا مهذبا ويقظا تجاه الشخص.

من "العناق الودي" إلى مجموعة "الاتصالات" الباردة

في هذه المرحلة يُطرح علي عادةً السؤال: ما الاسم الذي يجب أن يطلق عليه؟ "السيد" أو ربما "جون" فقط؟ "ملكة جمال" أم "سيدة"؟ باختصار هناك قاعدتان:

1. عند مخاطبة النساء، اكتب دائمًا السيدة (ملكة جمال) لتجنب أي تلميح للصراع أو سوء الفهم. هذا الاستئناف مقبول للنساء في أي عمر وأي حالة اجتماعية.
2. خاطب الشخص دائمًا عندما يقدم نفسه. إذا قدم نفسه على أنه جون، يمكنك إرسال رسالة نصية إليه "عزيزي جون". إذا قدم نفسه على أنه جون سميث، فلا داعي لتقصير المسافة مسبقًا وحذف كلمة "السيد". ابدأ رسالتك إليه بعبارة "عزيزي السيد. حداد." تنطبق نفس القاعدة في الاتجاه المعاكس. إذا استقبلت في الرسالة الأولى بأسلوب "عزيزي جون"، ثم قررت فجأة أنه من العبث أن تخاطبه بالاسم (يجب أن تكون أكثر تهذيبًا مع رئيس المكتب التمثيلي في جميع أنحاء أوروبا الشرقية) وفي المرة القادمة تكتب له "عزيزي السيد. سميث"، تشير فجأة إلى المسافة. في بعض الأحيان يبدو هذا الأمر هزليًا، وفي أحيان أخرى يمكن أن يسبب سوء فهم. عادةً ما ننأى بأنفسنا عن الأشخاص الذين لا نرغب في التعامل معهم بشكل خاص أو الذين تجاوزوا ثقتنا.

في اللغة الروسية سيبدو الأمر مثل هذا. أولا تكتب: "مرحبا، فاسيا!"، يجيب عليك بنبرة ودية ويشير: "أدعوك لتناول طعام الغداء! فاسيا". وتبدأ رسالتك التالية إلى فاسيا بالكلمات: "عزيزي فاسيلي أوليغوفيتش!" ما رأيك لو كنت فاسيا؟ على الأرجح، سيقرر فاسيا أنه فعل شيئًا خاطئًا أو كتبه، حيث طُلب منه فجأة مغادرة منطقة "العناق الودية" وتم إرساله مرة أخرى إلى مجموعة "جهات الاتصال" الباردة. سوف يفكر جون في نفس الشيء. لذلك، إذا كنت تعمل مع أجانب، انتبه إلى الطريقة التي يقدم بها الأشخاص أنفسهم عندما تقابلهم والتوقيعات التي يضعونها على رسائلهم.

ببساطة الأفضل

الآن عن التوقيعات. هناك العديد من الخيارات، وكلها تعني شيئا ما. ماذا تعني، على سبيل المثال، كلمة "الأفضل"؟ في نفس برنامج الماجستير كان لدينا أستاذة من الولايات المتحدة الأمريكية كانت تنهي دائمًا رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بها بهذه الطريقة: "أفضل، سوزان". في ذلك الوقت، بالنسبة لي، كانت هذه قاعدة جديدة تمامًا لآداب اللغة الإنجليزية، والتي بدا لي أنني أعرفها جيدًا.

اتضح أن هذه هي الطريقة الأكثر أمانًا لإنهاء رسائل العمل. يبدو التسلسل الهرمي للألوان كما يلي:

"أتمنى لك كل التوفيق، سوزان"، و"كل التوفيق، سوزان" و"الأفضل، سوزان"

الخيار الأول هو الأكثر رسمية. تدريجيا تنتقل نحو الخيار الثالث. إذا قمت، عند مناقشة من سيقدم المشروع وكيف غدًا، بتبادل الرسائل مع بعضكما البعض 25 مرة، فمن الغباء أن تكتب "أتمنى لك كل التوفيق" في كل مرة. حتى "الأفضل" سيكون زائدا عن الحاجة. وفي الأعداد الأخيرة، كتبت بلومبرج أن الناس اليوم يتعاملون مع رسائل البريد الإلكتروني مثل الرسائل النصية، خاصة إذا حدثت المراسلات في الوقت الفعلي. أي أنك تستجيب على الفور لحل بعض المشكلات. من المقبول تمامًا ترك مثل هذه الرسائل دون تحية ودون وداع مهذب.

مع ارتفاع شعبية خدمات مثل Slack، أصبحت رسائل البريد الإلكتروني تشبه الرسائل النصية أكثر فأكثر: فالناس لا يقولون مرحبًا أو وداعًا، بل يصلون مباشرة إلى صلب الموضوع. ومع ذلك، عندما نكتب خطابًا إلى عميل أو شريك أو صاحب عمل محتمل، تظل قواعد الآداب سارية. لا يزال من غير المهذب عدم إلقاء التحية أو الوداع للشخص الذي تكتب إليه للمرة الأولى (وحتى الثانية).

أفضل أو أحر تحياتي

الخيار الأكثر تفضيلاً للتوديع في رسالة في الفضاء الناطق باللغة الروسية هو "أطيب التحيات". يبدأ كل شيء معه، خاصة إذا كانت الرسالة باردة ولم تقابل المستلم مطلقًا في حياتك. يعني هذا الخيار أنك مهذب ولكن حافظ على مسافة بينك وبينه. إنه غير شخصي ولا يعبر عن أي موقف تجاه المحاور. لاحقًا، يتحول الأشخاص إلى عبارة "تحياتي الطيبة"، مما يشير إلى أن هناك ثقة أكبر في العلاقة. قد تكون عبارة "تحياتي الحارة" أو "أحر تحياتي" وداعًا حارًا جدًا إذا كنت تناقش خيارات توريد المعدات. في أغلب الأحيان، يتحول الناس بسرعة إلى مجرد "تحياتي" ويتركونها لجميع المناسبات. كتبت بلومبرج نفسها أن "مع تحياتي" و"الأفضل" هما الطريقتان الأكثر حيادية وبالتالي الأكثر شيوعًا لإنهاء الرسائل.

ماذا عن البقيه؟ هل "مع خالص التقدير" هي طريقة "صادقة" حقًا أم أنها طريقة رسمية للغاية لقول "وداعًا"؟ هل كلمة "Cheers" مناسبة عندما نشارك صورًا من حدث خاص بالشركة أم أن هذه هي الطريقة التي يمكننا بها الكتابة إلى العميل؟ على أية حال، أسلوبك في الكتابة يعكس موقفك تجاه محاورك. علاوة على ذلك، وبمساعدة الوحدات اللغوية المختلفة، يمكن إنشاء أو تعزيز مجموعة متنوعة من العلاقات بين الأشخاص. سأشارككم استنتاجات من الممارسة الحقيقية للتواصل مع العملاء والمستثمرين والمديرين الأجانب. يمكنك أيضًا مراجعة منشورات مثل Inc. أو Business Insider أو Bloomberg أو الاتصال بـ Will Schwalbe، المؤلف المشارك للكتاب الأكثر مبيعًا SEND: Why People Email So Badly and How to Do It Better. إنهم يقدمون توصيات مشابهة جدًا.

لذلك، دعونا ننظر إلى كل خيار على حدة.

"تفضلوا بقبول فائق الاحترام"- ربما النسخة الأقدم والأكثر رسمية. يعرب عن الاحترام العميق للمحاور. هذه العبارة مقبولة تماما في بلدان الشرق الأدنى والأوسط، ولكنها نادرة في الثقافة الغربية وتستخدم فقط إذا بدأت الرسالة بعبارة "سيدي العزيز".

"تفضلوا بقبول فائق الاحترام"أو "بإخلاص"– يعد هذا خيارًا مناسبًا إذا كنت بحاجة إلى أن تكون مهذبًا بشكل خاص، ولكن ليس أكثر من ذلك. لا يوجد "دفء" أو "إخلاص" هنا. هذه هي الطريقة التي تنتهي بها الرسالة من محامٍ سيظل يفرض عليك فاتورة باهظة، أو من شخص لديك خلافات معه في العمل، ولكن من المنطقي مواصلة التعاون والحفاظ على مسافة مهنية. هذه هي الطريقة التي يمكنك ويجب أن تنهي بها خطاب التقديم الخاص بك إلى صاحب العمل المحتمل. هذه هي الطريقة التي يقومون بها بتحميل رسالة تبدأ بعنوان بالاسم ("عزيزي جون" / "عزيزي السيد جونز").

تحذير واحد: "تفضلوا بقبول فائق الاحترام"يمكن أن يعكس حقًا موقفك الموقر والصادق تجاه أي شخص إذا كنت تكتب رسالة إلى قريب أو أحد أفراد العائلة أو صديق مقرب جدًا. ولكن بما أن هذا العمود مخصص للاتصالات التجارية، فسوف أركز على ما يمكن أن يكون مفيدًا لك في المكتب غدًا.

"أفضل"– الخيار الأكثر أمانًا والأكثر شيوعًا في المراسلات التجارية بين الناطقين باللغة الإنجليزية. عندما تكون في شك، اكتب تلك الأحرف الأربعة، والفاصلة، واسمك.

"شكرًا"- أيضًا خيار آمن ولكنه ممل. يكتب الناس "شكرًا لك" في كل مكان، حتى عندما لا يقولون شكرًا حقًا على أي شيء، لذا استخدمها عندما تريد حقًا أن تقول "شكرًا لك". أضف علامة تعجب - "شكرًا!" لتوضيح أنك لم تكتب هذه الكلمة تلقائيًا.

"تشكرات"- يعد هذا خيارًا جيدًا إذا ساعدك الشخص أو وعدك بمساعدتك، وتريد بصدق التعبير عن الامتنان. وفي أحيان أخرى، يبدو مصطنعًا وغير صادق.

تيتيل، تافن، إلخ. لا ينبغي أن تكتب بهذه الطريقة، بغض النظر عن مدى رغبتك في إظهار أنك تعرف هذه الاختصارات. TTYL ("أتحدث إليك لاحقًا") أو TAFN ("هذا كل شيء في الوقت الحالي"). مثل هذه الخيارات غير مهنية وقد تربك محاورك الذي لا يعرفها أو لم يعتاد على هذا النمط من التواصل (لا يزال Outlook غير معتاد رسول) .

"يتطلع". من المنطقي استخدام هذه العبارة إذا كنت تنوي حقًا رؤية الشخص قريبًا أو الاجتماع عبر Skype أو مناقشة مشروع بعد إجراء التغييرات عبر الهاتف. وفي حالات أخرى فمن الأفضل عدم استخدامه.

"أتحدث معك قريبًا"/ "أتحدث قريبًا"– الخيار الأول أكثر رسمية، والثاني أبسط. يجب استخدامها عندما تنوي التحدث إلى هذا الشخص قريبًا. خلاف ذلك، فهو غير صادق ولن يحسن علاقتك مع المحاور.

"المزيد قريبا"- هذا ما يكتبونه عندما لا يقدمون جميع المعلومات في رسالة ويتعهدون بكتابة رسالة ثانية - مع إضافات وإجابات على أسئلة أخرى. إذا كنت لن تفعل ذلك، فمن الأفضل أن تحاول كتابة كل شيء مرة واحدة بدلاً من أن تُعرف بالشخص الذي يقول ولا يفعل. وعد بالقليل، قدم الكثير.

"XX"- يجب استخدام هذا الخيار بحذر ومن الأفضل عدم البدء به بنفسك. لا أستخدمه على الإطلاق في المراسلات التجارية. هناك عدد من الخبراء يتفقون معي. ومع ذلك، هناك أيضًا رأي مفاده أن هذا التوقيع مناسب في بعض الحالات. على سبيل المثال، تعد "Alisa X" خيارًا للرسائل أو الرسائل الودية ولكن الاحترافية إذا كانت تلك "الصداقات" قد تشكلت بالفعل، إذا لم تكن كذلك، فلا تضغط على حظك ولا ترسم حرف X أولاً، فهي تعني "القبلات". ".

"XOXO"- هذا الخيار غير مقبول على الإطلاق ويعني "القبلات والعناق". احفظه للأصدقاء المقربين ومن تريد مغازلتهم.

"هتافات"- خيار يشير إلى أمريكي أنك على الأرجح من إنجلترا أو أستراليا، أو تتظاهر بأنك مرتبط بهذه البلدان. في الولايات المتحدة الأمريكية، نادرا ما يستخدم مثل هذا التوقيع. يوصي الخبراء بطرح السؤال التالي على نفسك: "هل يمكنك قول هذه الكلمة بصوت عالٍ في وجه شخص آخر؟" وإذا لم يكن الأمر كذلك، فلا تستخدمها كتوقيع.

["اسمك"]- إذا أنهيت الرسالة باسمك فقط، فهذه طريقة "باردة" و"قاسية" لقول وداعًا. لا يزال من المفيد إضافة شيء ما قبل تذكير الشخص باسمك، وبالتالي إظهار ما تشعر به تجاه تعاونك - الحالي أو المحتمل.

الحرف الأول (مثل "أ")- بعض الأشخاص لا يكتبون أسمائهم الكاملة في توقيعهم، بل حرف واحد فقط. إذا كنت تتذكر، فقد أوضحت في بداية المقال أن طريقة توقيعك على الرسائل تحدد كيفية مخاطبتك. إذا قام شخص ما بوضع حرف واحد "W" في النهاية، فمن الصعب أن يقول ما يعنيه ذلك. كيفية الاتصال به؟ ويل أم ويليام؟ أو وولفغانغ؟ لقد كانت تجربة مضحكة مع Airbnb. لقد حجزت شقة، ووقع المالك خطاباته بحرف واحد - "E". كان الأمر محرجًا جدًا بالنسبة لي أن أبدأ كل حرف تالٍ بكلمات "Hello E"، لكن لم يكن لدي أي خيارات أخرى. عندما التقينا، اتضح أنها فتاة يابانية، وكان اسمها الحقيقي "أنا". في اليابانية، يتم تصوير هذا الاسم باللغة الهيروغليفية، لكن الفتاة تفضل عدم تعقيد حياة الناس - باللغة الإنجليزية تكتب اسمها بحرف واحد وتطلب أن تتم مخاطبتها على هذا النحو.

التواصل هو أحد احتياجات الإنسان الأساسية، إلى جانب النوم والطعام. يتمتع الأشخاص المعاصرون بعدة طرق سهلة الاستخدام وفعالة للتحدث مع الأصدقاء والأقارب والزملاء وشركاء العمل. وتشمل هذه الاتصالات وجهًا لوجه، والاتصالات الخلوية، والإنترنت.

ظهرت الطريقتان الأخيرتان مؤخرًا نسبيًا. لفترة طويلة، كان من الممكن التواصل عن بعد فقط من خلال الرسائل. لقد تم كتابتها بخط اليد وإرسالها بالبريد. لقد نجا هذا حتى يومنا هذا. ومع ذلك، تم استبدال الرسائل المكتوبة بخط اليد برسائل البريد الإلكتروني.

دعونا نعطي تعريفا

كلمة "الرسالة" لها عدة معانٍ.

أولا، هو نظام من العلامات المكتوبة، وهو أمر ضروري لتسجيل الكلام الشفهي.

مثال: لقد فك العلماء رموز الرسالة القديمة

ثانيا، هذا هو مظهر النص الإعلامي المطبوع على الورق.

مثال: سأل الطلاب معلمهم عن كيفية إنهاء الرسالة وفقًا للمعايير المقبولة في اللغة الروسية.

ثالثاً: النص المكتوب بخط اليد أو الإلكتروني الذي يحتوي على معلومات مخصصة للمرسل إليه.

مثال: تم استلام رسالة من المنزل تحتوي على أخبار مهمة من والده بعد أسبوع من إرسالها.

وكيف تبدأ ذلك؟ يسأل جميع الأشخاص أنفسهم هذه الأسئلة، بغض النظر عن نوع الرسالة التي يكتبونها: إلكترونية أو مكتوبة بخط اليد. وفي هذا المقال علينا أن نجيب على أولها.

أنواع الحروف

قبل أن نتحدث عن أفضل طريقة لإنهاء الرسالة، من المفيد أن نفهم أنواعها. وهذا يحدد النغمة العامة والتعبيرات المستخدمة. لذلك، يمكن أن تكون الرسائل:

• عمل؛
• شخصي؛
• تهنئة.

من المعتاد تسمية هذا النوع من الوثائق بأنه بمثابة وسيلة لتبادل المعلومات بين المنظمات والمؤسسات المختلفة. ويمكن أن يطلق عليها أيضًا "المراسلات الرسمية". تتطلب بعض أنواع الرسائل التي تندرج ضمن هذه الفئة استجابة (على سبيل المثال، الالتماسات والاستئنافات والطلبات)، والبعض الآخر لا يتطلب ذلك (على سبيل المثال، التحذيرات والتذكيرات والبيانات).

تسمى الرسالة التي يكتبها شخص خاص ويوجهها إلى شخص آخر شخصية.

عادةً ما تسمى الرسائل التي تهدف إلى تهنئة شخص أو منظمة أو مؤسسة غير رسمية على حدث أو إنجاز بهيج بالتهنئة.

أدناه سنتعرف على كيفية إنهاء الرسالة بشكل صحيح، حسب نوعها والغرض منها.

الهيكل العام

بغض النظر عن النوع، جميع الحروف لها نفس البنية تقريبًا. تجدر الإشارة إلى أن النقطتين الأوليين نموذجيتين فقط للمراسلات الرسمية.

1. عنوان المرسل.
2. تاريخ.
3. تحيات.
4. نص يحتوي على معلومات أساسية.
5. العبارات النهائية.
6. ملاحظة.

المراسلات التجارية

وينبغي التعامل مع كتابة هذا النوع من المراسلات باهتمام خاص، حيث أن الأخطاء الإملائية أو علامات الترقيم أو علامات الترقيم من قبل المرسل يمكن أن تؤثر سلبا على صورة الشركة أو المؤسسة التي يمثلها. عند تكوين الجمل، يجب إعطاء الأفضلية للجمل البسيطة وتجنب عدد كبير من الإنشاءات المعقدة. يجب أن تكون النغمة العامة محترمة. الشيء الرئيسي هو أنه يجب الكشف عن جوهر الرسالة في نهايتها، لأن الناس يدفعون المزيد من الاهتمام لهذا الجزء من النص.

كيف تنهي خطابًا له صفة رسمية؟ العبارات الختامية الأكثر نجاحا هي:

• وآمل لمزيد من التعاون المثمر.
• وآمل أن يستمر التعاون.
• شكرًا لكم على اهتمامكم.
• مع خالص التقدير، إيفانوف إيفان إيفانوفيتش.
• مع الاحترام، إيفانوف إيفان إيفانوفيتش.

كيف تنهي رسالة إلى شخص عادي بشكل جميل

لا يتطلب هذا النوع من المراسلات اهتمامًا خاصًا من المترجم. ومع ذلك، في عملية الكتابة، لا يزال يتعين على الشخص ألا ينسى معرفة القراءة والكتابة. في هذا الصدد، من الأسهل بكثير كتابة رسائل البريد الإلكتروني حيث يمكن تصحيح الأخطاء الموجودة بسهولة. في حالة النص المكتوب بخط اليد، سيتعين عليك إعادة كتابة النص النهائي.

قبل البدء في العملية، عليك أن تقرر المحتوى الرئيسي ورد فعل المستلم. إذا كان من المهم أن يتلقى المرسل الرد في أقرب وقت ممكن، فمن الأفضل تدوين الملاحظات المناسبة في الجزء الأخير. يجب أن تكون النهاية نتيجة منطقية لكل ما هو مكتوب أعلاه، وإلا فإنها قد تضع المتلقي في موقف حرج وتجعله يفكر فيما يريد المرسل قوله.

العبارات الأكثر شيوعاً المستخدمة في نهاية الرسالة هي:

• صديقك بيتر.
• أرك لاحقًا!
• أنتظر اجابة.
• قبلاتي، ماريا.
• تأتي في أقرب وقت ممكن.
• كل التوفيق لصديقك بيتر.

يمكن للمرسل أن يأتي بنهاية الرسالة بنفسه. في هذه الحالة، سيكون لها طابع فريد وسيحبها المتلقي بالتأكيد.

عند الإجابة على سؤال حول كيفية إنهاء خطاب التهنئة، عليك الانتباه إلى مظهره. إذا كان المرسل والمتلقي مسؤولين، فيجب أن تكون العبارات النهائية محايدة. وفي حالات أخرى، يُسمح بقدر معين من الحرية.

دعونا نلخص ذلك

السؤال: "كيف تنهي الرسالة؟" - منطقي تماما. يعتمد التواصل عبر الهاتف وشبكات التواصل الاجتماعي على قوانين تختلف عن تلك المعتمدة أثناء المراسلة. ومع ذلك، يجب على كل شخص أن يعمل ككاتب رسائل مرة واحدة على الأقل في حياته. لذلك، من الضروري أن يكون لديك فهم عام للشرائع والقواعد الموجودة في هذا المجال. وإلا فإن التجربة الأولى قد تكون الأخيرة. لكن كتابة رسالة وإرسالها وانتظار الرد من المرسل إليه هي عملية مثيرة.