و سازماندهی روز کاری در مکان ها. چگونه زمان خود را به درستی سازماندهی کنیم؟ مزایای اتوماسیون چیست؟

• چرا افراد پرمشغله در واقع آنقدرها هم موفق نیستند؟

• در صورت نیاز به حضور همزمان در دو جلسه چه باید کرد؟

• چرا بهتر است یک چهارم وقت خود را آزاد بگذارید

• ماهیت قانون "سه میخ" که در هنگام افزایش فشار زمانی مناسب است چیست؟


در این مقاله، دو نفر از همکاران شما به شما می گویند که چگونه زمان کاری خود را سازماندهی کنید تا همه چیز را انجام دهید و با فشار زمان مقابله کنید.

چگونه زمان کاری خود را مدیریت کنید تا دچار مشکل زمانی نشوید و اگر به شما برسد چه باید کرد؟ پیتر برگمن، مشاور مدیریت شرکت و ایجاد تیم‌های رهبری، برای مثال، توصیه‌های زیر را ارائه می‌کند (به کتاب پیتر برگمن «18 دقیقه. چگونه تمرکز را افزایش دهیم، حواس‌پرتی‌ها را متوقف کنیم و کارهایی را که واقعاً مهم هستند، انجام دهیم.» - M.: مان، ایوانف و فربر، 2014).

اغلب می توانید از زبان مدیران بشنوید که آنقدر سرشان شلوغ است که صرفاً زمانی برای برنامه ریزی زمان خود و تجزیه و تحلیل نحوه صرف آن ندارند. یک دور باطل شکل می گیرد: زمانی برای مدیریت زمان وجود ندارد. برای حل این مشکل، یک الگوریتم کوتاه یک هفته ای برای تسلط بر ابزارهای مدیریت زمان اولیه ارائه می دهیم که حتی شلوغ ترین مدیر کل نیز می تواند این کار را انجام دهد.

در این مقاله شما یک برنامه گام به گام دقیق را پیدا خواهید کرد که می توانید امروز آن را اجرا کنید.

1. به طور دوره ای توقف کنید تا نفس بکشید. این به شما کمک می کند تا ریکاوری کنید، روی اولویت ها تمرکز کنید و به طور موثرتری به سمت هدف خود حرکت کنید.
2. معیارهایی را برای ارزیابی تکمیل کار تعریف کنید. این کار باعث می شود درک کنید که به نتایجی دست یافته اید و می توانید به کار بعدی بروید.
3. اگر سه روز متوالی روی مشکلی کار نکردید، اولویت آن را تغییر دهید یا آن را به تاریخ بعدی منتقل کنید. این به شما کمک می کند تا روی چیز اصلی تمرکز کنید.
4. تلفن، رایانه یا ساعت خود را به گونه ای تنظیم کنید که هر ساعت یک بار بیپ کنند. این به شما امکان می دهد تا به طور سیستماتیک فعالیت های جاری و نتایج میانی را نظارت و ارزیابی کنید.
5. اجازه ندهید حواس شما پرت شود. دانشمندان دریافته اند که 40 درصد از مردم پس از حواس پرتی به کاری که قبلا انجام می دادند باز نمی گردند.
6. مقاوم باش. هرگز چندین کار را همزمان انجام ندهید. این شما را مجبور می کند که دائماً بین کارها جابجا شوید که باعث کاهش بهره وری شما می شود.

برای سازماندهی زمان کاری خود، روز خود را تجزیه و تحلیل کنید

آلا ایوانووا، مدیر کل و صاحب شرکت آلا چاپ و گالری لوازم آرایشی، مسکو

یادگیری مدیریت زمان دشوار است، اما هر رهبر موفقی باید به این مهارت تسلط یابد. من آموزش های ویژه زیادی را پشت سر گذاشتم، ادبیات مرتبط را خواندم، تجربیات مدیران دیگر را پذیرفتم - و متوجه شدم که یک مدل مدیریت زمان به طور کامل برای من مناسب نیست. بنابراین من شروع به ساختن خودم کردم. در نتیجه تعدادی از قوانین را تدوین کردم که به من امکان می دهد زمان خود را به گونه ای برنامه ریزی کنم که به اهدافم برسم و در عین حال پر انرژی بمانم.

قانون 1. هر چه زمان بیشتری را برای برنامه ریزی صرف کنید، مشکل زمانی کمتری خواهید داشت. من الگویی ارائه کرده ام: هر ده دقیقه برنامه ریزی امروز یک ساعت از وقت فردای شما را ذخیره می کند. به همین دلیل زمانم را اینگونه تقسیم می کنم. پنجشنبه ها (گاهی اوقات جمعه ها) برای هفته پیش رو برنامه ریزی می کنم. من آن را کامل پر نمی کنم؛ به عنوان یک قاعده، من فقط وظایف و جلسات اصلی را یادداشت می کنم. این امر باعث می‌شود که هر شب بتوانیم برنامه‌ای برای روز بعد با دقت بیشتری بسازیم. به این ترتیب از زمان خود به صورت عملی تر استفاده می کنید، همیشه زمان دارید تا برنامه های اصلی خود را اجرا کنید و کارهای کوچکتر را با آنها تنظیم کنید. اما من توصیه نمی‌کنم زمان خود را به صورت لحظه‌ای برنامه‌ریزی کنید: شما شروع به سرزنش خواهید کرد که چرا کارهای زیادی انجام نداده‌اید.

قانون 2. هنگام برنامه ریزی زمان، حدود یک ربع را آزاد بگذارید. مهم نیست که برای چه مدت برای کارها برنامه ریزی می کنم (هفته، ماه، سال)، همیشه حدود یک چهارم از کل زمان را ذخیره می کنم. تجربه نشان می دهد که در طول روز همیشه یک موضوع فوری وجود دارد که توجه من را می طلبد. به عنوان مثال، امروز یکی از دوستان قدیمی من وارد دفتر شد. او به من هشدار نداد که می آید، اما به لطف این روش، کمی وقت داشتم تا بتوانیم با آرامش قهوه بنوشیم و صحبت کنیم. با داشتن چنین بافر زمانی، می توانید با آرامش بیشتری برای همه امور آینده یا برنامه ریزی نشده آماده شوید. به عنوان مثال، من می دانم که یک مذاکره به یک ساعت سفر به آنجا و بازگشت نیاز دارد، به علاوه حدود یک ساعت برای خود جلسه. در این صورت، نه دو ساعت، بلکه سه ساعت را برای این کار در نظر می‌گیرم تا حتی اگر به دلایلی جلسه طولانی شود، اعتماد به نفس بیشتری داشته باشم. اگر موفق شدید کارها را سر وقت یا زودتر از موعد به پایان برسانید، می توانید زمان باقی مانده را به دلخواه خود صرف کنید.

قانون 3. در طول دوره های کار شدید، استراحت های اجباری داشته باشید. وقتی کار خیلی شدید است (مثلاً پروژه جدیدی در حال راه اندازی است)، پیاده روی نیم ساعته در اطراف پارک را در برنامه خود قرار می دهم. ابتدا مجبور شدم خیلی سخت به خودم فشار بیاورم: مثلاً یک هفته هر روز دقیقاً ساعت یک بعد از ظهر بیرون می رفتم و تلفن را خاموش می کردم. پس از چنین وقفه ای، شما بسیار کارآمدتر کار می کنید.

قانون 4. اگر دو کار با اهمیت یکسان پیش آمد، اولویت آنها را از قبل تعیین کنید. اخیراً دو مشتری مهم برای ما ابراز تمایل کردند که در همان روز با من ملاقات کنند. هر دو شریک درآمد یکسانی را برای شرکت ما فراهم کردند، بنابراین انتخاب روشنی برای ملاقات با چه کسی ممکن نبود. در چنین شرایطی، من توسط دو عامل هدایت می شوم: منطقه ای (محلی که برای حل مشکل باید به آنجا برسید، چقدر منابع مورد نیاز است) و شخصی (روابط با پیمانکاران چگونه است). مدیرانی هستند که به جز مدیر حاضر به ارتباط با شخص دیگری نیستند. من سعی می کنم شخصاً با چنین افرادی ملاقات کنم و برای بقیه یک دستیار یا محرم بفرستم. نکته کلیدی این است که به مشتریان اطلاع دهید که همه آنها مهم هستند. ارزش دارد که شخصاً تماس بگیرید و در مورد آن صحبت کنید و سپس گزینه هایی برای حل مشکل ارائه دهید. به این ترتیب می توانید زمان به دست آورید و این فرصت را خواهید داشت که مشکلات را یکی یکی حل کنید.

قانون 5: تفرقه بینداز و غلبه کن. خیلی وقت پیش فهمیدم که به تنهایی نمی توانم کاری انجام دهم. بنابراین، من مسئولیت ها را بین کارمندان شایسته تقسیم می کنم و از این طریق نه تنها زندگی خود را ساده می کنم، بلکه کیفیت مدیریت پرسنل را نیز بهبود می بخشم. برخی از مدیران از وضعیتی می ترسند که در آن کارمندانشان در برخی زمینه ها تسلط بیشتری داشته باشند. برعکس، من به متخصصان شایسته احترام می گذارم. حتی اگر آنها از من باهوش تر باشند، فقط در یک زمینه است. به عنوان مثال، من، البته، اما فقط در محدوده خاصی - این برای من کافی است. بنابراین، شما نباید سعی کنید همه چیز را بفهمید.

قانون 6. روی اشتباهات خود کار کنید. من هر روز (معمولاً در راه خانه) تجزیه و تحلیل می‌کنم که چه رویدادها و شرایطی وقتم را گرفته است، چه اشتباهاتی مرتکب شدم، چه کارهایی را انجام دادم و چه کارهایی را انجام ندادم. به تدریج، با تجربه، یاد خواهید گرفت که اتفاقاتی را که ممکن است روی روال شما تأثیر بگذارد، پیش بینی کنید. بنابراین، متوجه شدم که یکی از دلایل فشار زمانی، عدم تمایل من به انجام کارهای ناخوشایند، به ویژه تماس گرفتن با افراد خاص است. من مرتباً چنین صحبت هایی را تا آخرین لحظه موکول می کردم که بعداً به مشکلاتی منجر شد. یکی دیگر از راه های موثر برای شناسایی استفاده ناکارآمد از زمان این است که تمام کارهایی را که در طول روز انجام داده اید تا کوچکترین جزئیات یادداشت کنید. این لیست به وضوح نشان می دهد که کجا وقت خود را تلف می کنید. ارزش انجام چنین تجزیه و تحلیل کامل را در مواقع ضروری دارد، یعنی زمانی که متوجه می شوید روز در حال طولانی شدن است و دیگر نمی توانید همه چیز را دنبال کنید.

قانون 7. برای به دست آوردن تمام پول عجله نکنید. متوجه شدم: افرادی که همیشه مشغول هستند چندان موفق نیستند. توجه داشته باشید: وقتی عجله داریم، حتی نمی‌توانیم یک دکمه را بار اول ببندیم، چه رسد به اینکه تصمیمات مهمی بگیریم. در طول سال‌های رهبری، یاد گرفتم که به طور دوره‌ای توقف کنم، نفس عمیق بکشم و تنها پس از آن به راه خود ادامه دهم - آرام و سنجیده (همچنین نگاه کنید به: هنگام کار برای تیز کردن تبر خود توقف کنید.)و برای این مهم است که یک قانون را یاد بگیرید: شما نمی توانید سعی کنید همه پول را به دست آورید که بین چیزهای زیادی پاره شده است.

• تکنیک های مدیریت زمان: مدیریت زمان به روشی جدید

هنگام کار برای تیز کردن تبر خود توقف کنید

مسابقات جهانی سالانه چوب بران در کانادا برگزار شد. فینالیست ها یک کانادایی و یک نروژی بودند. به هر یک از آنها یک قطعه جنگل اختصاص داده شد. هر کس بتواند بیشترین درخت را بین هشت صبح تا چهار بعد از ظهر ببرد، برنده خواهد بود. فینالیست ها مسابقه را آغاز کردند و به زودی کانادایی شنید که نروژی متوقف شده است. او که متوجه شد این شانس اوست، تلاش خود را دوچندان کرد. پس از مدتی، نروژی دست به کار شد. آنها تقریباً همزمان کار کردند، سپس نروژی دوباره متوقف شد. او هر ساعت ده دقیقه استراحت می کرد و کانادایی به کارش ادامه می داد. وقتی زنگ پایان مسابقه به صدا درآمد، کانادایی مطمئن بود که جایزه در جیبش است. با این حال، او شکست خورد. - چگونه اتفاق افتاد؟ – از نروژی پرسید. - هر ساعت شنیدم که ده دقیقه کار نمی کنی. چطور توانستی بیشتر از من چوب برید؟ این غیر ممکن است! نروژی مستقیماً پاسخ داد: "در واقع همه چیز بسیار ساده است." هر ساعت ده دقیقه توقف می کردم و در حالی که تو به قطع کردن جنگل ادامه می دادی، تبر خود را تیز می کردم.

هنگامی که برای زمان تحت فشار قرار می‌گیرید، به نامه‌های کوتاه از کارمندان نیاز داشته باشید و هدف اصلی را فراموش نکنید

ایلیا روبتسوف، مدیر Corus Consulting CIS، سن پترزبورگ

مواقعی وجود دارد که تعداد کارهایی که برای من نیاز به کار همزمان دارند به سادگی از مقیاس خارج می شوند. به نظر می رسد که نگه داشتن آنها در ذهن نه تنها مشکل ساز است، بلکه اصولاً مقابله با همه آنها غیرممکن است. وقتی چنین دوره ای فرا می رسد، از چندین تکنیک موثر استفاده می کنم.

به سبک توییتر. کارمندانی هستند که دوست دارند نامه های طولانی و نسبتاً گیج کننده بنویسند. اگر این را دریافت کردم، از زیردستان می خواهم که به طور خلاصه، در یکی دو جمله، ایده را دوباره فرموله کند، ماهیت را جدا کند و به زبانی قابل فهم بنویسد. اغلب اتفاق می افتد که با تلاش برای تجدید نظر در مورد مشکل، یک کارمند به تنهایی راهی برای خروج پیدا می کند - یا مشکل آنقدر ساده می شود که می توانید خیلی سریع تصمیم بگیرید یا توصیه کنید.

قانون "سه میخ". بهتر است از این قانون سوء استفاده نکنید، اما گاهی اوقات به شما اجازه می دهد تا روی چیزهای واقعا مهم تمرکز کنید. این روش برگرفته از یک داستان قدیمی است: سه میخ به دیوار میخ می زنند و اگر کاری ظاهر شد، آن را به اولین میخ آویزان می کنی و فراموشش می کنی. اگر دوباره همان کار پیش بیاید، از میخ اول به میخ دوم منتقل می شود و شما نیز آن را فراموش می کنید. برای بار سوم هم همین اتفاق می افتد. اگر این کار برای بار چهارم به خود یادآوری کند، آنگاه تکمیل می شود، زیرا جایی برای سنگینی بر آن وجود ندارد. اما در موارد نادری به این نتیجه می‌رسد؛ در اغلب موارد، مشکل یا بدون مشارکت شما حل می‌شود یا بی‌ربط می‌شود.

تایمر. بسیاری از پرونده ها دیرتر از زمان برنامه ریزی شده تکمیل می شوند. علاوه بر این، هر تاخیر بر تکمیل وظایف بعدی تأثیر می گذارد. این وضعیت فشار زمانی را تشدید می کند. تلفن های اکثر افراد دارای یک عملکرد تایمر هستند که به آنها اجازه می دهد بعد از مدت زمان مشخصی زنگ هشدار را به صدا در آورند. این کمک می کند تا زمان تکمیل وظایف را به وضوح محدود کنید و برنامه ها را مختل نکنید. به عنوان مثال، من تمام امور، جلسات و رویدادهای خود را در یک تقویم الکترونیکی نشان می دهم که به طور خودکار در رایانه، تلفن و تبلت من همگام می شود. همه ورودی‌های تقویم شامل یک یادآوری برای کار بعدی هستند: وقتی زمان آن فرا می‌رسد، پیامی با صدایی در رایانه و تلفن شما ظاهر می‌شود که نشان می‌دهد زمان اتمام کار و رفتن به کار بعدی فرا رسیده است.

فیلتر کنید. معاونان و دستیاران بسیار مفید هستند، آنها اطلاعات لازم را برای شما آماده می کنند، به شما در تکمیل وظایف کمک می کنند، شما را از شر مشکلات غیر ضروری خلاص می کنند، به شما این امکان را می دهند که برای کارهای اصلی و مهم وقت بگذارید. به عنوان مثال، هنگامی که مشکل دیگری پیش می آید که نیاز فوری به حل آن دارد، به دستیار خود دستور دهید تا اطلاعاتی را که بر اساس آن می توانید سریع تصمیم بگیرید، کار کند و آماده کند.

هدف جهانی برای مدیر مهم است که اهداف جهانی و استراتژی شرکت را به خاطر بسپارد. تمامی پرسش ها و پاسخ های آنها باید با حل مشکلات راهبردی مرتبط باشد. برای حفظ این دستورالعمل ها، من هر دوشنبه زمانی را برای شناسایی اولویت های کلیدی و برنامه ریزی مهم ترین وظایف برای هفته آینده به عنوان بخشی از اجرای استراتژی شرکت اختصاص می دهم.

و یک توصیه دیگر در مورد نحوه سازماندهی زمان کار خود. با کار شدید و مسئولیت عظیم، ثبات ذهنی یک رهبر بسیار مهم است. و برای حفظ آن، باید بتوانید ارتباط خود را با کار قطع کنید. توصیه می شود هر روز زمانی را برای ورزش، سرگرمی و هر فعالیت مزاحم دیگری اختصاص دهید. این به شما امکان می دهد تعادل انرژی را حفظ کرده و قدرت را برای کار موثر بازیابی کنید.

در صورت وجود لینک dofollow به این صفحه، کپی مطالب بدون اجازه مجاز است

اکثر مردم معمولاً با حداکثر بهره وری کار نمی کنند، بلکه به شیوه ای نسبتاً آرام کار می کنند. اما اگر واقعاً به نتایج اهمیت می‌دهید و فقط سعی نمی‌کنید «مشغول» باشید، باید 100٪ در کار مشارکت داشته باشید و بعد از آن کاملاً خاموش باشید.

همان اصل در مورد آموزش در اینجا اعمال می شود. برای دستیابی به حداکثر نتایج، بهتر است کمتر، اما شدیدتر ورزش کنید. تأثیر شدت تمرین ورزشی بر چربی احشایی شکم و ترکیب بدن.و سپس حتما زمانی را برای استراحت و بهبودی در نظر بگیرید. در مورد کار هم همینطور است.

بهترین نتایج معمولاً از انفجارهای کوتاه و شدید 2-3 ساعته حاصل می شود. فقط در این زمان باید کاملاً تمرکز کنید و حواس شما را پرت نکنید.

کنجکاو است، اما راه‌حل‌های غیرمعمول اغلب نه زمانی که سر کار نشسته‌ایم، بلکه زمانی که در حال «نقایف» هستیم به ذهن خطور می‌کند. به عنوان مثال، در یک مطالعه، تنها 16 درصد از پاسخ دهندگان گفتند که ایده های خلاقانه در محل کار به سراغشان می آید. مشخص کردن تمرین بازتابی در طراحی. معمولا ایده های جدید در طول تعطیلات یا در جاده ها به وجود می آیند.

در حالی که در حال رانندگی با ماشین یا راه رفتن در خیابان هستیم، محرک های بیرونی افکار و خاطرات مختلفی را در ناخودآگاه ما برمی انگیزند. ما بین گذشته، حال و آینده از یک فکر به فکر دیگر می پریم. در این حالت، مغز ارتباط برقرار می کند و به دنبال کارهایی می گردد که قبلا انجام می دادیم.

بنابراین وقتی "کار می کنید"، سر کار باشید. و وقتی "کار نمی کنید" به او فکر نکنید. با دادن زمان برای بهبودی، حتی بیشتر از زمانی که به طور مداوم کار می کردید، به موفقیت خواهید رسید.

2. سه ساعت اول را هدر ندهید

سه ساعت اول پس از شروع روز، با ارزش ترین زمان برای بهره وری است.

اولاً، مغز ما (یعنی قشر جلوی مغز آن) به ویژه فعال است و بلافاصله پس از بیدار شدن برای فعالیت خلاق آماده است. تغییرات صبح تا عصر در متابولیسم مغز انسان و مدارهای حافظه. زمانی که می خوابیدیم، ضمیر ناخودآگاه ما کار می کرد و ارتباطات زمانی و متنی ایجاد می کرد.

دوم اینکه بعد از یک شب استراحت انرژی و اراده بیشتری داریم. فیزیولوژی قدرت اراده: ارتباط قند خون با خودکنترلی.. و در طول روز، اراده کاهش می یابد و ما از تصمیم گیری دچار خستگی می شویم.

ما اغلب توصیه هایی می شنویم که صبح را با تمرین شروع کنیم، اما این برای همه مناسب نیست. فعالیت بدنی شدید در صبح ممکن است به کسی انرژی ندهد، اما برعکس، او را خسته کند.

بهترین راه برای شروع مفید روز این است که چند دقیقه بعد از صبحانه به مدیتیشن و یادداشت روزانه بپردازید.

اهداف و برنامه های روزانه خود و همچنین هر چیزی که به ذهنتان می رسد را بنویسید. این به سازماندهی افکار شما کمک می کند.

سپس دست به کار شوید. به شبکه های اجتماعی و ایمیل نروید، مستقیماً به موضوع اصلی بروید. پس از سه ساعت کار مداوم، مغز به استراحت نیاز دارد. اکنون زمان مناسبی برای ورزش است. پس از تمرین، چند ساعت دیگر به سر کار بازگردید.

البته همه این فرصت را ندارند که در چنین روتین زندگی کنند. نکته اصلی این است که سعی کنید از این قوانین پیروی کنید.

• برای انجام کارهای بیشتر در صبح، چند ساعت زودتر از حد معمول از خواب بیدار شوید و بعد از ناهار چرت بزنید.
• از قانون "90 - 1" استفاده کنید، یعنی 90 دقیقه اول هر روز کاری را صرف انجام کارهای خود کنید.
• تمام جلسات و جلسات را برای بعد از ظهر برنامه ریزی کنید.
• در سه ساعت اول کار، شبکه های اجتماعی و ایمیل را چک نکنید. صبح را نه صرف مصرف، بلکه صرف خلق چیزی کرد.

3. سبک زندگی متعادلی داشته باشید

زندگی متعادل کلید بهره وری است.

کاری که خارج از محل کار انجام می دهید به اندازه کاری که در محل کار انجام می دهید برای بهره وری اهمیت دارد.

بسیاری از مطالعات تأیید می کنند که بهره وری در بین افرادی که به طور منظم ورزش می کنند افزایش می یابد. به هر حال، مغز عضوی است مانند سایرین. و اگر کل بدن سالم باشد، مغز بهتر کار می کند.

حتی آنچه می خوریم بر توانایی ما برای تمرکز در محل کار تأثیر می گذارد. و خواب خوب به طور کلی جزء جدایی ناپذیر بهره وری است (به هر حال، اگر زود از خواب بیدار شوید و سخت کار کنید، خواب بسیار بهتری خواهید داشت).

علاوه بر این، بسیاری از روانشناسان معتقدند که "بازی" برای بهره وری و خلاقیت نیز ضروری است. به عنوان مثال، روانپزشک استوارت براون، یک کتاب کامل در این باره نوشت. او متقاعد شده است که بازی تأثیر مثبتی بر تفکر ما، بهبود حافظه و تمرکز، رشد توانایی های ریاضی، حل خلاقانه مسئله و حتی مهارت های اجتماعی دارد. فواید شناختی بازی: تأثیرات بر یادگیری مغز.

4. به موسیقی در تکرار گوش دهید

الیزابت هلموت مارگولیس، روانشناس معتقد است که گوش دادن به موسیقی به صورت تکراری به ما کمک می کند تمرکز کنیم. وقتی به یک آهنگ گوش می‌دهیم، معمولاً در آن «حل می‌شویم» و این مانع از حواس‌پرتی و در ابرها می‌شود (این کار برای انجام بعد از کار مفید است).

این ترفند، برای مثال، توسط مت مولنوگ، بنیانگذار وردپرس و نویسندگان رایان هالیدی و تیم فریس استفاده می شود. آن را هم امتحان کنید.

به عنوان مثال، با استفاده از وب‌سایت Listen On Repeat، می‌توانید آهنگ‌های YouTube را به صورت تکراری گوش دهید. و در وب سایت Brain Music انتخاب های ویژه ای از صداها برای تمرکز، مدیتیشن و آرامش وجود دارد.

ساعات کاری- توزیع زمان کار در یک دوره تقویمی خاص - روز، هفته، سال.

ساعات کار باید ارائه شود (ماده 100 قانون کار فدراسیون روسیه):

1. 1. طول هفته کاری(پنج روز با دو روز مرخصی، شش روز با یک روز تعطیل، هفته کاری با روزهای تعطیل در یک برنامه چرخشی، هفته کار نیمه وقت).
   2. کار با ساعات کاری نامنظمبرای دسته خاصی از کارگران؛
   3. مدت زمان کار روزانه(نوبت کاری)، زمان شروع و پایان کار، زمان وقفه کار، تعداد شیفت در روز، تناوب روزهای کاری و غیر کاری که با توافق جمعی یا مقررات داخلی کار سازمان مطابق با مقررات تعیین شده است. قانون کار فدراسیون روسیه، سایر قوانین فدرال، قراردادهای جمعی، قراردادها.

ویژگی های ساعات کار و زمان استراحت برای حمل و نقل، ارتباطات و سایر کارگران با ماهیت خاص کار به روشی که توسط دولت فدراسیون روسیه تعیین می شود تعیین می شود.

مهم! لطفا در نظر داشته باشید که:

• هر مورد منحصر به فرد و فردی است.
• مطالعه دقیق موضوع همیشه نتیجه مثبت را تضمین نمی کند. به عوامل زیادی بستگی دارد.

برای دریافت دقیق ترین مشاوره در مورد مشکل خود، فقط باید یکی از گزینه های ارائه شده را انتخاب کنید:

بدین ترتیب، ساعات کاریتوزیع آن در روز، هفته، شروع و پایان کار نامیده می شود. این رژیم همچنین شامل ساختار هفته، برنامه های شیفت، و همچنین استراحت های درون شیفتی و بین شیفتی در کار، شروع و پایان روز کاری، شیفت، هفته است. این رژیم همچنین شامل یک روش نوبت کاری، برنامه های انعطاف پذیر و چرخشی است.

یک روز کاری، یک شیفت کاری و یک هفته کاری معیارهایی از زمان کار هستند که حالت آن را نیز منعکس می کنند.

قانون کار فدراسیون روسیه ساعات کاری زیر را مشخص می کند:

• • حالت عملکرد عادی (تک شیفت) - خیابان. 100 قانون کار فدراسیون روسیه؛
  • ساعات کار نامنظم (ویژه) - هنر. 101 قانون کار فدراسیون روسیه؛
  • رژیم زمان کار انعطاف پذیر - هنر. 102 قانون کار فدراسیون روسیه؛
  • حالت کار شیفت - هنر. 103 قانون کار فدراسیون روسیه؛
  • حالت زمان کار به قطعات تقسیم شده (روز کاری تکه تکه شده) - هنر. 105 قانون کار فدراسیون روسیه.

در طول روز کاریزمان کار قانونی در طول روز نامیده می شود. مدت زمان کار روزانه، شروع و پایان آن، استراحت در طول روز کاری توسط مقررات داخلی کار، و در مورد نوبت کاری - همچنین با برنامه های شیفت، از جمله برنامه های چرخشی، پیش بینی شده است.

نوبت کاری، کار در دو، سه یا چهار شیفت است. ماده 103 قانون کار فدراسیون روسیه روند معرفی آن را پیش بینی می کند. کار در دو شیفت متوالی ممنوع است.

تغییر کار- این مدت ساعات کار تعیین شده توسط برنامه نوبت کاری برای گروهی از کارگران و تناوب آن با سایر شیفت ها در طول هفته یا ماه است. برنامه های شیفت توسط کارفرما با در نظر گرفتن نظر کمیته صنفی تهیه می شود و به قرارداد جمعی پیوست می شود. به عنوان یک قاعده، آنها حداکثر یک ماه قبل از لازم الاجرا شدن مورد توجه کارمندان قرار می گیرند.

برنامه های شیفت می تواند: دو شیفت، سه شیفت، و در تولید مداوم - چهار شیفت، زمانی که سه شیفت کار می کند و شیفت چهارم در حال استراحت است. مدت شیفت ها طبق برنامه به گونه ای تنظیم می شود که هر کارمند در طول یک هفته یا ماه تقویمی، ساعات کاری استاندارد (عادی یا کوتاه شده) را که برای او تعیین شده است، کار کند. مدت زمان شیفت شب با برنامه ای کوتاه تر از شیفت های روز و عصر 1 ساعت تعیین می شود. هنگام کار در شیفت، شیفت های با ساعات کار شبانه (از ساعت 22 تا 6 صبح) شامل کارگرانی که مجاز به کار در شب نیستند: زنان باردار و کارگران زیر 18 سال نمی شود. زنان دارای فرزند زیر 3 سال ممکن است با رضایت کتبی خود درگیر شوند (ماده 259 قانون کار فدراسیون روسیه). افراد معلول تنها در صورتی می توانند به کار شبانه مشغول شوند که این کار با توصیه پزشکی و با رضایت کتبی آنها منع نشده باشد.

هفته کاری- مدت زمان و توزیع زمان کار در طول یک هفته تقویمی. طول یک هفته کاری می تواند باشد

• • طبیعی،
  • به اختصار
  • پاره وقت (به عنوان مثال، 2-3 روز در هفته).

ساختار یک هفته کاری می تواند به صورت زیر باشد:

• 1. پنج روز با دو روز مرخصی متوالی؛
  2. شش روز با یک روز تعطیل که توسط خود سازمان ها تعیین می شود.

هنگام کار در ساعات کاری انعطاف پذیر شروع، پایان یا کل مدت روز کاری (شیفت) با توافق طرفین تعیین می شود. کارفرما تضمین می کند که کارمند کل ساعات کاری را در طول دوره های حسابداری مربوطه (روز کاری، هفته، ماه و موارد دیگر) کار می کند.

برنامه های کاری کشویی یا انعطاف پذیر با توافق طرفین قرارداد کار به نفع کارمند ایجاد می شود. چنین برنامه هایی را می توان با توافق جمعی یا مقررات داخلی برای دسته های خاصی از کارمندان (زنان باردار، زنان دارای فرزندان پیش دبستانی و دبستان، افراد معلول) ایجاد کرد. در اواسط روز، کارمندی با چنین برنامه زمانی ملزم به حضور در محل کار است (این به اصطلاح زمان ثابت است، برخلاف زمان متغیر). شروع و پایان کار با توافق طرفین تعیین می شود.

تقسیم ساعات کاری برای برخی از کارگران، به عنوان مثال، برای پرورش دهندگان دام (ساعات نظافت، غذا دادن به حیوانات، دوشیدن گاو - بقیه وقت آزاد است) یا برای رانندگان اتوبوس، ترالی‌بوس، تراموا (روز را می توان بر ساعت اوج مصرف تقسیم کرد) امکان پذیر است. در حمل و نقل عمومی). اما حتی در این رژیم، کارمند باید به تعداد ساعات کاری لازم در هفته یا ماه کار کند.

چنین تقسیم روز کاری به قطعات توسط کارفرما بر اساس یک قانون نظارتی محلی که توسط وی با در نظر گرفتن نظر کمیته اتحادیه کارگری سازمان اتخاذ شده است مجاز است (ماده 105 قانون کار فدراسیون روسیه). .

روش کار شیفت- این کار در یک شیفت چرخشی (تغییر) در منطقه ای است که به طور قابل توجهی از محل اقامت دائم (20-40 کیلومتر) دور است. شیفت (شیفت) به مدت 2-3 هفته خارج می شود، و گاهی اوقات بیشتر، در یک اردوگاه چرخشی (مثلاً در میادین نفتی) زندگی می کند، و شیفت کاری می تواند 12 ساعت متوالی هر روز طول بکشد. زمان شیفت، شامل زمان کار و استراحت، می تواند تا 1 ماه باشد. یک شیفت نمی تواند تا زمانی که یک شیفت دیگر نیاید ترک کند. سپس تا 1 ماه در محل سکونت خود استراحت می کند. زمان سفر به شیفت و برگشت نیز در شیفت گنجانده شده است. در موارد استثنایی، با در نظر گرفتن نظر کمیته اتحادیه کارگری، مدت زمان شیفت را می توان به سه ماه افزایش داد (ماده 299 قانون کار فدراسیون روسیه). کارگران خردسال، زنان باردار و زنان دارای کودکان زیر سه سال در این کار شرکت ندارند (ماده 298 قانون کار فدراسیون روسیه).

ساعات کاری ویژه

ساعت کاری نامنظم ، با توجه به هنر. 101 قانون کار فدراسیون روسیه، شیوه خاصی از کار است که طبق آن، کارکنان می توانند به دستور کارفرما، در صورت لزوم، گهگاه در انجام وظایف کاری خود شرکت کنند. خارج از ساعات کاری عادی. لیست موقعیت های کارمندان با ساعات کار نامنظم توسط یک توافق جمعی، توافق نامه یا مقررات داخلی کار سازمان تعیین می شود (کارمند با ایجاد یک روز کاری نامنظم برای او پس از ورود به کار موافقت می کند).

تفاوت با اضافه کاری:

• • اضافه کاری - با نرخ افزایش یافته بسته به تعداد ساعات کار بیش از حد معمول پرداخت می شود.
  • کار در ساعات کاری نامنظم با مرخصی اضافی به کارمند جبران می شود (صرف نظر از تعداد ساعات کار بیش از ساعات کار عادی. حتی اگر کارمند خارج از ساعات کاری تعیین شده در کار نبوده باشد) ایجاد می شود.

استفاده از ساعات کاری نامنظم تنها در مواقعی مجاز است که نیاز تولیدی به آن وجود داشته باشد. اگر چنین کاری سیستماتیک یا دائمی باشد، این نشان دهنده نقض هنر است. 101 قانون کار فدراسیون روسیه.

ممکن است از کارمندان خواسته شود که با ساعات کاری نامنظم کار کنند فقط برای انجام وظایف کاری خود که باید طبق قرارداد کار انجام دهند. کارمند نمی تواند ملزم به انجام هر نوع کار دیگری از جمله خارج از ساعات کاری عادی باشد.

ساعات کاری نامنظم ممکن است اعمال شود:

• 1. برای پرسنل مدیریت، فنی و تجاری؛
  2. کارگرانی که کارشان نمی تواند به موقع ثبت شود.
  3. کارگرانی که زمان را به صلاحدید خود اختصاص می دهند.
  4. افرادی که زمان کار آنها به دلیل ماهیت کار به بخشهایی با مدت نامحدود تقسیم می شود.

مطالعات جامعه‌شناختی نشان داده‌اند که تأخیر، دودهای زیاد و پایان زودهنگام روز کاری حدود 10 درصد از زمان را به خود اختصاص می‌دهند و بنابراین بر درآمد شرکت تأثیر منفی می‌گذارند.

توزیع منطقی زمان کار می تواند کارایی بالای کار را تضمین کند.

ساعات کاری کارمندان: قانون چه می گوید؟

قانون کار روسیه تعریفی را ارائه می دهد: "زمان کار یک کارمند دوره زمانی است که یک عضو تیم به انجام وظایف حرفه ای اختصاص می دهد." علاوه بر این، بخش 4 قانون کار فدراسیون روسیه سایر دوره های کار را تعریف می کند.

دوره هایی که به دلیل هدف کارکردی آنها به عنوان کار در نظر گرفته می شود در مواد زیر قانون کار تعریف شده است:

• در مواد 258 و 264 از قسمت 4 (وقفه لازم برای تغذیه کودک).
• در ماده 157 (زمان صرف شده برای "وقفه")؛
• در ماده 108 قسمت 3 (زمان در نظر گرفته شده برای استراحت ناهار و غذا).
• در ماده 109 قسمت 2 (زمان لازم برای استراحت ویژه مربوط به گرمایش و استراحت).

زمانی که شخص در یک سفر کاری صرف می کند، بین شیفت ها (شیفت) استراحت می کند، همچنین با زمان کار کارمند برابر است.

مقررات حقوقی به عنوان «تعیین مدت زمان کار، فهرست کارها و روش های حسابداری و کنترل در قوانین قانونی نظارتی» تعریف شده است.

قانون کار حداکثر طول، یعنی حداکثر اندازه گیری کار (40 ساعت) را تعیین می کند. این بدان معناست که طرفین فرآیند کار حق ندارند از این محدوده زمانی فراتر بروند. با این حال، مواردی وجود دارد که در قانون کار توضیح داده شده است که این مجاز است.

استانداردهای زمان کار ممکن است در قوانین و مقررات موجود باشد. برای اینها عمل می کندمربوط بودن:

1. مقررات مصوب شماره 7 وزارت راه آهن فدراسیون روسیه مورخ 03/05/2004. این مقررات ویژگی های کار کارکنان مرتبط با اجرای کار در حرکت قطار را مشخص می کند.
2. مقررات تصویب شده توسط قطعنامه وزارت کار فدراسیون روسیه مورخ 03/05/2004 شماره 7. این مقررات ثبت ساعات کار کارکنان درگیر در کار خدمات حرفه ای امداد و نجات اضطراری و واحدها به عنوان امدادگر را تنظیم می کند.
3. مقررات تصویب شده توسط وزارت حمل و نقل فدراسیون روسیه مورخ 20 اوت 2004 شماره 15. مقررات نشان دهنده ویژگی های کار رانندگان است.

• ایجاد یک تیم موثر: 7 گام برای فروش پایدار در زمان بحران

"ساعت کاری" و "ساعت کاری"

زمان کار یک کارمند یک مدت موقت (40 ساعت، 36 ساعت و غیره) است که برای انجام وظایف عملکردی در نظر گرفته شده است.

زمان کار توزیع آن در یک دوره تقویمی مشخص است.

چندین نوع زمان کار وجود دارد: عادی، کاهش یافته و پاره وقت.

1. مدت زمان عادی

حجم کاری هفتگی چهل ساعت کاری عادی تلقی می شود. این استاندارد برای همه افراد توانمند و شاغل در فدراسیون روسیه یکسان است.

"روش محاسبه ساعات کار استاندارد" که توسط وزارت بهداشت و توسعه اجتماعی فدراسیون روسیه تایید شده است، به شما کمک می کند تا زمان کار کارمند را محاسبه کنید. با در نظر گرفتن مدت زمانی که برای یک هفته تنظیم شده است، به محاسبه زمان بر اساس دوره های تقویم (ماه، سه ماهه و غیره) کمک می کند. برای ساده‌تر شدن محاسبه ساعات کاری، تقویم‌های تولید سالانه منتشر می‌شوند، اما بهتر است تعداد ساعت‌ها را بررسی کنید، زیرا ممکن است اشتباهات محاسباتی رخ دهد.

1. کاهش ساعات کار کارکنان.

ساعات کاری کوتاه شده به ساعاتی گفته می شود که مدت زمان کمتری نسبت به آنچه در قانون تعیین شده است، اما 100 درصد حقوق دریافت می کنند. استثنا در این مورد برای کارگران زیر 18 سال است (نرخ تولید باید در ابتدا کاهش یابد).

ساعات کاری کاهش یافته مربوط به دسته های خاصی از کارگران است:

• 24 ساعت در هفته افراد زیر 16 سال می توانند کار کنند.
• تا 35 ساعت در هفته - افراد 16 تا 18 ساله (اگر مربوط به دانش آموزان یا دانش آموزانی باشد که به طور تمام وقت در دانشگاه ها، دانشکده های فنی یا آموزشگاه های فنی حرفه ای مشغول به تحصیل هستند و مایل به کسب درآمد اضافی در اوقات فراغت خود هستند، زمان کار آنها نباید بیش از 50٪ باشد. هنجار: تا 16 سال - حداکثر 12 ساعت در هفته، و 16-18 سال - تا 17.5 ساعت).
• تا 35 ساعت در هفته - کارمندان دارای گروه های معلولیت I یا II؛
• تا 36 ساعت در هفته - زمان صرف شده برای کارمندان شرکت های دارای شرایط تولید خطرناک (درجه 3-4).
• 24 یا 36 ساعت در هفته. - زمان تعیین شده برای کارکنان درگیر در کار با سلاح های شیمیایی (زمان به ماهیت کار بستگی دارد، مطابق با قانون فدرال شماره 136-FZ مورخ 7 نوامبر 2000 "در مورد حمایت اجتماعی از شهروندان درگیر در کار با مواد شیمیایی" سلاح")
• تا 36 ساعت در هفته، طبق قانون آموزش و پرورش مورخ 10 تیر 92 شماره 3266-1 معلمان باید استخدام شوند.
• تا 39 ساعت در هفته - ساعات کار یک کارمند یک موسسه پزشکی مطابق قانون کار فدراسیون روسیه، هنر. 350;
• 36 ساعت در هفته - ساعات کار برای زنانی که طبق ماده 320 قانون کار فدراسیون روسیه قرارداد کار را برای کار در شرایط شمال دور یا معادل آنها منعقد می کنند.
• مدت ساعات کار را می توان با فهرستی از موقعیت ها و مشاغل تعیین کرد (مصوب با قطعنامه کمیته دولتی کار اتحاد جماهیر شوروی و هیئت رئیسه شورای مرکزی اتحادیه های کارگری مورخ 25 اکتبر 1974 به شماره 298/). P-22). این فهرست شامل دسته‌هایی از کارکنان (کارگران و مهندسان) شاغل در صنایع خطرناک (ریخته‌گری یا نجاری)، در شرکت‌های مهندسی مکانیک و دارای حق کاهش ساعات کار و مرخصی اضافی است.

1. ساعات کار کارمند پاره وقت.

این نوع زمان کار توسط کارفرما تعیین می شود. در صورتی که شرط کار پاره وقت در قرارداد کار مشخص و در زمان استخدام توافق شده باشد حق دارد این کار را انجام دهد. او همچنین می تواند ساعات کار پاره وقت را برای کارمندی که قبلاً برای او کار می کند تعیین کند.

ضمناً کارفرما موظف است در صورتی که کارمند این درخواست را داشته و علاقه مند به این امر باشد، ساعات کار پاره وقت را برای او تعیین کند. به عنوان مثال، به درخواست یک کارمند باردار یا کارمندی که از یکی از اعضای بیمار خانواده مراقبت می کند (در صورت وجود گواهی پزشکی). والدین کودکان زیر 14 سال (یکی از والدین) می توانند درخواست مشابهی داشته باشند.

همچنین، در صورت تغییر شرایط کار، کارفرما حق دارد ساعات کاری کارمند را کاهش دهد تا از اخراج دسته جمعی جلوگیری شود.

چگونه نیم روز کار کنیم و همه چیز را انجام دهیم: الگوریتم گازپروم

وقتی ساعت‌ها به ایمیل‌های بی‌اهمیت پاسخ می‌دهید، کارهای عقب افتاده را به‌طور آشفته انجام می‌دهید و در نتیجه هیچ کاری انجام نمی‌دهید، وقت خود را از دست می‌دهید. . دیوید آلن، مشاور گازپروم و بانک جهانی، الگوریتمی را با سردبیران مجله Commercial Director به اشتراک گذاشت که نشان می‌دهد چگونه یک مدیر می‌تواند چهار ساعت در روز را از کار آزاد کند. یک برنامه ریز کارهای شخصی و دستورالعمل های دقیق به شما کمک می کند.

سازماندهی زمان کار کارکنان: برنامه کار و استراحت

تناوب سازماندهی مناسب کار و استراحت کلید عملکرد و سلامت بالا کارکنان است.

کاراییتوانایی بدن انسان برای مقاومت در برابر استرس هایی است که هنگام انجام عملکردهای تولید در طول روز کاری اجتناب ناپذیر است. عملکرد تحت تأثیر موارد زیر است:

• مقدار و مدت بار؛
• شرایط کاری؛
• سازماندهی فرآیند تولید؛
• سن و صلاحیت کارمند؛
• سازماندهی برنامه کار و استراحت

عملکرد یک فرد در طول روز کاری تغییر می کند که در آن می توان موارد زیر را مشاهده کرد: دوره ها:

• نیمه اول روز (قبل از استراحت ناهار) دوره ای است که درگیر شدن در فرآیند تولید و به دنبال آن عملکرد پایدار رخ می دهد. دوره ای جایگزین می شود که با ظهور و رشد خستگی مشخص می شود.
• دوره بعد از ظهر دوره ای است که عملکرد کمی کاهش یافته به سرعت افزایش می یابد.
• پایان روز کاری دوره ای است که درجه خستگی به حداکثر می رسد و بنابراین کاهش عملکرد وجود دارد.

ساعات کاری یک کارمند باید شامل یک استراحت ناهار باشد که اینطور است زمان استراحتکارمند

به گفته فیزیولوژیست ها، اگر روز کاری 7-8 ساعت باشد، باید 3-4 ساعت پس از شروع روز کاری، استراحت ناهار گرفته شود. اگر تناوب کار و استراحت کارکنان را به درستی سازماندهی نکنید، این امر منجر به کاهش بهره وری می شود. در حالی که سازماندهی صحیح زمان کار کارکنان به حل چندین مشکل تولید به طور همزمان کمک می کند، یعنی:

• عملکرد افزایش خواهد یافت؛
• کیفیت کار و محصولات بهبود خواهد یافت.
• آسیب های محل کار کاهش می یابد.

بازگشت به برنامه کاری

برنامه کاری در شرکت به منظور سازماندهی روال کار تهیه می شود. سه نوع نمودار وجود دارد:

• روز؛
• ماهانه؛
• سالانه

سازماندهی فرآیند کار به طور مستقیم به این بستگی دارد رژیمساعات کار کارکنان قرارداد جمعی یا مقررات داخلی باید نحوه عملکرد سازمان را نشان دهد. قانون کار فدراسیون روسیه موارد زیر را مشخص می کند انواعساعات کاری:

• تک شیفتی یا منظم؛
• قابل جابجایی؛
• ساعات کاری نامنظم؛
• روز کاری پراکنده (زمان کار به بخش هایی تقسیم می شود).
• ساعات های کاری قابل انعطاف؛
• حالت شیفت

1. ساعات کاری تک شیفت یا منظم.

این نوع شامل حالت هایی مانند ضبط روزانه، هفتگی و خلاصه زمان کار است.

ماده 100 قانون کار روسیه می گوید که یک شرکت می تواند کار را به شرح زیر سازماندهی کند:

• 5 روز + 2 روز مرخصی;
• 6 روز + 1 روز مرخصی;
• برنامه کاری "کشویی".

زمان کار کارمند طبق ماده 104 قانون کار فدراسیون روسیه می تواند با جمع بندی ساعات کار در نظر گرفته شود.

برنامه کاری تک شیفتی معمولاً برنامه ای برای ثبت روزانه زمان کار یک کارمند نامیده می شود.

1. ساعت کاری شیفت.

حالت Shift شامل کار در چندین شیفت در یک روز است. این می تواند یک و نیم، دو یا سه شیفت باشد. مثلاً سه شیفت کاری در روز.

شیفت کاری معمولاً برای افزایش کارایی استفاده از تجهیزات سازمانی یا افزایش مقدار محصولات تولیدی معرفی می شود. از این حالت می توان در شرکت هایی استفاده کرد که ساعات کاری مجاز کمتر از مدت زمان فرآیند تولید باشد.

اگر شرکت از برنامه نوبت کاری استفاده کند، کارمندان در ساعات کاری تعیین شده کار را انجام می دهند. زمان کار کارمند نیز به نوبه خود باید با برنامه شیفتی مطابقت داشته باشد که انتقال کارگران از یک شیفت به شیفت دیگر را تنظیم می کند (به عنوان مثال، کارمندان هر 5 روز یک بار با یک شیفت هشت ساعته به شیفت دیگری می روند).

• تفویض اختیارات توسط یک مدیر: قوانین، اصول و خطرات

1. ساعت کاری نامنظم.

ساعات کاری نامنظم شامل مشارکت کارکنان در فرآیند تولید به دستور کارفرما می شود. کارمند وظایف خود را فراتر از ساعات کاری تعیین شده انجام می دهد (اغلب این به دلیل نیازهای تولید است).

به عنوان یکی از ویژگی های چنین سازمانی از رژیم کاری، می توان به این واقعیت اشاره کرد که یک کارمند می تواند قبل از شروع روز کاری توسط مدیر فراخوانده شود یا در حین کار در طول روز، می تواند در تولید به تاخیر بیفتد تا تکمیل شود. مقدار مشخصی کار طبیعتاً با این حالت کار، زمان کار کارمند از زمان تعیین شده برای یک شیفت کاری بیشتر خواهد شد.

فراموش نکنید که کار در ساعات کاری نامنظم به معنای انجام وظایف رسمی است که در قرارداد کار مشخص شده است. این بدان معنی است که مدیر حق ندارد از کارمند بخواهد که هر نوع کار دیگری را حتی در ساعات غیر کاری انجام دهد - این شرط در قانون کار فدراسیون روسیه (ماده 60) آمده است.

طبق قانون کار فدراسیون روسیه، ساعات کار نامنظم فقط برای دسته های خاصی از کارمندان مجاز است که فهرستی از آنها معمولاً به توافق نامه جمعی یا مقررات داخلی پیوست می شود. این فهرست همچنین ممکن است توسط صنعت، منطقه یا قراردادهای دیگر ایجاد شود.

طومار افرادکار در ساعات کاری نامنظم ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• کارکنان اداری و مدیریتی؛
• کارگران خدمات اقتصادی و فنی؛
• متخصصانی که نتایج کار آنها به طور موقت قابل ثبت نیست.
• متخصصانی که زمان کار را "به صلاحدید خود" توزیع می کنند.
• کارمندانی که کار خاص آنها مستلزم تقسیم زمان کاری کارمند به دوره هایی با دوره های مختلف است.

1. تقسیم ساعات کاری

قانون کار فدراسیون روسیه در ماده 105 تقسیم روز کاری را تنظیم می کند. این حالت کار در صورتی قابل قبول است که ماهیت خاص کار آن را ایجاب کند یا به دلیل تغییر در شدت تولید در طول روز (یا شیفت کاری) باشد. در این مورد، روز کاری را می توان به بخش های خاصی تقسیم کرد، اما مدت زمان آن نباید از هنجار زمانی تعیین شده تجاوز کند.

بیشتر اوقات، این حالت کار در مناطق مربوط به خدمات رسانی به جمعیت استفاده می شود: حمل و نقل مسافر، ارائه خدمات ارتباطی، تجارت و غیره. شایان ذکر است که کل زمان کار این کارمندان باید به هنجار زمانی تعیین شده روزانه محدود شود. . به عنوان یک قاعده ، چنین "تجزیه" توسط یک قانون نظارتی تنظیم شده در شرکت تنظیم می شود. این قانون باید منعکس کننده نظر نمایندگان اتحادیه کارگری نیز باشد.

قانون کار به وضوح تعداد بخش هایی را که می توان یک روز کاری را به آنها تقسیم کرد مشخص نمی کند. به طور معمول، زمان کار یک کارمند با چنین برنامه کاری شامل دو قسمت است که فاصله بین آنها از دو ساعت تجاوز نمی کند که شامل یک استراحت ناهار نیز می شود.

همانطور که در ماده 144 قانون کار فدراسیون روسیه ذکر شده است، برای کار در این حالت به کارمند باید پرداخت اضافی به حقوق اولیه پرداخت شود.

• مدیران جوان: شجاعت، جاه طلبی و یک میلیون ایده

1. ساعات های کاری قابل انعطاف.

این شکل از سازمان کار به شما امکان می دهد شروع و پایان روز کاری را به طور مستقل تنظیم کنید - البته در محدوده های معقول. فراموش نکنید که هنجار موقت باید در طول دوره گزارش تعیین شده (روز کاری، هفته یا ماه) کار شود. قانون کار فدراسیون روسیه در مورد این موضوع در ماده 102 صحبت می کند.

اگر به دلایل عینی، کار بیشتر در حالت پذیرفته شده دشوار یا بی اثر باشد، یک رژیم زمان کاری انعطاف پذیر توصیه می شود. علاوه بر این، این روش سازماندهی فعالیت های کاری می تواند به صرفه جویی در زمان کار کارکنان و بهبود کار کل نیروی کار کمک کند.

این روش سازماندهی نیروی کار در صنایع با عملکرد مستمر که در آن فرآیند تولید در دو یا سه شیفت انجام می شود کمترین کارایی را دارد؛ گاهی اوقات نامناسب بودن با ویژگی های تولید توضیح داده می شود.

ساعات کاری انعطاف پذیر برای یک کارمند با موارد زیر مشخص می شود: عناصر تشکیل دهنده:

• کارمند این حق را دارد که زمان شروع و پایان کار را به طور مستقل (بدون فراتر رفتن از محدودیت های تعیین شده) تعیین کند.
• زمان ثابتی که طی آن کارکنانی که در ساعات کاری انعطاف پذیر کار می کنند باید در محل کار باشند. این اجازه می دهد تا روند کار به طور موثر پیش برود، زیرا معمولاً مهم ترین و طولانی ترین بخش روز است.
• زمان متغیر، که امکان کار در ساعات کاری تعیین شده در دوره حسابداری پذیرفته شده را فراهم می کند. یک استراحت ناهار معمولاً زمان کار ثابت کارمند را به دو قسمت تقریباً مساوی تقسیم می کند.
• دوره حسابداری را می توان به یک هفته، ماه و غیره محدود کرد. در این مدت، کارمندان باید در ساعات کاری استاندارد کار کنند.

1. ساعت کاری شیفت.

حالت Shiftبه طور قابل توجهی با تمام اشکال توصیف شده در سازماندهی زمان کار یک کارمند متفاوت است، زیرا فرآیند کار در شرایطی انجام می شود که کارمند هر روز فرصت بازگشت به خانه را ندارد.

این رژیم در صورتی مناسب است که محل کار و محل کارفرما در فاصله قابل توجهی از یکدیگر قرار داشته باشند. معمولاً برای سازماندهی نیروی کار مرتبط با ساخت و ساز یا بازسازی اشیاء خاص استفاده می شود. علاوه بر این، برنامه شیفت ممکن است با توجه به شرایط طبیعی خاص که در آن فرآیند تولید انجام می شود، تعیین شود.

یکی دیگر از ویژگی های سازماندهی زمان کاری کارکنان به صورت چرخشی این است که کارفرما شرایط لازم را برای اطمینان از معیشت کارکنان درگیر در کار چرخشی ایجاد می کند. این می تواند ایجاد اردوگاه های چرخشی، مجموعه ای از ساختمان ها و سازه ها باشد که در آن یک کارمند این فرصت را دارد که به طور موثر کار کند و بین شیفت ها استراحت کند. پرسنلی که تحت این رژیم کار می کنند معمولاً در حال چرخش هستند.

نظر متخصص

جبران روزهای کاری نامنظم را فراموش نکنید

آنا واسنینا،

ناشر و سردبیر مجله «امور پرسنل» و کتب مرجع مجموعه «مشاور شخصی» (انتشارات «اکتیون مدیا»)

اگر کارمندی را در کاری فراتر از هنجار تعیین شده درگیر می کنید، باید دستوری در مورد ساعات کاری کارمندان صادر کنید. این به مدیر کل مربوط نمی شود، زیرا او خودش تصمیم می گیرد که بماند یا نه. هیچ کس پس از اتمام آن او را به کار مشغول نمی کند، با این حال، بند مربوط به ساعات کاری نامنظم او باید در قرارداد کاری وی گنجانده شود و خود موقعیت باید در لیست مربوطه درج شود.

با اعطای مرخصی استحقاقی اضافی که شرایط آن توسط اداره بنگاه تعیین می شود، می توان اضافه کار را جبران کرد، اما این مدت نمی تواند کمتر از 3 روز در سال باشد.

اگر یک شرکت با کمبود کارگر مواجه شود، طبیعتاً مدیریت با وظیفه جایگزینی نه تنها کارکنان از دست رفته، بلکه کسانی که در مرخصی هستند نیز مواجه است.

روال تعیین و تغییر ساعات کار کارکنان

زمانی که نیاز به تغییر برنامه کاری وجود دارد، باید قبل از هر چیز بر نحوه ایجاد آن برای کارکنان تمرکز کنید.

مقررات داخلی نوع ساعات کار را تعیین می کند (قانون کار فدراسیون روسیه، ماده 100)، که توسط قانون کار و سایر اسناد قانونی هدایت می شود، که شامل هنجارهای یک قرارداد جمعی، توافق نامه ها، قراردادهای کاری و غیره است.

مقررات داخلی یک قانون هنجاری است که در یک شرکت خاص تصویب می شود و مسائل مربوط به نظم و انضباط و روال کار، از جمله ساعات کار کارکنان را تنظیم می کند (قانون کار فدراسیون روسیه، ماده 189). قوانین باید نظر نمایندگان کارکنان شرکت (هیئت نمایندگی) را در نظر گرفته و توسط رئیس سازمان تأیید شود. اگر هیچ نماینده ای از کارگران در شرکت وجود نداشته باشد، PVTR ها شخصاً توسط کارفرما پذیرفته می شوند.

گزینه های ممکن برای معرفی ساعات کاری:

1. در قرارداد کار نشان داده شده است، زیرا با قوانینی که در PVTR تجویز شده است مطابقت ندارد.

2. در قرارداد کار ذکر شده است، اما همان است که در PVTR ذکر شده است.

3. همان چیزی است که در PVTR ذکر شده است، بنابراین در قرارداد کار قید نشده است.

امکان تغییر ساعت کاری برای کارمند وجود دارد دو راه: با انعقاد قرارداد با یک شخص (قانون کار فدراسیون روسیه، ماده 72) یا بدون آن، اگر کارفرما دلایل قانع کننده ای داشته باشد (قانون کار فدراسیون روسیه، ماده 74).

قانون کار فدراسیون روسیه (ماده 72) بیان می کند که اصلاحات قرارداد کار فقط با رضایت کتبی هر دو طرف امکان پذیر است. استثنائات خاصی وجود دارد که در قانون کار نیز ذکر شده است.

• نمونه هایی از استانداردهای شرکتی و نکاتی برای توسعه آنها

تغییر رویه(ماده 74 قانون کار فدراسیون روسیه):

اولین قدم باید دستور تغییر ساعت کاری، منعکس کردن این تغییرات در PVTR و تصویب قوانین تغییر یافته باشد. دستور باید دلایلی را که منجر به این تغییرات شده است، نشان دهد.

مرحله دوم این است که به کارکنان شرکت اطلاعیه ای ارائه دهید که آنها را از تغییرات ایجاد شده در حالت عملیاتی مطلع می کند.

اگر کارمند از دریافت اخطار امتناع کند، اقدامی برای ثبت این واقعیت تنظیم می شود. اخطار برای کارمند خوانده می شود و از طریق پست به آدرسی که شخص در قرارداد کار ذکر کرده است ارسال می شود. پس از اینکه به او اطلاع داده شد، به او موقعیت های خالی پیشنهاد می شود که با سابقه حرفه ای او یا موقعیت های خالی کمتر مطابقت دارد. این کار یا تا زمانی که کارمند با پیشنهاد موافقت کند یا تا زمانی که تغییرات ایجاد شده در ساعات کاری کارمند اجرایی شود انجام می شود.

مرحله بعدی در صورتی انجام می شود که کارمند با انعقاد یک توافق نامه اضافی (در صورتی که نحوه کار وی در قرارداد کار مشخص شده باشد) یا توافق نامه ای که رضایت وی را با تغییرات ایجاد شده در قوانین تأیید می کند، موافقت کند که حالت کار خود را تغییر دهد.

اگر کارمند این تغییرات را نپذیرد و از کار در شرایط جدید امتناع کند، این واقعیت باید به صورت کتبی منعکس شود (اگر کارمند اشکالی ندارد).

در این مورد، کارمند می تواند ظرف دو ماه (تا آخرین روز از دوره تعیین شده) از تاریخ تحویل اطلاعیه تغییر ساعت کار، درخواست اخراج از سمت خود را ارائه دهد. اگر پس از یک دوره دو ماهه، کارمند رضایت خود را برای کار در شرایط جدید تأیید نکرده باشد، این به عنوان امتناع تلقی می شود (اخطار باید در اطلاعیه تغییر باشد). اخراج یک کارمند مطابق بند 7، بخش 1، هنر انجام می شود. 77 قانون کار فدراسیون روسیه. به کارمند می توان به عنوان نمونه یک شکل تقریبی امتناع که او خواهد نوشت ارائه کرد.

• فرسودگی شغلی کارکنان: نحوه تشخیص و پیشگیری

ردیابی زمان کارکنان: وظایف و روش های کنترل

ردیابی زمان- این ارزیابی از فعالیت های کارکنان شرکت مطابق با قوانین داخلی مصوب است. حسابداری بسیار مهم است تا کارمندان شروع به سوء استفاده از اعتماد مدیر نکنند و شرکت دارای نظم و انضباط کاری تثبیت شده است.

ثبت زمان کار کارکنان نباید مغایر با قانون کار باشد که به کارمند حق قانونی استراحت (تعطیلات ناهار، تعطیلات آخر هفته، تعطیلات) را می دهد.

ماده 91 قانون کار فدراسیون روسیه به طور خاص زمان را معادل زمان کار نامیده است. آیین نامه داخلی یک بنگاه اقتصادی نباید این ماده قانون را نادیده بگیرد.

ردیابی زمان کار ضروری استتا بتواند:

• کنترل ورود به موقع کارکنان، شناسایی دیرهنگام و غایب،
• بررسی در دسترس بودن کارکنان در محل کار در طول روز، نظارت بر بازگشت آنها از زمان استراحت،
• بررسی کنید که کارکنان با زمان های تکمیل کار مطابقت دارند،
• ثبت زمان کار کارکنان پرداخت شده توسط کارفرما، از جمله ثبت تعطیلات با حقوق، غیبت بیماری، تعطیلی بدون تقصیر کارمند و غیره.

مقررات زمان کار

سند تنظیم کننده تقسیم زمان کار در هر شرکتی مقررات زمان کار است.

این سند با جزئیات، نقطه به نقطه، تمام موارد نقض احتمالی برنامه کاری را مشخص می کند. نکته اصلی این است که اطلاعات ارائه شده با قانون کار فدراسیون روسیه و قانون کار مغایرت ندارد.

هر واحد ساختاری شرکت باید یک برگه زمانی برای کارکنان داشته باشد که توسط کارکنان منصوب شده توسط مدیر پر می شود.

وظیفهکارمندی که برگه زمانی را حفظ می کند:

• تهیه برنامه کاری؛
• مهر زمان ورود و خروج کارکنان بخش؛
• کنترل بر انطباق کارمندان با برنامه کاری و حضور در محل کار؛
• در مورد غیبت و تاخیر کارمندان به رئیس بخش اطلاع دهید.
• مدارک ارائه شده مبنی بر معتبر بودن دلیل غیبت (مرخصی استعلاجی، گواهی و غیره) را بررسی کنید.

افرادی که برگه های وقت کارمندان را نگه می دارند باید در مقابل امضای خود با مقررات مربوطه شرکت آشنا باشند.

این اتفاق می افتد که فرآیند کار نیاز به تنظیم و تجدید نظر در تکالیف زمان کار دارد، زیرا ممکن است مسائل پیش بینی نشده قبلی ایجاد شود. موقعیت ها:

• بازیافت، که باید در ستون جداگانه ای از جدول زمانی وارد شود.
• غیبتکه بدون تقصیر کارمند رخ داده است. در این مورد، باید دلایل غیبت اجباری را کشف کرد و اگر کارفرما مقصر باشد، این روز از دست رفته تلقی نمی شود، در برگه زمان درج می شود و زمان کار کارمند کار شده تلقی می شود.
• ساده. دلایل ممکن است در واقع متفاوت باشد، و همچنین کسانی که مسئول این هستند. به عنوان مثال، اگر کارمندی در از کار افتادگی مقصر باشد، طبیعتاً برای این مدت حقوقی به او پرداخت نمی شود. اما اگر کارمند در از کار افتادگی مقصر نباشد، ساعات کار به طور کامل پرداخت می شود.
• از دست دادن توانایی کاردر رابطه با بیماری (مرخصی استعلاجی)، کارفرما به عنوان زمان نیمه کاره به کارمند پرداخت می کند.
• آخرین روز سفر کاریبه عنوان زمان کار کارمند محاسبه می شود که برای آن باید "کمک هزینه سفر" پرداخت شود، اما این کارمند موظف نیست به شرکت بیاید.
• تعطیلات و آخر هفته ها- این روزهایی است که قانون کار فدراسیون روسیه کار را ممنوع می کند. با این حال، شرکت هایی هستند که در این روزها کار ارائه می دهند. این بدان معناست که برای این کارمندان باید شرایط خاصی مانند مرخصی یا پرداخت یک روز کاری با نرخ دو برابر فراهم شود.

کنترل ساعات کار کارکنان باید مسئولانه انجام شود، سپس امکان حل چنین تولیدی وجود خواهد داشت وظایف:

• نظم و انضباط کارکنان بهبود خواهد یافت.
• دستمزدها به طور منصفانه محاسبه می شود، یعنی زمان واقعی کار توسط کارمند در هنگام محاسبه در نظر گرفته می شود.
• نظارت بر فعالیت های هر یک از کارکنان به منظور ارزیابی سهم وی در توسعه شرکت امکان پذیر خواهد بود.

روش های حسابداری زیر در شرکت های فدراسیون روسیه انجام می شود: روزانه، هفتگی و خلاصه:

• روش حسابداری روزانه (روز به روز) طول روز کاری یکسان را فراهم می کند، شروع و پایان آن در یک زمان اتفاق می افتد. به طور معمول این مدت هشت ساعت است، طبق قانون.
• روش حسابداری هفتگی شبیه به روش حسابداری روزانه است، زیرا حجم کار ساعتی ثابتی را فراهم می کند، اما طول روز کاری می تواند متفاوت باشد.
• روش خلاصه ثبت زمان کار یک کارمند شامل ثبت زمان برای یک دوره خاص، به عنوان مثال، یک ماه یا یک چهارم است. این روش برای شرکت هایی مناسب است که در آن ایجاد استاندارد روزانه یا هفتگی از زمان کار مشکل ساز است، زیرا ماهیت خاص کار این است که کارکنان هر روز زمان های مختلفی را به کار اختصاص می دهند. با این حال، هنگام جمع‌بندی نتایج برای یک دوره مشخص، مثلاً یک ماه، باید برای همه یکسان باشد. فرض کنید در برخی از شیفت های کاری، یک کارمند زمان کمتری را صرف کار می کند، اما روزهایی را دارد که اضافه کاری انجام می دهد، که جبران ساعات کار نکردن در طول شیفت است.

روش های ثبت ساعات کاری کارکنان

به منظور بهبود نظم و انضباط در تولید، می توان از چنین مواردی استفاده کرد روش های حسابداری:

• ثبت زمان ورود و خروج کارکنان. این نوع کنترل را می توان توسط شخصی که مجاز به انجام آن است انجام داد؛ داده ها باید در گزارش زمان کار کارکنان ثبت شوند.
• کنترل توسط یکی از کارمندان انجام می شود. این شخص معمولاً در یک اتاق با سایر کارکنان شرکت کار می کند و با توجه به تعهداتی که به او محول شده است ، روند کار را در واحد (بخش ، کارگاه) که به او سپرده شده است کنترل می کند. هنگام استفاده از این روش، خروج بی دلیل از محل کار و اتلاف وقت به حداقل ممکن کاهش می یابد.
• گزارش کارکنان یکی از روش های خودکنترلی است که با هدف افزایش انگیزه کارکنان برای عملکرد انجام می شود. به این معنی است که خود کارمند گزارشی در مورد استفاده منطقی از زمان کار تهیه و به مدیر ارائه می دهد.
• کنترل مجوز کار این روش شامل استفاده از کارت های پلاستیکی یا اسکن اثر انگشت کارمند است. این برنامه یک رکورد کامل از زمان کار کارکنان را در یک پرونده ثبت می کند و به مدیر این فرصت را می دهد تا زمان کار زیردستان را کنترل کند و اطلاعات مربوط به ورود یا خروج کارمند از محل کار را گزارش کند.
• دوربین مدار بسته. البته، این روش نیاز به سرمایه گذاری قابل توجهی دارد، اما خود را توجیه می کند، زیرا یکی از قابل اعتمادترین است. برای اجرای کنترل کامل، نه تنها نصب دوربین، بلکه استخدام کارمندی که تخلفات را نظارت و ثبت می کند، ضروری است. یکی از مشکلات این روش این است که کارمندان ممکن است کمی احساس ناراحتی کنند، بنابراین نظارت تصویری کاملاً محدود استفاده می شود، به عنوان مثال در سوپرمارکت ها، انبارها یا پایگاه ها.
• ردیابی با استفاده از برنامه های کامپیوتری برنامه های ویژه قادر به ضبط اقدامات کارمندان در ساعات کاری هستند، بنابراین این روش برای نظارت بر کارکنان اداری و کارمندانی که در رایانه کار می کنند مناسب است.

گزارش زمان کارمند: چگونه آن را پر کنیم؟

ثبت زمان ضروری است اگر به سرعت توسعه کسب و کار توجه کنید، که امروزه به ویژه نیاز به بهینه سازی فرآیندهای تجاری و انتخاب دقیق تر پرسنل دارد.

این مجله می تواند نه تنها در نظارت بر پرسنل کمک کند، بلکه می تواند مبنای خوبی برای پر کردن اسناد اجباری تعیین شده توسط قانون باشد. این به جلوگیری از تجاوز به استانداردهای موقت تعیین شده توسط قانون کار فدراسیون روسیه کمک می کند. علاوه بر این، پر کردن آن بسیار آسان است؛ کارمند مسئول این کار به زمان زیادی برای وارد کردن تمام داده ها نیاز ندارد.

چه کسی رهبری می کند و چگونه باید آن را پر کرد؟

مدیریت شرکت این حق را دارد که با در نظر گرفتن مشخصات تولید و تعیین اقدامات آن، به طور مستقل به این سؤال پاسخ دهد. ممکن است خود مدیر بتواند بر حسابداری ساعات کاری کارمندان نظارت داشته باشد، یا شاید تصمیم بگیرد کارمندی را منصوب یا استخدام کند که مسئولیت‌هایش شامل این نوع کنترل باشد. علاوه بر این، این مسئولیت ها باید مستند باشد: در قرارداد کار، سفارش یا توافق نامه اضافی مشخص شده است. اگر کارمندی از وظایف خود طفره رود، ممکن است از نظر اداری مسئول شناخته شود.

مطالب در ژورنال بسیار مختصر انجام می شود.

جدول زمان کار کارمند در ستون های مورد نیاز ثبت می کند:

ستون های اضافی ممکن است در جدول گنجانده شود: مکانی که کارمند رفت و مقدار زمان صرف شده در محل کار.

شما می توانید چنین دفترچه ای را نگه دارید سه راه.

روش 1.گزارش هر روز با در نظر گرفتن همه کارکنان شرکت پر می شود. این روش در صورتی مناسب است که روز کاری ثابت باشد، به عنوان مثال 8 ساعت به طور کلی پذیرفته شده است.

روش دومدفتر ثبت هفتگی. اگر زمان کار کارمند هر روز متفاوت است، توصیه می شود آن را حفظ کنید، اما مقدار مشخصی (ثابت) زمان کار باید در هفته محاسبه شود. در این حالت در پایان هفته کاری یک ورودی جدید انجام می شود.

روش سوممربوط به شرکت هایی است که در آن کارکنان بر اساس یک برنامه زمانی انعطاف پذیر کار می کنند. این گزارش یک رکورد خلاصه از زمان کار کارکنان را نشان می دهد.

برای شرکت هایی با عملکرد شبانه روزی که درگیر تولید یا انجام کار با ماهیت خاصی از فعالیت هستند، روش سوم مناسب ترین است. زیرا بازه زمانی بین رکوردهای ثبت تعداد کل ساعات کار می تواند از یک ماه تا یک سال متفاوت باشد. ویژگی این حسابداری این است که می تواند به مدیریت در مورد نقض قانون کار فدراسیون روسیه هشدار دهد، زیرا پردازش احتمالی توسط قانون (120 ساعت در سال) محدود شده است.

• مدل های آموزش از راه دور برای کارکنان در شرکت های بزرگ

نحوه ایجاد و نگهداری برگه های زمانی کارکنان

می‌توانید با پر کردن برنامه زمان‌بندی کار کارکنان (به عنوان مثال، یک برگه زمانی) ساعات کار را پیگیری کنید.

سندی که حاوی داده‌های مربوط به کارمندی است که به تعداد ساعات مورد نیاز کار می‌کند، نامیده می‌شود. برگه زمان" علاوه بر زمان واقعی کار، اطلاعات مربوط به غیبت از محل کار (تعداد روز/ساعت و دلیل غیبت) را ثبت می کند.

می توان آن را به صورت خودکار (در رایانه) یا به صورت دستی پر کرد. مبنای محاسبه حقوق کارکنان است.

کارت گزارش دارای فرمی است که توسط کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه (F-13) ایجاد و تأیید شده است. به نظر می رسد یک جدول است که کار با آن در اکسل راحت است: ایجاد، پر کردن و انجام محاسبات.

جدول زمانی کارمندان شامل ماژول ها:

• "نام شرکت" (در بالای صفحه)؛
• "تاریخ تدوین" و "شماره سند" (در زیر)؛
• "دوره گزارش" (روز اول و آخر ماه گزارش را وارد کنید).

• 1: خیر.
• دوم و سوم: نام کامل کارمند، موقعیت، شماره پرسنل؛
• 4: ثبت اطلاعات در مورد پاس (بر اساس تاریخ های ماه).
• پنجم و ششم: تعداد روزها/ساعت های کار شده برای نیم ماه و یک ماه.
• هفتم تا نهم: داده های حقوق و دستمزد (کد، حساب خبرنگار و غیره)؛
• دهم تا سیزدهم: دلایل غیبت از کار.

کارنامه توسط: کارمندی که آن را جمع آوری کرده، کارمند بخش منابع انسانی و رئیس بخش امضا می کنند.

می توان نتیجه گرفت که این سیستم ثبت ساعات کاری کارکنان، شغلی است که نیاز به رویکرد مسئولانه دارد. هنگام انجام آن، داده های تقریبی و نادرست و سایر کاستی ها غیرقابل قبول است، زیرا این بر دستمزد کارکنان شرکت تأثیر می گذارد.

قوانین تنظیم برگه های زمان

• قانون اساسی در مورد ثبت زمان کار این است که برگه زمانی باید بر روی کاغذ تنظیم شود. این قانون برای مواردی که با استفاده از رایانه پر می شود نیز اعمال می شود.
• برگه زمانی باید در فرم هایی نگهداری شود که مطابق با فرم کاملاً تعیین شده باشد. برگه زمانی باید ماهانه (در اول ماه) باز شود.
• قبل از پرداخت (پیش پرداخت، حقوق و دستمزد) باید برگه زمانی به حسابداری ارسال شود.
• همه کارکنان باید شماره پرسنلی داشته باشند که در هنگام استخدام به آنها اختصاص داده می شود.
• در پایان ماه، جدول زمانی "بسته" است. این کار با شمارش زمان واقعی کار توسط هر کارمند انجام می شود.

اتوماسیون ردیابی زمان: نحوه انتخاب سیستم مناسب

بنگاه‌ها رشد می‌کنند، حجم کار را افزایش می‌دهند و بر این اساس، تعداد کارگران درگیر در آنها افزایش می‌یابد. این امر مدیران را وادار می کند تا به این فکر کنند که از چه سیستم های خودکار مدیریت زمان کارکنان می توان برای حل حداقل یک کار روزانه استفاده کرد.

مزایای اتوماسیون چیست؟

اول از همه، اتوماسیون به مدیر این امکان را می دهد که به سرعت به غیبت یک کارمند پاسخ دهد. او قادر خواهد بود با در نظر گرفتن کارگران حاضر، راحت تر موقعیت را هدایت کند و وظایف تولید را هماهنگ کند. چنین سیستم هایی برای نظارت بر ساعات کار کارکنان در شرکت های بزرگ که در آن انجام کنترل بصری دشوار است، راحت تر است. علاوه بر این، این رویکرد برای کنترل می تواند کیفیت کار کارکنان را بهبود بخشد. با علم به اینکه فعالیت‌های آنلاین و بهره‌وری کار او قابل مشاهده است، عوامل خارجی مانند شبکه‌های اجتماعی یا بازی‌های اینترنتی حواس کارمند را پرت نمی‌کند. کارمند تلاش خواهد کرد تا زمان کار خود را به بهترین نحو ممکن سپری کند.

با کمک چنین سیستم کنترلی می توان دستمزد کارکنان را محاسبه کرد. برای انجام این کار، مدیر باید قوانین محاسبه را ایجاد کند و سیستم بقیه کارها را انجام می دهد (مدت زمان کار را محاسبه کنید، تاخیر و زمان دوری از کار را کم کنید). بسیار راحت است که در صورت بروز چنین نیازی (مثلاً غیبت کارمند به دلیل سفر کاری) بتوان کل مبلغ را تنظیم کرد.

نحوه انتخاب سیستم حضور و غیاب

هنگام انتخاب سیستم نظارت بر ساعات کاری کارکنان، باید به موارد زیر توجه کنید شاخص:

1. تخصص سیستم سیستم های حسابداری و کنترل پیشنهادی بسیار متفاوت از یکدیگر هستند. بر اساس تخصص آنها و وظایفی که حل می کنند، می توان آنها را به عنوان "سیستم های جاسوسی"، "سیستم هایی برای تجزیه و تحلیل بهره وری کارکنان" و "سیستم هایی برای تجزیه و تحلیل شخصی" تعریف کرد.
2. زمان در نظر گرفته شده است. هنگامی که یک کارفرما یک سیستم کنترل خودکار را نصب می کند، معمولاً می خواهد ببیند که کارکنان زمان کار خود را چگونه مولد می گذرانند تا بتوانند بر فعالیت های کارکنان و شرکت به عنوان یک کل نظارت کنند. سیستم‌هایی وجود دارند که می‌توانند برنامه‌ها و سایت‌ها را توزیع کنند و مولد و غیرمولد را برای یک کارمند شناسایی کنند. پس از کارکرد چنین سیستمی، مدیر می‌تواند ببیند که چقدر از زمان کار کارمند به درستی استفاده می‌شود و چند درصد از زمان بی‌هدف صرف می‌شود.
3. آمار. برای مدیران شرکت های بزرگ، مهم است که بهره وری نه تنها یک کارمند خاص، بلکه کل بخش را نیز در نظر بگیرند. مهم است که برنامه انتخاب شده در سریع ترین زمان ممکن کار کند، بدون اینکه زمان زیادی از کارمندان یا مدیران معمولی بگیرد. به طور طبیعی، رئیس به نتیجه کلی کار علاقه مند است، که برای آن به اطلاعاتی در مورد واحدهای ساختاری نیاز دارد. این در مورد گروه‌های نرم‌افزاری نیز صدق می‌کند: مهم نیست که کارمند چقدر زمان و چه چیزی بازی کرده است، مهم این است که چقدر زمان صرف سرگرمی‌های آنلاین می‌شود.
4. گزارش تخلفات مدیر همیشه این فرصت را ندارد که با مطالعه گزارش های ارائه شده توسط سیستم کنترل، ساعات کاری کارمند را بررسی کند، اما همیشه می تواند زمانی برای بررسی ایمیل پیدا کند. بنابراین، مزیت قابل توجه سیستم، امکان ارسال پیام در مورد تخلفات به ایمیل مدیر خواهد بود. اگر چنین اعلان‌هایی دریافت نشد، کار به طور عادی پیش می‌رود.
5. اسکرین شات ها یک نوع مدیر وجود دارد که می خواهد کنترل کامل در شرکت خود برقرار کند. به عنوان یکی از روش های تأیید، آنها از برنامه ای استفاده می کنند که اسکرین شات می گیرد یا مکاتبات را رهگیری می کند. چنین کنترلی تأثیر مثبتی بر انگیزه کارمندان ندارد، علاوه بر این، گاهی اوقات نقض حقوقی که قانون اساسی فدراسیون روسیه به کارمند اعطا کرده است. این رویکرد برای ارزیابی بهره‌وری کار نمی‌تواند کار را برای مدیر یا کارمند آسان‌تر کند. هنگام استفاده از آن، فرآیند اتوماسیون کند می شود و کیفیت نظارت بر فعالیت تحت تأثیر یک ارزیابی ذهنی از آنچه اتفاق می افتد قرار می گیرد. اما با این حال، این معیار بسیار محبوب است، بنابراین ما به آن اشاره می کنیم.

• انگیزه مادی پرسنل: 4 سطح بهبود کارایی

برنامه های محبوب ردیابی زمان کارمندان

• StaffCounter- سیستمی برای تعیین بهره وری.

این یک سیستم ردیابی زمان کارمند است که بر اساس اصل نظارت بر رایانه شخصی کار می کند. هدف آن نه تنها کنترل، بلکه افزایش بهره وری نیروی کار است. این برنامه این امکان را فراهم می کند که کارمندی را که در رایانه کار می کند و چقدر انجام می دهد، ردیابی کند. این سایت‌های بازدید شده، برنامه‌های مورد استفاده، ارتباطات در اسکایپ و غیره را نشان می‌دهد. تمام اطلاعات در "ابر" ذخیره می‌شوند، که فقط کاربران کاملاً تعریف شده به آن دسترسی دارند. اطلاعات سرور ابری هر 10 دقیقه به روز می شود و به مدت یک ماه ذخیره می شود. اگر سیستم کنترل توسط 10 کارمند یا کمتر استفاده شود، آنگاه رایگان است. اگر تعداد کارمندان بیشتری وجود دارد، باید از نسخه پولی استفاده کنید (3 دلار در ماه برای هر کارمند).

• کیکیدلر– سیستم ردیابی کارکنان

این برنامه برای مدیرانی مناسب است که دیگر نمی دانند چگونه کارکنان را به انجام وظایف مسئولانه وادار کنند و تقریباً تمام روش های پاداش و تنبیه کارکنان را امتحان کرده اند. Kickidler می تواند به این مدیران کمک کند، زیرا آنچه را که یک کارمند در طول روز کاری روی صفحه خود می بیند ضبط می کند، این اطلاعات را تولید و در سرور ذخیره می کند. علاوه بر این، Kickidler امکان مشاهده اقدامات کارمندان در رایانه را در زمان واقعی، از هر مکانی مجهز به اینترنت فراهم می کند. این سیستم همچنین برای سرویس IT برای نظارت بر عملکرد رایانه ها مفید است و اگر چیزی خراب شود، راحت تر می توان به علت خرابی پی برد. قیمت "سوال" برای سرویس یک رایانه شخصی 300 روبل ماهانه است.

• Biotrack- یک سیستم حسابداری طراحی شده برای شرکت های بدون کامپیوتر.

فرض کنید شما مدیر یک رستوران هستید. طبیعتاً کار کارمندان شما شامل کار در رایانه نیست. چگونه زمان کار یک کارمند را بهتر کنترل کنیم؟ گردان نصب کنید و کارت های پلاستیکی معرفی کنید؟ کارمندی را منصوب کنید که با توجه به کارهای انجام شده به صورت دستی، کنترل را اعمال کند؟ عملی نیست Biotrack یک سرویس ابری است که برای نظارت با استفاده از ترمینال بیومتریک یا تبلت اندرویدی نصب شده در ورودی راحت است. به هر حال، گزینه نصب تبلت اندرویدی نه تنها راحت، بلکه مقرون به صرفه است. شما قادر خواهید بود برای خرید مواد بیومتریک (2000 دلار) پول خرج نکنید، اما یک تبلت بسیار معمولی را با دانلود برنامه Timepad بر روی آن نصب کنید. هزینه خدمات از 29 دلار ماهانه برای 11 کارگر است. کارمندان می توانند با استفاده از کارت های NFC، کدهای QR یا پین ثبت نام کنند.

• یاور.موبایل– سیستم مانیتورینگ کارمندان سیار

یاوریک سرویس نسبتاً محبوب است که در نظارت بر زمان کار کارکنانی که در یک دفتر بر روی رایانه شخصی کار می کنند تخصص دارد. بیایید فرض کنیم که کارمندان به دلیل ویژگی های فعالیت خود، دائما در حال سفر هستند. سپس برای کنترل زمان کار یک کارمند، اپلیکیشن موبایل Yaware.Mobile که توسط Yaware برای اندروید منتشر شده است، برای شما ایده آل است. این اپلیکیشن بر روی گوشی هوشمند کارمند نصب می شود و با استفاده از GPS (حرکت، تماس، پیامک و غیره) اقدامات کارمند را ثبت می کند. مدیر یا مدیر توانایی نظارت بر اقدامات کارمند (هم در زمان واقعی و هم بعد از آن) را دارد. این به درک دلایل عملکرد پایین یک کارمند موبایل خاص کمک می کند. کارمندان نیز به نوبه خود با اطلاع از برنامه نصب شده، از زمان کاری خود و گوشی هوشمند شرکت به طور منطقی تر استفاده خواهند کرد. هزینه خدمات ماهیانه 380 روبل برای یک کارمند است.

• یاور.آنلاین– سرویسی که کار اضافه کاری را کنترل می کند.

سرویسی که برای نظارت بر ساعات کاری کارکنان طراحی شده است. Yaware.Online دو نوع گزارش برای مدیران کسب و کار تهیه کرده است. یکی از آنها، "دیر ماندن بعد از کار"، امکان ردیابی اقدامات کارمند را در رایانه شخصی پس از پایان زمان کار اصلی فراهم می کند. نوع دوم، "فعالیت های کارکنان"، به رئیس اجازه می دهد موارد نقض نظم و انضباط را ردیابی کند. این اطلاعات در مورد استفاده از زمان کار (میزان زمان کار و بهره وری آن، تاخیر، خروج زودهنگام و غیره) تولید می کند.

• نحوه انجام صحیح مصاحبه: دستورالعمل های گام به گام

نظر متخصص

برنامه پیگیری زمان از طریق مناقصه انتخاب شد

پیتر لبدف،

مدیر اقتصاد و دارایی در ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS)، Dzerzhinsk

ما نتوانستیم عملکرد مناسبی در بین محصولات ارائه شده در بازار پیدا کنیم و با دفتر مرکزی شرکت تماس گرفتیم. چیزی که در آنجا به ما پیشنهاد شد، دوباره به دلایلی (فنی، مالی یا حقوقی) با آنچه می خواستیم بخریم مطابقت نداشت.

این شکست به ما این ایده را داد که محصول خودمان را بسازیم که کاملاً نیازهای ما را برآورده کند. متخصصان بخش کنترل مشخصات فنی را توسعه دادند و عملکردهای سیستم ما را شرح دادند. شرایط مرجع در سطوح مختلف مدیریت شرکت مورد توافق قرار گرفت و پس از آن تنظیمات خاصی انجام شد. پس از آن مناقصه ای برگزار کردیم که در آن از شرایط مرجع به عنوان مشخصات محصول نرم افزاری استفاده کردیم. داوطلبان بر اساس معیارهای زیر ارزیابی شدند:

• زمان اجرا؛
• هزینه برنامه؛
• شرایط برای خدمات بیشتر؛
• مبلغ مورد نیاز برای سرمایه گذاری اضافی (خرید تجهیزات، مجوز، سرور و غیره).

چهار شرکت به درخواست ما پاسخ دادند. پس از مطالعه و تحلیل دقیق محصول پیشنهادی، گزینه پیشنهادی شرکت LAD را انتخاب کردیم. برنامه آنها قادر به نظارت بر زمان کار یک کارمند بر اساس 1C: Document Flow است و این شرکت مطلوب ترین قیمت را برای ما ارائه کرده است. علاوه بر این، ادغام محصول با 1C: حسابداری 8 و 1C: مدیریت حقوق و منابع انسانی را مفید دانستیم. در سپتامبر 2014، ما آزمایش اولین نسخه از سیستم را آغاز کردیم، اگرچه ساخت آن را در آوریل همان سال آغاز کردیم.

سلام! در این مقاله در مورد برنامه ریزی روز کاری شما صحبت خواهیم کرد.

امروز یاد خواهید گرفت:

1. چرا روز کاری خود را برنامه ریزی کنید
2. چه کسی به آن نیاز دارد؟
3. چگونه روز کاری خود را به درستی برنامه ریزی کنیم.

برای روز کاری خود برنامه ریزی کنید

در قرن بیست و یکم، ریتم زندگی به طرز محسوسی شتاب گرفته است و همچنان در حال افزایش است. اگر قبلاً برای موفقیت نیاز به انجام یک مقدار کار داشتید، اکنون برای رسیدن به موفقیت باید کارهای بیشتری انجام دهید. و مردم با کمبود زمان مواجه می شوند. اگر همه کارهای روزمره ای را که زندگی هر روز به سرمان می اندازد دنبال می کنیم، دیگر زمانی باقی نمی ماند.

برنامه ریزی روز کاری ابزاری است که نه تنها به استفاده موثر از زمان کار، بلکه به کاهش آن نیز کمک می کند. این یک لیست کارهای پیش پا افتاده نیست که باید به ترتیب دقیق تکمیل شود. برنامه ریزی توانایی انتخاب آنچه باید انجام شود، چرا و چه زمانی است.

به همین دلیل است که برنامه ریزی صحیح نه تنها هر کاری را که در طول روز انجام می دهید ساختار می دهد، بلکه زمان شما را نیز آزاد می کند. اول از همه، شما باید مهمترین کارها را انجام دهید - این قانون اصلی است. برای هر فردی که وقت آزاد در محل کار دارد و برنامه مشخصی برای توزیع صحیح وقت خود ندارد مفید است.

برنامه ریزی شامل چه مواردی می شود؟

برنامه ریزی زمان کار شامل:

• تعیین اولویت ها
• انتخاب وظایف مهم
• یافتن بهترین راه ها برای حل آنها.
• یافتن شغل در اوقات فراغت

اولویت بندیبه شما کمک می کند بفهمید چه چیزی نیاز به توجه دارد، چه چیزی می تواند خود به خود حل شود و چه موضوعی باید به سادگی نادیده گرفته شود. زمان و اطلاعات بسیار ارزشمندتر از قبل شده اند و هیجان زده شدن در مورد چیزی که نتیجه نمی دهد بی معنی است.

انتخاب وظایف مهم- تقریباً مشابه اولویت بندی، فقط در چارچوب یک روز کاری. شما انتخاب می کنید که چه چیزی به نتیجه مهمی می رسد، چه کاری باید فورا انجام شود و چه چیزی می تواند به تعویق بیفتد.

یافتن راه های بهتر برای حل مشکلات- یک نکته بسیار مهم هنگام برنامه ریزی، نه تنها باید آنچه را که انجام خواهید داد، بلکه بهترین روش انجام آن را نیز در نظر بگیرید. در عین حال، نه تنها صرفه جویی در زمان، بلکه انجام همه کارها تا حد امکان سریع و کارآمد مهم است.

کار با اوقات فراغتهمچنین باید در برنامه کاری گنجانده شود. آیا روزی 2 ساعت وقت دارید که بتوانید برای چیزی صرف کنید؟ شما می توانید این موضوع را به رئیس خود بگویید، و او به شما کار می کند، می توانید خودتان را آموزش دهید، یا می توانید برای توسعه پروژه خود تلاش کنید.

چرا برنامه ریزی برای روز کاری مهم است؟

هرکسی که تا به حال با مشاغل آزاد، تجارت یا "کار به دلخواه" (مانند تاکسی) مواجه شده است، اهمیت سازماندهی وظایف در طول روز را کاملاً درک می کند. اما به عنوان مثال، اکثر کارکنان ادارات برنامه ریزی روز کاری خود را ضروری نمی دانند.

در واقع، دلیل اصلی برنامه ریزی برای روز کاری، افزایش کارایی خودتان است. اگر به بدن خود گوش دهید، می توانید بفهمید که بعضی چیزها در یک زمان برای شما بهتر کار می کنند و بعضی دیگر در زمان دیگر. به عنوان مثال، برقراری تماس با شرکت های دیگر بعد از ناهار برای شما راحت تر است، زیرا قبلاً از خواب بیدار شده اید، اما هنوز خسته نشده اید و کار یکنواخت در عصر سریعتر تکمیل می شود، بنابراین بهتر است وارد کردن اطلاعات را به تعویق بیندازید. پایگاه داده تا 5 - 6 ساعت.

برنامه ریزی یک روز کاری نه تنها عناصر اساسی حل مسئله، بلکه ترجیحات شخصی هر فرد را نیز در نظر می گیرد. مدیریت زمان برای تحمیل یک الگوی کار بسیار کارآمد به همه طراحی نشده است. شما باید وظایف خود را با ویژگی های بدن خود تطبیق دهید.

سازماندهی و برنامه ریزی روز کاری به شما این امکان را می دهد که در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید، و زمانی را برای انجام کارهایی که از آن لذت می برید باقی بگذارید.

چه کسی باید روز کاری خود را برنامه ریزی کند؟

هر فرد باید بتواند روز کاری خود را برنامه ریزی کند. به این ترتیب می توانید در زمان صرفه جویی کنید و کارآمدتر کار کنید. اما 3 دسته از افراد وجود دارند که به سادگی باید در برنامه ریزی شخصی شرکت کنند.

. بی انضباط ترین کارگر شغل آزاد است. او برنامه مشخصی ندارد و فقط ضرب الاجل به او یادآوری می کند که وقت آن است که برای انجام کاری بنشیند. به همین دلیل برای فریلنسرهایی که با چندین مشتری کار می کنند بسیار مهم است که روز کاری خود را برنامه ریزی کنند. اغلب مشخص می شود که سفارشات جدید با یک یا دو روز اختلاف ظاهر می شوند و اگر تا آخرین لحظه منتظر بمانید، ممکن است وقت نداشته باشید روی دو پروژه کار کنید.

بازرگانان. همه چیز در اینجا تقریباً مانند فریلنسینگ است. به خصوص اگر یک تجارت آنلاین باشد. از یک طرف می توانید در خانه استراحت کنید در حالی که کارمندانتان مشغول به کار هستند، اما از طرف دیگر این رویکرد به طور اجتناب ناپذیری شکست خواهد خورد. در غرب، فرقه اعتیاد به کار در میان تجار رونق می گیرد. آنها معتقدند که اگر 60 ساعت در هفته کار نکنید، به این معنی است که تنبل هستید و کاری برای انجام دادن در تجارت ندارید.

مدیران. یک رهبر همیشه یک تاجر نخواهد بود. مالک شرکت ممکن است در امور شرکت خود مشارکت فعال نداشته باشد، اما مدیر آن مسئولیت عملیات کل سازوکار را بر عهده می گیرد. به همین دلیل است که رهبران شرکت های متوسط ​​و بزرگ باید از زمان خود به طور موثر استفاده کنند، زیرا تصمیمات آنها آینده شرکت را در بلندمدت تعیین می کند. برنامه ریزی روز کاری یک مدیر راهی برای توزیع موثر زمان شما بین وظایف استراتژیک مهم است.

روش های برنامه ریزی روز کاری

روش های زیادی برای برنامه ریزی درست روز کاری شما می تواند وجود داشته باشد. اما یکی از موثرترین آنها این است ماتریس آیزنهاور. ماهیت آن به شرح زیر است.

4 مربع وجود دارد:

1. میدان الف - موارد فوری و مهم.
2. مربع ب - امور غیر فوری و مهم.
3. مربع C - موارد فوری و غیر مهم.
4. مربع D - موارد غیر فوری و غیر مهم.

مربع Aتقریباً همیشه باید خالی بماند. با برنامه ریزی مناسب، تمام وظایف مهم باید در مربع B قرار گیرند و با نزدیک شدن به A تکمیل شوند.

مربع Bچیزهای مهمی هستند که به شما در رسیدن به هدفتان کمک می کنند. این شامل تمام کارهایی می شود که باید ظرف 1 روز کاری تکمیل شوند.

مربع Cبه معنای وظایف فوری و غیر مهمی است که باید به دیگران محول شود. یک مثال بارز از مسائل فوری اما بی اهمیت، تماس با مشتری بالقوه است. یک کارمند می تواند این کار را انجام دهد، بهتر است روی چیزهای دیگر تمرکز کنید.

مربع Dیعنی چیزهای غیر فوری و بی اهمیتی وجود دارد که شما را به هدفتان نزدیک نمی کند، احساسات مثبت نمی دهد و اصولاً مورد نیاز نیست. تمام ایده های بیهوده باید در این مربع نوشته شود.

این تقسیم وظایف با توجه به اهمیت و فوریت آنها به شما امکان می دهد بفهمید که در طول روز کاری باید به چه مواردی توجه کنید و چه چیزهایی را می توانید با خیال راحت فراموش کنید. ماتریس نه تنها در فرآیندهای کاری، بلکه در زندگی روزمره نیز کمک می کند. اگر می خواهید انگلیسی یاد بگیرید، برای شما جالب است و به شما در حرفه شما کمک می کند - این مربع B است. اما اگر می خواهید اسپانیایی را فقط به خاطر دانستن آن یاد بگیرید، این D است و می توانید با خیال راحت فراموش کنید آی تی.

قوانین برنامه ریزی ساعات کاری

قوانین متعددی برای اینکه چگونه روز کاری خود را به طور موثر انجام دهید وجود دارد. برای راحتی کار، روز را به 3 قسمت تقسیم می کنیم:

• شروع روز کاری.
• گردش کار پایه
• تکمیل.

صبح مهمترین مرحله است. بسته به میزان خواب، نحوه بیدار شدن و کارهایی که انجام داده اید، خلق و خو، نگرش روانی و عملکرد شما بستگی دارد.

اصول یک صبح "درست" شامل موارد زیر است:

• نگرش مثبت اگر هر روز از خواب بیدار شوید و فکر کنید که از شغل خود متنفر هستید، بهره وری شما کاهش می یابد. سعی کنید صبح خود را با افکار دلپذیر شروع کنید.
• سعی کنید "نوسان نکنید". آیا متوجه شده اید که پس از بیدار شدن در صبح، به 30 تا 40 دقیقه دیگر نیاز دارید تا در نهایت به خود بیایید؟ این زمانی است که ارزش هدر دادن ندارد. بلافاصله پس از بیدار شدن از خواب، دوش بگیرید، قهوه دم کنید و به جای اینکه نیم ساعت وقت بگذارید، می توانید با آرامش صبحانه بخورید.
• صبحانه ای آرام و راه رفتن به محل کار. شروع روز بدون عجله بسیار مهم است. هنگامی که عجله دارید، بدن شما انرژی و اعصاب بیشتری را صرف می کند که می تواند برای کار مفیدتر استفاده شود. اگر نمی توانید یک صبحانه مقوی و یک سفر آرام را تهیه کنید، دیرتر بخوابید و زودتر از خواب بیدار شوید.
• وظایف کلیدی اکثر تاجران موفق می گویند که مهم ترین کارها باید در صبح انجام شود. همانطور که گفته می شود، "اگر می خواهید همه چیز را انجام دهید، یک قورباغه برای صبحانه بخورید." نقش قورباغه وظیفه ای است که اصلا نمی خواهید آن را به عهده بگیرید. این کار را صبح انجام دهید و خلق و خوی مثبت از این واقعیت که "قورباغه خورده شده است" در طول روز ادامه خواهد داشت.

گردش کار اصلی شامل وظایف زیر است:

• مشکلات فوری را حل کنید. درک این نکته مهم است که اگر یک موضوع فوری در طول روز کاری به سراغ شما آمد، لازم نیست تمام توجه خود را منحصراً به آن معطوف کنید. ابتدا باید بفهمید که مهم است یا خیر. اگر مهم است، باید فوراً روی آن کار کنید. در غیر این صورت مسئولیت اجرای آن را به شخص دیگری واگذار کنید.
• ضرب العجل ها. هر روز باید ضرب الاجل های تقریبی برای خود تعیین کنید که در آن باید با کل حجم وظایف کنار بیایید. مهم است که "همه کارها را قبل از ساعت 18 انجام دهید" نیست، بلکه "در ساعت 14:00 - شروع به برنامه ریزی کنید، در ساعت 15:00 - تجزیه و تحلیل شاخص ها، در ساعت 16:00 - گزارش تهیه کنید" و غیره.
• در محل کار سفارش دهید. این یک نکته ضمنی اما بسیار مهم است. اگر میزتان به هم ریخته باشد، چشمانتان مدام در میان آن گم می شود. و اگر مدرک خارجی در محل کار شما وجود دارد، می توانید مطالعه آن را شروع کنید و فقط 20 تا 30 دقیقه از دست بدهید.
• از تکانه ها پیروی نکنید این مهمترین است. برخی محرک‌ها وجود دارند که باعث می‌شوند توجه خود را از کار به چیزی کم‌اهمیت معطوف کنید. هنگامی که در حال بررسی طرح فروش خود هستید با یک دوست تماس بگیرید؟ بهتر است این کار را نکنید، در این صورت تمرکز خود را از دست خواهید داد و می توانید به راحتی روحیه کار را از دست بدهید.
• روال خود را گروه بندی کنید. این خیلی مهمه. اگر در طول روز نیاز به برقراری 60 تماس تلفنی دارید، بهتر است آنها را به چند گروه کوچک، 10 تا 15 در یک زمان تقسیم کنید. پس از برقراری تماس، می توانید کار دیگری را انجام دهید. با تغییر مداوم از فعالیت معمولی به فعالیت فعال، می توانید کارهای بیشتری انجام دهید.

پایان روز کاری بر اساس اصول زیر است:

• آنچه لازم است را تمام کنید. گروهی از چیزها در میدان "مهم اما نه فوری" قرار می گیرند. بهتر است آنها را در طول روز کاری تکمیل کنید و همیشه مربع "مهم و فوری" را خالی نگه دارید.
• نتایج خود را بر اساس برنامه خود بررسی کنید. هر کاری که در طول روز انجام دادید باید با آنچه برنامه ریزی کرده اید مقایسه شود. اگر به تازگی برنامه ریزی روز کاری خود را شروع کرده اید، انحرافات جزئی از برنامه درست خواهد بود. سعی کنید آنها را تا حد امکان کم نگه دارید.
• برای روز بعد برنامه ریزی کنید. بهتر است این کار را در پایان روز کاری قبل انجام دهید. به این ترتیب شما روحیه کاری را حفظ خواهید کرد و در عین حال تنظیم یک برنامه واقعی امور مهم است.

اگر مدیر هستید، در طول روز کاری باید از نزدیک با منشی خود کار کنید.

لطفاً به یاد داشته باشید که این همه توصیه های عمومی است. آنها ویژگی های فردی شما را در نظر نمی گیرند. اگر برای شما راحت‌تر است که کارهای فوری را بعد از ظهر انجام دهید تا صبح، این حق شماست. اگر ترجیح می‌دهید یک کار سخت و بزرگ را دوام بیاورید و برای یک روز روی خلق و خوی شما تأثیری نداشته باشد، آن را همیشه انجام دهید.

برنامه ریزی روز کاری باید فردی باشد.

اشتباهات اساسی هنگام برنامه ریزی روز کاری

علیرغم این واقعیت که مدیریت زمان در زندگی ما جا افتاده است، اکثر مردم هنگام برنامه ریزی روز کاری خود اشتباهات رایجی را مرتکب می شوند. در اینجا تعداد کمی از آنها هستند.

اشتباه 1. اولویت بندی اشتباه.

ماتریس آیزنهاور به ما می گوید که باید کارهای مهمی انجام دهیم. اما بسیاری از مردم می توانند به راحتی در مورد آنچه برای آنها مهم است گیج شوند. مربع A که باید خالی بماند و مسئول امور فوری و مهم است، اغلب با مربع C اشتباه گرفته می شود، جایی که موارد بی اهمیتی که نیاز به توجه فوری دارند جمع شده اند.

مهم است که به یاد داشته باشید که باید انرژی خود را صرفاً صرف چیزهایی کنید که در یک زمان معین برای شما مهم است. وقتی بتوان همه چیز را کنار گذاشت و عاقلانه برنامه ریزی کرد، باید برای آینده کار کرد.

اشتباه 2: صرف زمان زیاد برای چیزهای کوچک.

برای توضیح اینکه چرا باید ابتدا "اساسی" و فقط بعد از آن کارهای کوچک انجام شود، از قانون پارتو استفاده می کنیم. می گوید 20 درصد تلاش 80 درصد نتیجه را به همراه دارد. یعنی وقتی روی موضوع مهمی کار می کنید، 20 درصد تلاش خود را صرف می کنید و 80 درصد نتیجه را به دست می آورید. وقتی روی چیزهای کوچک کار می کنید، 4 برابر کمتر نتیجه می گیرید و 4 برابر بیشتر تلاش می کنید.

بیایید به یک مثال کوچک نگاه کنیم.شما باید یک کمپین تبلیغاتی راه اندازی کنید. اگر 10 خلاقیت ایجاد کنید، کلمات کلیدی و عبارات را برای آنها انتخاب کنید و آنها را در سایت های آماده راه اندازی کنید، آنگاه این 20٪ کار است که 80٪ نتیجه را به همراه خواهد داشت. اما اگر برای ویرایش فونت ها و تصاویر، انتخاب و صیقل دادن عبارات، و جستجوی پلتفرم های اضافی برای تبلیغات وقت بگذارید، تلاش بسیار بیشتری صرف خواهید کرد. همه این کارها باید انجام شود، اما پس از شروع کمپین تبلیغاتی، زمانی که به اولین نتیجه رسیدید.

اشتباه 3. کمبود وقت برای مسائل شخصی.

هر فردی باید زندگی شخصی و آزادی انتخاب شغل داشته باشد. اگر کارهای زیادی برای انجام دادن دارید و یک یا دو ساعت برای انجام سرگرمی خود پیدا نمی کنید، پس این برنامه ریزی ضعیف روز شماست. برنامه ریزی برای زمان کاری مهم است نه تنها به این دلیل که به شما امکان می دهد کارهای بیشتری انجام دهید. این به شما این فرصت را می دهد که بدون عجله کاری را که دوست دارید انجام دهید.