سازماندهی مناسب روز چگونه با استفاده از برنامه ریزی زمان کار خود را سازماندهی کنید

"زمان" مفهومی است که بر اساس ادراک فرآیندها، رویدادهای در امتداد، مدت زمان در جهان ساخته شده است، یعنی درک زمان در نتیجه درک شخص از توالی رویدادها در دنیای مادی بیرونی شکل می گیرد. و در روانشناختی درونی. دانشمندان مختلف زمان فیزیکی، بیولوژیکی، روانی، اجتماعی را تشخیص می دهند. خطی، چرخه ای، مارپیچی و غیره در علوم انسانی، زمان طبیعی و اجتماعی اغلب در تقابل قرار می گیرند. طبیعت اساساً به صورت کمی توصیف می شود و هرگونه درک از زندگی اجتماعی انسان مستلزم رویکردی کیفی است. زمان ساعت با زمان طبیعی دنیای فیزیکی - چرخه های روزانه و فصلی برابر است. زمان فیزیکی به عنوان واحدهای ثابت و بی نهایت قابل تقسیم قابل اندازه گیری در نظر گرفته می شود. زمان ساعت روشی مناسب برای اندازه گیری در علوم طبیعی و اجتماعی محسوب می شود. بنابراین، زمان، در اصل، همیشه یکسان است. در همه موارد، ساخت مفهومی یکسانی است. می توان نتیجه گرفت که بین درک زمان و زندگی انسان ارتباط تنگاتنگی وجود دارد. معلوم می شود که زمان مفهومی است که کل زندگی او از جمله فعالیت کاری را منعکس می کند. در این مورد، ما در مورد ساعات کار صحبت می کنیم، استانداردهایی که در قوانین مختلف قانونی تنظیم شده است.

قانون اساسی فدراسیون روسیه یکی از حقوق اساسی کار - حق محدود کردن ساعات کار توسط قانون، در تعطیلات آخر هفته و تعطیلات را تضمین می کند.

قانون کار فدراسیون روسیه ساعات کار را در هنر تعریف می کند. 91. زمانی که در طی آن کارمند طبق شرایط باید وظایف کاری را انجام دهد و همچنین سایر دوره های زمانی که مطابق با قانون و سایر قوانین قانونی نظارتی فدراسیون روسیه مربوط به زمان کار است.

سایر دوره‌های زمانی شامل دوره‌های توقف، استراحت‌های با حقوق در طول روز کاری، زمان صرف شده در یک سفر کاری، زمان استراحت بین شیفت‌ها در شیفت کاری و غیره است.

تنظیم قانونی زمان کار عمدتاً با هدف دستیابی به سه هدف زیر است:

• استفاده سازنده از زمان کار؛
• حفاظت از سلامت، حفظ طولانی مدت ظرفیت کار، فعالیت کار کارمند.
• افزایش سطح آموزش حرفه ای مجری - شرکت کننده در کار مشترک، استخدامی، قراردادی.

استانداردهای قانونی برای ساعات کاری

استاندارد قانونی زمان کار، استاندارد زمان کار است که در قانون کار ذکر شده است. قانون کار فدراسیون روسیه استانداردهای قانونی زیر را برای ساعات کاری تعیین می کند:

• هفته کاری؛
• شیفت کاری (مدت کار روزانه)؛
• دوره حسابرسی؛
• محدودیت اشغال؛
• روز کاری.

هفته کاری -طول زمان کار در هفته تقویمی (40 ساعت طبق قسمت 2 ماده 91 قانون کار فدراسیون روسیه) کلی ترین معیار آن است که در شرایط هفته کاری پنج روزه و شش روزه استفاده می شود. .

طول هفته کاری می تواند نرمال، یعنی 40 ساعت، یا کوتاه یا ناقص باشد. نوع اصلی هفته کاری پنج روزه است. طبق ساختار تعیین شده توسط کارفرما، یک هفته کاری پنج روزه شامل پنج روز کاری و دو روز تعطیل است.

به عنوان یک قاعده، یک هفته کاری شش روزه در بنگاه هایی ایجاد می شود که به دلیل ماهیت تولید و شرایط کاری، در نظر گرفتن هفته کاری پنج روزه نامناسب است. بنابراین، بسیاری از مؤسسات آموزشی، بیشتر بیمارستان ها و سایر مؤسسات اجتماعی بر اساس یک برنامه کاری هفتگی شش روزه کار می کنند.

با توجه به هنر. 95 قانون کار فدراسیون روسیه در آستانه تعطیلات آخر هفته، مدت کار در هفته کاری شش روزه نمی تواند از پنج ساعت تجاوز کند.

تغییر کار -این یک روز کاری در . شیفت یک دوره زمانی است که پس از آن کارگرانی که در یک فرآیند تکنولوژیک مشابه مشغول به کار هستند جایگزین می شوند. می تواند روز یا شب باشد.

ضمانت هایی که توسط قانون کار ایجاد شده است که مدت زمان کار روزانه (شیفت) را محدود می کند همچنین شامل قوانین مربوط به مدت زمان کار می شود. در آستانه تعطیلات غیر کاری و تعطیلات آخر هفته، در شب.

با توجه به هنر. 95 قانون کار فدراسیون روسیه، مدت روز کاری یا شیفت بلافاصله قبل از تعطیلات غیر کاری یک ساعت کاهش می یابد.

در سازمانهایی که دائماً مشغول به کار هستند و در انواع خاصی از کارها که کاهش مدت زمان کار (شیفت) در روزهای قبل از تعطیلی غیرممکن است، اضافه کاری با ارائه زمان استراحت اضافی به کارمند و یا با رضایت کارمند، جبران می شود. پرداخت بر اساس استانداردهای تعیین شده برای اضافه کاری.

مدت زمان کار (شیفت) در شب بدون کار بیشتر یک ساعت کاهش می یابد. زمان شب از ساعت 22:00 تا 6:00 در نظر گرفته شده است. کار شبانه با نرخ افزایشی که توسط کارفرما تعیین می شود پرداخت می شود.

مدت زمان کار (شیفت) در شب برای کارمندانی که زمان کار آنها کاهش یافته است و همچنین برای افرادی که برای کار در شب استخدام شده اند کاهش نمی یابد، مگر اینکه در قرارداد جمعی طور دیگری مقرر شده باشد.

مدت کار در شب برابر با مدت کار در روز در مواردی است که به دلیل شرایط کاری لازم است و همچنین برای نوبت کاری با هفته کار شش روزه با یک روز مرخصی. فهرست چنین آثاری ممکن است با یک توافق جمعی یا قانون قانونی نظارتی محلی تعیین شود.

افراد زیر مجاز به کار در شب نیستند: زنان باردار. افراد معلول؛ کارگران زیر 18 سال، به استثنای افرادی که در ایجاد و (یا) اجرای آثار هنری نقش دارند. دسته های دیگر کارگران مطابق با قانون کار فدراسیون روسیه و سایر قوانین فدرال. زنان دارای کودکان زیر سه سال، افراد معلول، کارگران دارای کودکان معلول، و همچنین کارگرانی که از اعضای بیمار خانواده خود مراقبت می کنند مطابق با گواهی پزشکی صادر شده به روشی که توسط قوانین فدرال و سایر اقدامات قانونی نظارتی روسیه صادر شده است. فدراسیون، مادران و پدرانی که فرزندان زیر پنج سال را بدون همسر بزرگ می کنند و همچنین سرپرستان فرزندان در این سن، فقط با رضایت کتبی خود و مشروط بر اینکه این کار به دلایل بهداشتی برای آنها منع نشده باشد، می توانند در کار شبانه شرکت کنند. مطابق با گواهی پزشکی ضمناً این کارمندان باید کتباً از حق خودداری از کار در شب مطلع شوند.

روش کار در شب برای کارگران خلاق رسانه ها، سازمان های سینمایی، گروه های تلویزیونی و فیلم های ویدئویی، تئاترها، سازمان های تئاتر و کنسرت، سیرک ها و سایر افرادی که در ایجاد و (یا) اجرای (نمایشگاه) آثار مشارکت دارند، مطابق با با لیست مشاغل، حرفه ها، موقعیت های این کارگران، تایید شده توسط دولت فدراسیون روسیه، با در نظر گرفتن نظر کمیسیون سه جانبه روسیه برای تنظیم روابط اجتماعی و کار، می تواند توسط یک توافق جمعی، محلی ایجاد شود. قانون قانونی تنظیمی یا قرارداد کار.

دوره حسابرسیبه شما امکان می دهد تعداد ساعات کار یک کارمند را در طول یک دوره تقویمی تعیین کنید و آنها را با ساعات کاری استاندارد تعیین شده توسط قانون مرتبط کنید.

از این نظر، می توان در مورد دوره حسابداری به عنوان نوعی کنترل بر اندازه گیری زمان کار صحبت کرد که امکان شناسایی اضافه کار واقعی یا کم کاری تعداد معینی از ساعات کاری توسط یک کارمند را در یک دوره مشخص از زمان ممکن می سازد. زمان. این مدت معمولاً در مقررات محلی و برنامه های نوبت مشخص می شود. دوره حسابداری می تواند یک ماه، یک چهارم یا یک دوره دیگر باشد، اما نه بیشتر از یک سال.

محدودیت اشغال- این محدودیتی است که توسط قانون برای استخدام کارمند در یک زمان تقویم مشخص تعیین شده است.

به عنوان مثال، کار خارج از ساعات کاری عادی به ابتکار یک کارمند پاره وقت نباید بیش از چهار ساعت در روز باشد. در روزهایی که کارمند از انجام وظایف کاری در محل اصلی کار خود رها می شود، می تواند به صورت نیمه وقت به صورت تمام وقت (شیفت) کار کند. در طول یک ماه (دوره حسابداری دیگر)، مدت زمان کار در هنگام کار پاره وقت نباید از نصف زمان کار استاندارد ماهانه (زمان کار استاندارد برای دوره حسابداری دیگر) تعیین شده برای دسته مربوطه از کارمندان تجاوز کند. در نتیجه قانونگذار برای استخدام روزانه، هفتگی، سالانه یا غیر آن، محدودیتی را تعیین می کند.

ما همچنین می توانیم در مورد حضور در قانون فعلی در انبوهی از چنین استاندارد قانونی زمان کار صحبت کنیم روز کاری.قانونگذار در قانون کار فدراسیون روسیه "" (قسمت 1 ماده 102) را در مورد کار که "شدت آن در طول روز کاری یکسان نیست" ذکر می کند که "روز کاری را می توان به بخش هایی تقسیم کرد". (ماده 105 در عنوان (نام) که قانونگذار در مورد روز کار نیز صحبت کرده است). در عین حال، قانونگذار به طور همزمان از اصطلاحات "شیفت" و "روز کاری" استفاده می کند و بدیهی است که بر عدم هویت آنها تأکید می کند.

با این حال، در قانون کار فدراسیون روسیه هیچ نشانه مستقیمی از طول روز کاری وجود ندارد، به عنوان مثال، این در رابطه با هفته کاری در قسمت 2 هنر تعیین شده است. 91 قانون کار فدراسیون روسیه. بر اساس محتوای این بخش، می توان نتیجه گرفت که در فدراسیون روسیه یک روز کاری هفت ساعته برای یک هفته کاری شش روزه استفاده می شود. بخش 3 هنر. 95 قانون کار فدراسیون روسیه در آستانه تعطیلات آخر هفته با هفته کاری شش روزه یک روز کاری پنج ساعته را تعیین می کند.

اگر در قانون کار RSFSR سال 1922 روز کاری به عنوان استاندارد قانونی اصلی زمان کار اعلام شد، که برای کاهش آن طبقه کارگر تا سال 1918 مبارزه کرد، پس در قانون کار فدراسیون روسیه در سال 2001 هفته کار تبدیل می شود. استاندارد قانونی اصلی زمان کار

مقررات قانونی تعیین ساعات کار

قانون کار فدراسیون روسیه تعریف قانونی ارائه نمی دهد . مطابق با هنر. 100 قانون کار فدراسیون روسیه، رژیم زمان کار باید طول هفته کاری را پیش بینی کند (پنج روز با دو روز تعطیل، شش روز با یک روز تعطیل، هفته کاری با روزهای تعطیل در یک برنامه کشویی، هفته کار پاره وقت)، کار با ساعات کاری نامنظم برای دسته خاصی از کارگران، مدت زمان کار روزانه (شیفت)، از جمله کار نیمه وقت (شیفت)، زمان شروع و پایان کار، زمان استراحت در کار، تعداد شیفت در روز، متناوب روزهای کاری و غیر کاری، که توسط مقررات داخلی کار مطابق با قانون کار و سایر قوانین قانونی نظارتی حاوی هنجارهای قانون کار، قراردادهای جمعی، موافقت نامه ها و برای کارمندانی که ساعات کاری آنها با قوانین عمومی متفاوت است تعیین می شود. ایجاد شده توسط یک کارفرمای معین - یک قرارداد کار. این یک نوع انتزاع است، یک قاعده کلی که در آن کارفرما در سطح محلی رژیمی را برای استفاده مولد از زمان کار ایجاد می کند. به عنوان مثال، در مقررات داخلی کار سازمان در بخش "زمان کار و استفاده از آن" ذکر شده است.

ساعات کار موضوع تحقیق نه تنها در علوم حقوقی است. توسط روانشناسان و فیزیولوژیست های کار مطالعه می شود. آنها پدیده هایی را مطالعه می کنند که در بدن انسان، در روان او در طول فرآیند کار رخ می دهد یا می تواند رخ دهد. بنابراین، در طول فعالیت کاری شدید، کار طولانی مدت، کارگران اغلب بار عصبی را تجربه می کنند و به اصطلاح خستگی کار روانی انباشته می شود.

ساعات کاری تعیین شده برای کارمندان باید از ساعات کاری سازمان متمایز شود، زیرا ممکن است مطابقت نداشته باشند. برنامه زمانی کار یک کارمند روشی است برای توزیع زمان کاری او در زمان نجومی، از جمله نوع هفته کاری (پنج روزه یا شش روزه)، مدت زمان کار روزانه (شیفت)، زمان شروع و پایان آن، ترتیب. انتقال از یک شیفت به شیفت دیگر و غیره. ه- ساعت کار جزء لاینفک مقررات داخلی کار است و باید توسط هر یک از کارکنان رعایت شود. این می تواند برای همه کارکنان سازمان یکسان باشد یا برای بخش های فردی آن و شرکت کنندگان در کار مشترک تابع کارفرما متفاوت باشد.

تنظیم حقوقی ساعات کار در یک سازمان با توافق جمعی و مقررات داخلی کار انجام می شود.

از جمله متداول ترین ساعات کاری در فعالیت شرکت ها و سازمان ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت روزانه ساعات کار؛
• ثبت خلاصه زمان کار؛
• حالت عملکرد چند شیفت؛

مطابق با هنر. 100 قانون کار فدراسیون روسیه، هنگام سازماندهی فرآیند کار یک سازمان، کارفرما حق دارد یک هفته کاری پنج روزه با دو روز تعطیل، یک هفته کاری شش روزه با یک روز تعطیل، یک کار را اعمال کند. هفته با روزهای تعطیل در یک برنامه کشویی و مطابق با هنر. 104 قانون کار فدراسیون روسیه - ثبت خلاصه زمان کار.

استانداردهای قانونی برای زمان کار در قانون کار فدراسیون روسیه به عنوان استانداردهای قانونی متفاوت است ساعات کار عادی(ماده 91) و سایر موازین قانونی. مورد دوم عبارتند از: به اختصار(کاهش ساعت کار ماده 92 و ...) و ناقصموازین قانونی (کار نیمه وقت - ماده 93). معیارهای متعددی را می توان شناسایی کرد که این دو نوع ساعات کاری "کاهش" را در مقایسه با ساعات عادی متمایز می کند. اول، روش نصب. زمان کاهش یافته توسط قانون تنظیم می شود، در درجه اول در قانون کار فدراسیون روسیه. استانداردهای قانونی ناقص زمان کار را می توان با توافق طرفین یا به ابتکار کارمند تعیین کرد (ماده 262 قانون مدنی فدراسیون روسیه) ثانیاً، معیار ذهنی. زمان کاهش یافته برای افراد مشخص شده در قانون ارائه می شود. به عنوان یک قاعده، دسته‌هایی از کارگران که از نظر اجتماعی محافظت می‌شوند (کودکان، افراد ناتوان گروه I یا II، کارگران بخش دولتی - معلمان، پزشکان و غیره) بنابراین، برای کارگران زیر 16 سال، زمان عادی کار کاهش می‌یابد. 16 ساعت و از 16 تا 18 سال - 4 ساعت در هفته؛ برای افراد معلول گروه I و II - به مدت 5 ساعت و همچنین بسته به شرایط کاری کارگرانی که در کار با مضر و (یا) خطرناک کار می کنند. شرایط کار (به مدت 4 ساعت در هفته)، در شب - برای 1 ساعت کار روزانه در این شرایط.

ساعات کار پاره وقت را می توان با قرارداد کار تعیین کرد (قرارداد کار، توافق اضافی برای آن).

قانونگذار کارفرما را مکلف می کند که یک روز کاری نیمه وقت (نوبت کاری) یا هفته کار نیمه وقت ایجاد کند، مثلاً به درخواست زن باردار، یکی از والدین (ولی، قیم) با فرزند زیر سال. 14 سال (کودک معلول زیر 18 سال) و همچنین شخصی که از یکی از اعضای خانواده بیمار مراقبت می کند طبق گواهی پزشکی صادر شده به روشی که توسط قوانین فدرال و سایر اقدامات قانونی نظارتی فدراسیون روسیه تعیین شده است.

سومین معیاری که به ما امکان می دهد بین ساعات کاری پاره وقت و کاهش یافته تمایز قائل شویم، دستمزد است. هنگام کار پاره وقت، حقوق کارمند به نسبت زمانی که کار کرده یا بسته به میزان کاری که انجام داده است، پرداخت می شود. علیرغم کاهش تعداد ساعات کار در هفته، ساعات کار کاهش یافته معمولاً (ماده 271 قانون کار فدراسیون روسیه) حق کارگران را برای دریافت دستمزد در میزان مصوب برای این دسته از کارگران محدود نمی کند. کاهش ساعات کاری و پرداخت هزینه آن به هزینه کارفرما، وضعیت چنین کارمندی را در مقایسه با افرادی که یک هفته کاری کامل 40 ساعته کار می کنند، بهبود می بخشد.

یک قرارداد جمعی ممکن است کاهش مدت زمان کار روزانه (شیفت) را در مقایسه با مدت زمان عادی (40 ساعت) کار روزانه (شیفت) برای کارکنانی که در کار با شرایط کاری مضر و (یا) خطرناک کار می کنند، پیش بینی کند. حداکثر ساعات کار هفتگی (بخش 1 ماده 22 قانون کار فدراسیون روسیه) و استانداردهای بهداشتی برای شرایط کاری تعیین شده توسط قانون.

کاهش مدت زمان کار روزانه برای اکثر افرادی که در کار با شرایط کاری خطرناک کار می کنند مطابق با فهرست صنایع، کارگاه ها، حرفه ها، موقعیت هایی با شرایط کاری خطرناک، کاری که در آن حق مرخصی اضافی و کوتاه شده را می دهد، تعیین می شود. روز کاری با در نظر گرفتن هنجارهای دستورالعمل در مورد کاربرد آن.

این فهرست مدت زمان کار روزانه در یک حرفه، موقعیت، نوع کار و تولید را مشخص می کند. کارمندان حرفه یا سمت هایی که در بخش های مربوطه فهرست در تولید و کارگاه ها پیش بینی شده است، صرف نظر از اینکه این تولیدات و کارگاه ها متعلق به چه صنعتی است، حق یک روز کاری کوتاه شده دارند. اگر کارمند در کل روز کاری کوتاه شده واقعاً در شرایط مضر شاغل باشد (بند 9 دستورالعمل) روز کاری برای آنها کوتاه می شود. برای کارگرانی که حرفه و سمت آنها در فهرست درج نشده است، اگر در دوره های معینی در تولید، کارگاه، حرفه و سمت هایی با شرایط کاری مضر پیش بینی شده در فهرست انجام دهند، روز کاری کوتاه شده در این دوره ها باید به میزان تعیین شود. همان مدت زمان استخدام دائم در این شغل (بند 20 دستورالعمل).

مدت زمان کار روزانه (شیفت) کارگران خلاق رسانه ها، سازمان های سینمایی، گروه های تلویزیونی و ویدئویی، تئاترها، سازمان های تئاتر و کنسرت، سیرک ها و سایر افرادی که در ایجاد و (یا) اجرای (نمایشگاه) آثار مشارکت دارند، مطابق با با لیست مشاغل، حرفه ها، موقعیت های این کارگران، که توسط دولت فدراسیون روسیه با در نظر گرفتن نظر کمیسیون سه جانبه روسیه برای تنظیم روابط اجتماعی و کار تایید شده است، می توان با یک توافق جمعی، یک تنظیم کننده محلی ایجاد کرد. قرارداد کار (قسمت 4 ماده 94 قانون کار فدراسیون روسیه).

برای یک فرد معلول، مدت زمان توصیه شده کار روزانه (شیفت) در برنامه توانبخشی فردی که بر اساس نتایج یک معاینه پزشکی و اجتماعی صادر می شود، نشان داده شده است. این برنامه برای توانبخشی یک معلول برای همه سازمان ها صرف نظر از شکل سازمانی و قانونی آنها اجباری است.

کار نیمه وقتبه عنوان کار پاره وقت و نیمه وقت متمایز می شود. کار پاره وقت مانند کار کوتاه مدت کمتر از 40 ساعت در هفته تعیین شده است. مدت آن با توافق طرفین رابطه کاری تعیین می شود. به صورت مکتوب است. به عنوان یک قاعده کلی، کارفرما حق ندارد یک طرفه ساعات کار پاره وقت را معرفی کند. عدم رضایت کارمندان و نمایندگان مجاز آنها برای معرفی کار پاره وقت به آنها این امکان را می دهد که ساعاتی را که بدون تقصیر کارمند کار نکرده اند را به عنوان وقت بیکاری مطالبه کنند.

مطابق با هنر. 74 قانون کار فدراسیون روسیه، هنگامی که شرایط کار سازمانی یا تکنولوژیکی تغییر می کند، که ممکن است منجر به اخراج انبوه کارگران شود، کارفرما می تواند یک روز یا هفته کار پاره وقت را آغاز کند. در عین حال، او باید حداکثر دو ماه قبل از نوآوری، کتباً به هر کارمند در مورد تغییر ساعت کاری تعیین شده هشدار دهد. به منظور حفظ مشاغل، کارفرما حق دارد با عنایت به نظر هیأت منتخب صنفی سازمان، رژیم کار پاره وقت را برای مدت حداکثر شش ماه (بند 5 ماده 74 ق. قانون کار فدراسیون روسیه).

ایجاد کار پاره وقت فرض بر این است که کارمند روزانه ساعات کمتری کار کند، مثلاً نه هشت ساعت، بلکه چهار ساعت در روز، یا تعداد روزهای کاری در هفته از پنج به چهار، سه روز و غیره کاهش یابد. کار در شرایط کار پاره وقت بر مدت زمان تعطیلات تأثیر نمی گذارد و روش محاسبه طول خدمت را تغییر می دهد.

مقررات قانونی استفاده مولد یک کارمند از زمان کار به روش های مختلفی انجام می شود. همراه با استانداردهای زمان کار دولتی، در شرایط اقتصادی بازار، ادغام محلی آنها کاملاً گسترده است.

1. روز کاری خود را برنامه ریزی کنید

برنامه روزانه یک امر رسمی نیست، بلکه چیزی است که باید زندگی سازمان یافته جدید خود را با آن شروع کنید. درست است، باید واقع بینانه و دقیق باشد. نه تنها ملاقات با همکاران، بلکه همه موارد دیگر را در آن بگنجانید. در حالت ایده آل، باید کل روز خود را برنامه ریزی کنید و تخمین بزنید که هر کار چقدر زمان می برد. وقتی می دانید که هنوز باید این کار و آن را انجام دهید، میل به نشستن در فیس بوک در جایی از بین می رود. حتما زمانی را برای بازکردن نامه های خود یا مرتب کردن اوراق خود اختصاص دهید. یک یا دو "رویکرد" در طول هفته - و شما فراموش خواهید کرد که صندوق پستی شلوغ چیست.

2. حد و مرزهای دقیقی تعیین کنید

کارمندان دفتر می دانند که جلسات چقدر طول می کشد. برای جلوگیری از گیر افتادن در بحث‌ها در طول روز، یاد بگیرید که محدودیت‌های زمانی تعیین کنید و بیش از 45 دقیقه را صرف بحث نکنید. این اصل برای کارهای مستقل نیز به خوبی کار می کند. با دانستن اینکه باید آن را در دو ساعت (مثلاً) انجام دهید، با تماس، مکالمه و قهوه حواس شما را از کار پرت نخواهد کرد. و در پایان تعجب خواهید کرد که چقدر می توانید در یک روز انجام دهید.

3. از خدمات و برنامه های کاربردی اضافی استفاده کنید

چند ساعت تا یک جلسه مهم باقی مانده است، و شما هنوز ارائه خود را تمام نکرده اید؟ نترسید، روی مهمترین چیز تمرکز کنید و از آن بهره ببرید. می‌توانید عکس‌ها را در ویرایشگر PicMonkey پردازش کنید، فایل‌های صوتی را در Audacity مرتب کنید و یک نمونه کار آنلاین در ویرایشگر قرار دهید.

4. در پست ننشینید

آیا می دانستید که حدود یک سوم از روز کاری شما صرف خواندن ایمیل می شود؟ این یک اعتیاد واقعی است که شما را از کار عادی باز می دارد. چه باید کرد؟ سعی کنید ایمیل خود را دو یا سه بار در روز چک کنید، نه بیشتر. به عنوان مثال، صبح که سر کار آمدید، بعد از ناهار، سپس در پایان روز کاری. برگه نامه باید برای بقیه زمان بسته باشد. برنامه روی گوشی شما نیز عادت کردن به آن سخت است، اما واقعا کار می کند.

5. حالت پرواز را روشن کنید

این به مقابله با سایر تداخل کمک می کند. منظور ما فیسبوک، اینستاگرام، پینترست و غیره است. به نظر می رسد چیز خاصی نیست - یک دقیقه اینجا، یک دقیقه آنجا، اما در واقعیت به طرز وحشتناکی حواس را پرت می کند، و آماده شدن بعد از آن بسیار دشوار است. راه حل: همه برگه ها، برنامه ها و پیام رسان های فوری را ببندید و در بقیه روز کاری حواس شما را پرت نکنید. بهتر است سخت کار کنید و سپس با دوستان گپ بزنید - حداقل برای یک ساعت، حداقل تمام شب. حتی می توانید به رستوران یا بار بروید. چرا که نه، چون شما عالی هستید و همه کارها را انجام دادید.

6. فهرستی از کارها تهیه کنید

ساده ترین و موثرترین راه برای داشتن روزی سودآور. درست صبح بنشینید و هر کاری را که باید انجام دهید یادداشت کنید. به یاد داشته باشید: هنگامی که یک هدف تعیین می شود، کنار زدن آن بسیار دشوارتر است. بهتر است از کارهای ضروری و مهم شروع کنید، حتی اگر واقعاً نمی خواهید آنها را انجام دهید. پس از آن، به کارهای غیر فوری، اما نه جالب ترین، بروید و کارهای آسان و لذت بخش را برای آخر بگذارید - به عنوان پاداش برای کار انجام شده.

7. کمال گرایی غیر ضروری است

تعالی و میل به انجام بهتر خوب و صحیح است، اما مهم است که به موقع متوقف شود. شما می توانید بی پایان پروژه خود را بهبود و اصلاح کنید، اما در نهایت هیچ کس هرگز آن را نخواهد دید. یاد بگیرید که گرفتار چیزهای بی اهمیت نشوید، روی چیزهای اصلی تمرکز کنید و کاری را که شروع کرده اید به پایان برسانید.

8. وظایف را محول کنید

هر کارمند شرکت شما یک جنبه قوی دارد: یکی خوب فکر می کند، دومی برنامه ریزی می کند و سومی می تواند راهی برای خروج از سخت ترین شرایط پیدا کند. اگر نمی دانید چگونه از عهده یک کار خاص برآیید، چرا آن را به کسی سپردید که بتواند آن را بهتر انجام دهد؟

9. عادات جدید ایجاد کنید

جمله مورد علاقه مادربزرگتان در مورد سحرخیزان هنوز هم صادق است، به خصوص در محل کار. اگر صبح به دفتر برسید، هیچکس حواس شما را با پچ پچ و دعوت برای قهوه پرت نمی کند - می توانید سر کار بنشینید، تمام کارهای خود را انجام دهید و زودتر بروید. در ترافیک نایستید، در یک مینی‌بوس شلوغ حرکت نکنید، اما با این احساس خوشایند که تمام کارهایتان تمام شده است، با آرامش به خانه برانید، یک عصر آزاد در پیش دارید و حتی قدرت انجام کاری را دارید. مدت زیادی است که می خواهم انجام دهم.

آیا می خواهید مشکلات خود را به طور موثر حل کنید؟ در Wix - سریع و رایگان است!

«به تقویم ها اعتماد نکنید. هر چند روز در سال می تواند وجود داشته باشد. یک نفر یک سال را صرف انجام کاری می کند که می تواند در یک هفته انجام شود، در حالی که دیگری در طول یک هفته اتفاقات یک سال کامل را زندگی می کند.

چارلز ریچاردز

یکی از مهم ترین مشکلات در زندگی و خودسازی، کمبود زمان است. البته، زمان برای همه یکسان است - 24 ساعت در روز هر فرد وجود دارد. سوال این است که چگونه از این ساعات استفاده می کنیم.

در اینجا چند نمونه وجود دارد که چگونه می توانید برای انجام کاری که واقعاً می خواهید وقت بگذارید.

1. پیگیری کنید که روزتان چگونه می گذرد

از قلم و کاغذ – یا کامپیوترتان – و ساعت استفاده کنید. ردیابی کنید که زمان شما واقعاً در طول روز کجا می‌رود، نه جایی که فکر می‌کنید کجا می‌رود. ممکن است تعجب کنید که چقدر زمان را برای چیزهایی تلف می کنید (مخصوصاً چیزهایی که برای شما مهم یا جالب نیستند).

2. بپذیرید که نیازی به انجام هر کاری ندارید.

اگر از هر فعالیتی دست بکشی آسمان روی سرت نمی افتد. این مهمترین مورد در لیست است. هر کاری که «باید» انجام دهید، مانع از بهبود خودتان یا حتی صرف کمی زمان برای مراقبت از خودتان می شود. اما در واقعیت، شما چیزی «مدیون» ندارید.

سعی کنید طوری به موقعیت نگاه کنید که انگار تصمیم می گیرید چه کاری انجام دهید. البته اگر تصمیم به انجام یا عدم انجام کاری دارید، دلایلی برای آن وجود دارد. دلایل ممکن است خوب یا بد، مثبت یا منفی باشند. گاهی اوقات در نگاه اول به نظر می رسد که همه چیز آنطور که واقعاً هستند نیست، اما وظیفه شما این است که یاد بگیرید زندگی خود را کنترل کنید و انتخاب کنید به جای اینکه اجازه دهید دنیای اطراف شما را کنترل کند و برای شما تصمیم بگیرد. چنین مهارت هایی به شما کمک می کند تا بفهمید چه چیزی برای شما اهمیت بالایی ندارد، این فعالیت ها را رها کنید یا زمان کمتری را به آنها اختصاص دهید و کارهای جالب تری انجام دهید.

3. از قانون پارکینسون استفاده کنید

شما می توانید سریعتر از آنچه فکر می کنید کار کنید. قانون پارکینسون بیان می کند که یک کار بسته به زمانی که مایل به صرف آن هستید طولانی تر و پیچیده تر می شود. به عنوان مثال، اگر به خود قول داده باشید که ظرف یک هفته مشکل را حل کنید، مطمئناً همه چیز به حدی گیج می شود که باید زمان بیشتری را برای یافتن راهی برای خروج از موقعیت اختصاص دهید.
در عوض، روی یافتن راه حلی برای مشکل تمرکز کنید، سپس یک ساعت (نه یک روز کامل) یا یک روز (نه یک هفته) به خود فرصت دهید تا برنامه خود را اجرا کنید. این شیوه عمل، تفکر شما را تحریک می کند و شما را وادار می کند که روی عمل تمرکز کنید.

4. حجم اطلاعات دریافتی را کاهش دهید

این نکته بسیار مهمی است. برای یافتن زمانی برای پیشرفت شخصی، به احتمال زیاد مجبور خواهید بود کمتر تلویزیون تماشا کنید، مجلات و روزنامه ها را ورق بزنید، به خصوص اگر به انجام چند مورد از این فعالیت ها به طور همزمان عادت داشته باشید. حذف آنها زمان زیادی را آزاد می کند، اما با این وجود، احتمالاً نمی خواهید برنامه مورد علاقه خود را از دست بدهید یا روزنامه ها را فراموش کنید. سوال زیر به ما کمک می کند تا یک سازش پیدا کنیم...

5. چندین فعالیت را به نفع خود ترکیب کنید

اگر می خواهید برنامه تلویزیونی مورد علاقه خود را تماشا کنید، آن را با چیزی سالم ترکیب کنید، مانند ورزش کردن با دوچرخه ثابت. یا در حین بازی تنیس (همچنین ورزش بدنی) یا خرید با دوستان خود جلسه ای ترتیب دهید و با آنها چت کنید (از خود با چند سی دی جدید یا لباس شیک پذیرایی کنید).

بعلاوه، می توانید در طول روز در زمان استراحت کوتاه اطلاعات مختلفی را دریافت کنید. در حین رفت و آمد به جای اینکه در خانه باشید به یک کتاب صوتی گوش دهید. در حالی که در اتاق انتظار یک موسسه در انتظار دیده شدن نشسته اید، می توانید قسمت جدیدی از برنامه مورد علاقه خود را با استفاده از آی پاد یا تلفن همراه خود تماشا کنید.

6. به طور دوره ای از خود بپرسید که فعالیت شما چقدر ضروری است.

بیشتر اوقات ما مشغول چیزهای بی اهمیت هستیم، اگرچه متوجه آن نیستیم. با پرسیدن اینکه در طول روز چه کار کرده اید، ممکن است متوجه شوید که می توانستید از زمان خود بهتر استفاده کنید (چه در محل کار یا در خانه). برای اینکه به یاد داشته باشید سوالات مفیدی از خود بپرسید، از یادآورهای خارجی به شکل یادداشت های چسبناک، محافظ صفحه و لوازم جانبی استفاده کنید.

7. دست به کار شوید

به جای اتلاف وقت، غوطه ور در افکار به این امید که کسی کار را برای شما انجام دهد یا ابتکار عمل را به دست بگیرد، به جای تلاش برای یافتن توضیح و توجیهی برای بطالت خود، این عادت را ایجاد کنید که همه کارها را یکجا انجام دهید.

فعال باشید و کاری را که باید انجام دهید انجام دهید. اغلب، این کار را می‌توان زمانی دیگر انجام داد، مدتی بعد، اما زمانی که مجبور به انجام کاری شوید، زمان زیادی را از دست خواهید داد و به دنبال دلایلی برای به تعویق انداختن کار، فکر کردن به موارد اجتناب‌ناپذیر و عصبانیت هستید، زیرا در نهایت , , باید دست به کار شوید. و اگر انتظار دارید شخص دیگری این کار را برای شما انجام دهد، ممکن است زمان زیادی طول بکشد تا انتظارات شما برآورده شود.

اگر عادت دارید قبل از انجام کاری برای مدت طولانی (یا خیلی طولانی) فکر کنید، ایجاد این عادت می تواند دشوار باشد. با شروع به کار روی خودم، یک راه موثر پیدا کردم: شما باید کمتر اعمال خود را با افکار و احساسات مرتبط کنید، و متوجه این واقعیت شوید که حالت درونی خود را کنترل می کنید و نه برعکس. البته می توانید به خودتان اجازه دهید که کمی به شرایط فکر کنید، اما بهتر است هر چه زودتر کاری را که قصد انجام آن را دارید انجام دهید.

8. به خودتان اسپری نکنید

ممکن است در انجام چند کار عالی باشید. من نه. بنابراین، اگر با کاری مواجه می شوم که نیاز به تمرکز و برنامه ریزی دقیق دارد، ترجیح می دهم برای مدتی فقط همین کار را انجام دهم. ممکن است به نظر برسد که هر چه کارهای بیشتری را در یک زمان انجام دهید، زودتر کار خود را تمام خواهید کرد. با این حال، در تجربه من، این منجر به سردرگمی، تلاش بیش از حد می شود و در نتیجه شما زمان بسیار بیشتری از آنچه که اگر بخواهید همه سؤالات را یکی یکی حل کنید، تلف می کنید.

9. در سکوت کار کنید

محل کار خود را طوری سازماندهی کنید که هیچ چیز شما را از کارتان منحرف نکند. چیزهایی که ممکن است باعث به تعویق انداختن شما شود را کنار بگذارید - در را ببندید، اینترنت را قطع کنید، تلفن خود را خاموش کنید و میز خود را مرتب کنید. سپس یک فعالیت را برای خود انتخاب کرده و آن را تکمیل کنید.

10. درست غذا بخورید و ورزش کنید

زمانی که می توانید به طور موثر استفاده کنید تا حد زیادی به شرایط فیزیکی شما بستگی دارد. اگر از سر کار یا کلاس به خانه برمی‌گردید و خسته هستید، احتمالاً عصر را به صورت پراکنده روی مبل می‌گذرانید.

با ورزش و تغذیه صحیح، می توانید آمادگی جسمانی خود را بهبود ببخشید، به این معنی که برای کاری که انجام می دهید انرژی بیشتری خواهید داشت. همراه با رفاه، توانایی تمرکز شما نیز بهبود می یابد، یعنی سریعتر از عهده کار بر می آیید و در عین حال پس از اتمام کار، قدرت انجام کار دیگری را نیز خواهید داشت.

افراد و حرفه های زیادی در دنیای ما وجود دارند که از خانه کار می کنند.

اینها فریلنسرها، برنامه نویسان، افراد خلاق و کارآفرین هستند. اینها عمدتاً افرادی هستند که فعالیت هایشان مربوط به اینترنت است.

کار کردن از خانه مزایای زیادی دارد:

• برنامه کاری رایگان انعطاف پذیر؛
• صرفه جویی در زمان سفر به محل کار؛
• بدون نیاز به زود بیدار شدن؛
• همیشه می توانید ناهار را با غذای خانگی میل کنید، نه با فست فود یا ناهار کاری.
• و دیگران.

جنبه های منفی یک دفتر کار خانگی را فراموش نکنید.

اگر عادت دارید دائماً حواس‌تان را به چیزها و سرگرمی‌های دیگر پرت می‌کنید، یا دائماً کارها را به بعد موکول می‌کنید، در خانه این کار بیشتر در کارتان اختلال ایجاد می‌کند.

فقط به عادت ورود مختصر به شبکه های اجتماعی نگاه کنید که برای مدت طولانی فرد را جذب می کند.

من اخیراً عبارتی از سردبیر LifeHacker Slava Baransky نوشتم:

بهتر از این نمی شد گفت!

عواقب صرف وقت خود به خود در شبکه های اجتماعی، عدم تحویل به موقع پروژه ها، انسداد و مشکلات است.

اگر در خانه کار می‌کنید یا قصد دارید در آینده به برنامه‌ای در خانه بروید، نکاتی که در این مقاله آمده است به شما کمک می‌کند تا این فرآیند را سازماندهی کنید و تا حد امکان آن را پربازده کنید.

وظیفه اصلی و اولویت دار، اگر محل کار شما در خانه است، سازماندهی مناسب و توزیع صحیح زمان کار است.

بزرگترین چالشی که ما هنگام کار از خانه با آن روبرو هستیم، داشتن یک محیط خانه آرام است. چقدر ممکن است گاهی اوقات وارد شدن به یک روحیه کاری دشوار باشد.

چه چیزی به ما کمک می کند که در دفتر کار به همان اندازه در حضور رئیس کار کنیم؟

1. برای کار آماده شوید.

حتی اگر برای شروع روز کاری خود در خانه فقط باید پشت کامپیوتر بنشینید و تمام.

شما نباید در خانه کت و شلوار تجاری بپوشید، اما تمام آیین های دیگر باید بدون قید و شرط رعایت شود: لباس خواب را عوض کنید، صبحگاهی دوش بگیرید، موهای خود را شانه کنید، لباس را عوض کنید.

برای کار آماده شوید

به طور کلی، هر چه زودتر به یک روحیه کاری وارد شوید.

با دقت در مورد محل و آنچه در دفتر خانه شما خواهد بود فکر کنید.

اطمینان حاصل کنید که همه چیزهایی را که برای کار نیاز دارید در دستان خود دارید:

• کامپیوتر؛
• تلفن؛
• یک چاپگر؛
• برگه های یادداشت؛
• خودکار، نشانگر، مداد؛
• من حتی مطمئن می شوم که یک بطری آب آشامیدنی در این نزدیکی هست.

حتی به چیزهای کوچکی فکر کنید که آیا خورشید به مانیتور شما می تابد یا اینکه با فریادهای زمین بازی و ماشین هایی که در نزدیکی خانه شما می گذرند حواس تان پرت می شود.

هرچه تفاوت های ظریف و چیزهای کوچک بیشتری را در نظر بگیرید، بهتر در خانه کار خواهید کرد.

نحوه سازماندهی زمان کار در خانه (عکس)

به علاوه، همه عزیزان شما باید بدانند که محل کار شما یک منطقه غیرقابل دستیابی است که هیچکس حق دسترسی به آن را ندارد.

حتماً این را به آنها آموزش دهید، در غیر این صورت، همانطور که در اودسا می گویند، "شما اعصاب خواهید داشت."

3. سعی کنید روز کاری خود را زودتر از زمانی که برنامه ریزی کرده اید شروع کنید.

در نمایه MyLifeOrganized خود، می توانید این کار را با برجسته کردن 3 کار برتر روز کاری خود به عنوان موارد دلخواه انجام دهید.

اکنون می توانید از کارهای مورد علاقه خود به عنوان یک چراغ راهنما و به عنوان شاخصی از اثربخشی روز کاری خود استفاده کنید.

قبل از شروع یک روز کاری پربار، ایمیل خود را مرور کنید تا بعداً با چنین چیزهای کوچکی پرت نشوید.

سعی کنید روز کاری خود را زودتر از زمانی که برنامه ریزی کرده اید شروع کنید

اغلب از من می پرسند، یک فرد سازنده چه زمانی می تواند هزینه تماشای اخبار یا نوعی پورتال سرگرمی را داشته باشد؟

اگر واقعاً به آن نیاز دارید، این فعالیت را برای خود به عنوان پاداشی برای تکمیل بخشی از کار، یا برای تکمیل چهار پومودورو با حداکثر کارایی انجام دهید (4 پومودورو - با استفاده از تکنیک پومیدورو، 4 در 25 دقیقه تمرکز کامل). و دوباره، این در زمان محدود است.

4. باید اوج بهره وری خود را بشناسید.

از قدیم شناخته شده است که بسته به اینکه یک شخص لر است یا جغد شب، زمانی از روز وجود دارد که بیشترین بازدهی را دارد.
حتما این زمان را برای خود محاسبه کنید. به صورت تجربی تعیین کنید.

برای شناختن او هر کاری می توانید انجام دهید، اما در این زمان فقط باید مهمترین کارها را انجام دهید. آن چیزهایی که شما به عنوان وظایف انتخاب شده، به عنوان چراغ های روز کاری خود تعریف کرده اید.

شما باید اوج بهره وری خود را بدانید

بنابراین، پیچیده ترین مشکلات بسیار آسان تر حل می شوند (هنوز باید حل شوند). و در بقیه زمان ها می توانید کارهای کمتر پیچیده و مهم را حل کنید.

اوج بهره وری خود را تجربه کنید!

5. به برنامه کاری خود پایبند باشید

در هر محیط، مکان، اداره یا خانه، روز کاری باید متشکل از مراحل متوالی و متناوب کار و استراحت متمرکز باشد.

اگر مدام به یک برنامه پایبند باشید، این برای شما تبدیل به یک عادت می شود و به یک فعالیت طبیعی برای شما تبدیل می شود.

این می تواند نوعی برنامه زمان بندی دقیق در قالب یک جدول یا نمودار باشد.

من راحت تر استفاده می کنم:

• 25 دقیقه کار - 5 دقیقه استراحت؛
• 4 25 دقیقه کار - 15-30 دقیقه استراحت؛
• جایی در این بین یک ساعت برای ناهار وجود دارد.
• درخشان و ساده.

نکته اصلی در برنامه کاری این است که به نظر نمی رسد:

نحوه سازماندهی کار و استراحت در ساعات کاری در خانه

6. در طول روز کاری با همکاران چت کنید

برای اینکه از سایر کارمندان احساس دوری نکنید، می توانید با استفاده از Skype با آنها در تماس باشید: مکاتبه، پاسخگویی به تماس های ویدیویی، برگزاری کنفرانس ها، بحث در مورد پروژه های مشترک.

در طول روز کاری با همکاران گپ بزنید

فقط مراقب باشید که اسکایپ به یک حواس پرتی تبدیل می شود و ارتباط مربوط به کار نخواهد بود.

شما و همکارانتان می توانید از طریق اسکایپ یکدیگر را نظارت کنید. شما همیشه از تمام وظایفی که توسط دیگران انجام می شود آگاه خواهید بود، اما در عین حال اجازه نخواهید داد که آنها از پروژه منحرف شوند.

7. روز کاری خود را، درست مثل دفتر کار، سر وقت تمام کنید!

همیشه، اگر مسائل مهم فوری وجود ندارد، فقط طبق برنامه کار کنید. در برابر وسوسه سرگردانی و کسب درآمد مقاومت کنید. زمان کار به پایان رسیده است - رایانه را خاموش کنید، همه چیز را روی دسکتاپ مرتب کنید و به نوع دیگری از فعالیت بروید: تفریح، ورزش، خانواده، ارتباط با دوستان.

روز کاری خود را به موقع تمام کنید، درست مانند دفتر کار.

زندگی ما فقط شامل کار نیست. از دیگر زمینه های زندگی خود نیز غافل نشویم.

در آخر هفته ها، در صورت امکان، سعی کنید اصلاً کار نکنید. از زندگی بلند شو مورد مورد علاقه خود را از پوشه "Brightness of Life" انتخاب کنید و آن را تکمیل کنید!

اگر نمی توانید به طور مستقل کار و محل کار را در خانه سازماندهی کنید، چه کاری باید انجام دهید

پاسخ به سوالات

چه باید کرد؟

در MyLifeOrganized ما تمام وظایف و پروژه های شما را یادداشت می کنیم که دقیقاً چه کسی و چه زمانی باید انجام دهد.

چه زمانی آن را انجام دهیم؟

در جلسات کوچینگ، به افراد کمک می‌کنم تا نه تنها برای کار، بلکه برای توزیع برابر بین تمام زمینه‌های تعادل زندگی، وقت پیدا کنند.

چطور انجام دادن؟

ما می‌توانیم از طریق هر موضوعی در مورد اثربخشی شما در جلسات مربیگری کار کنیم، که به شما امکان می‌دهد زمان، تلاش و انرژی خود را هدر ندهید، بلکه روی اهداف و خواسته‌های خود تمرکز کنید.

با تشکر از خواندن این مقاله - من زمان زیادی را صرف ایجاد آن برای شما کردم. ممنون میشم اگه نظرتون رو بگید این وبلاگ بدون اطلاعات شما کامل نمی شود. پس بیایید در تماس باشیم!

• نظر فراموش نشه- نتیجه گیری، افکار و نظرات شما ارزش طلا را دارد. من همه آنها را خواندم، مطمئن شوید که پاسخ می دهم و بر اساس آنها مقالات جدیدی ایجاد می کنم.
• پیوند این مقاله را به اشتراک بگذارید- اگر مطالبی که نوشتم برای شما مفید، جالب یا تاثیرگذار است، لطفا به دوستان و آشنایان خود اطلاع دهید.
• به من بپیوندید اینستاگرام - در آنجا موقعیت‌ها، افکار، برداشت‌هایی از زندگی روزمره‌ام، فراز و نشیب‌های خودم در مبارزه برای هماهنگی، و همچنین عکس‌های زیادی را خواهید دید که نشان می‌دهد چگونه سعی می‌کنم از علایق و اصول زندگی خود پیروی کنم.
• به من بپیوندید

فردی که هرگز به این موضوع فکر نکرده است که چقدر از زمان خود به طور مؤثر استفاده می کند، در نهایت با موقعیتی مواجه می شود که در آن رشته بی پایانی از وظایف، که هر یک به شیوه خود مهم هستند، دیگر امکان پذیر نیست نه تنها در ساعات کاری، بلکه در آن ها نیز فشرده شود. 24 ساعت ساعتی که روز بر اساس آن محاسبه می شود. اما روز بعد مملو از مسائل جدید است، به همان اندازه فوری، و فرد شروع به درک این می کند که وضعیت او ناامید کننده است.

معمولاً زمان زیادی صرف انجام کارهایی می شود که معمولاً بی فایده هستند.

احتمالاً هر فردی حداقل یک بار در زندگی خود با شرایط مشابهی روبرو شده است. در آستانه فشار زمان، با درک این موضوع که برای انجام کاری وقت نداریم، و در نتیجه توانایی فکر کردن معقول را از دست می دهیم، آماده هستیم که همه چیز را یکباره بگیریم، اگرچه شهود ما به ما می گوید که این به هر حال کمکی نخواهد کرد. بهترین کار در چنین شرایطی این است که آرام باشید و فقط 15-20 دقیقه بنشینید و هیچ کاری انجام ندهید. و پس از آن، با این واقعیت کنار بیایید که امروز هنوز زمانی برای انجام کاری نخواهید داشت و کارهایی را که هنوز می توان در زمان باقی مانده انجام داد، برای خود برجسته کنید.

گروه های موردی

فهرست کارهایی که باید در یک روز انجام شوند، نه تنها شامل جلسات کاری، کار با مستندات و سایر موارد مرتبط با وظایف حرفه ای یک مدیر است. حتی اگر یک معتاد ناامید به کار هستید و بی‌پایان به شرکت خود اختصاص داده‌اید، مانند هر شخص دیگری باید در زمان‌های خاصی غذا بخورید، بخوابید و استراحت کنید. اینها فعالیت های عادی و تکراری هستند که نمی توان از آنها اجتناب کرد و البته زمان می برد.

جدای از فعالیت‌های روزانه که حامی زندگی هستند و طبق تعریف قابل پیش‌بینی هستند، تقریباً هیچ روزی بدون اتفاق غیرمنتظره و اغلب فوری نمی‌گذرد.

گروه دیگری از فعالیت‌هایی که می‌توان هنگام ساختاربندی روز خود را متمایز کرد، فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده است. این بلوک شامل بخش قابل توجهی از کارهایی است که باید در محل کار انجام شود، و همچنین برخی از چیزهای کوچک خانگی، که همچنین برای توزیع از قبل بر اساس زمان و درجه اهمیت بسیار مفید است.

برای اینکه بتوانید انواع فعالیت های ذکر شده را در طول روز به درستی توزیع کنید، ابتدا باید خودتان تصمیم بگیرید که کدام یک از آنها بیشترین و کدام کمتر اهمیت دارند، یعنی باید اولویت ها را تعیین کنید.

کسانی که می‌خواهند از زمان خود به طور منطقی استفاده کنند، باید احتمال وقوع موارد فوری را نیز در نظر گرفت.

لازم به ذکر است که در سازمان هایی که توجه کافی به انگیزه و رشد حرفه ای به سهم واقعی کارکنان در موفقیت کلی شرکت می شود، معمولاً اهداف شخصی و شرکتی به هم مرتبط بوده و برخی از آنها به هزینه دیگران محقق می شوند.

تعیین اولویت ها

اولویت یک پدیده خاص برای هر فرد در درجه اول بستگی به اهداف زندگی خود دارد. اما اگر او در هر سازمانی دارای موقعیت رهبری است، باید اهداف شخصی خود را با اهداف شرکت مرتبط کند و بر این اساس، فهرستی از اولویت‌ها را ایجاد کند که ابتدا باید روی آنها تمرکز کرد.

اگر اهداف شخصی شما شامل رفاه مالی و پیشرفت شغلی است، مطمئن ترین راه برای دستیابی به این هدف این است که تمام تلاش خود را برای دستیابی موثر به اهداف سازمانی که برای آن کار می کنید انجام دهید. و برای انجام این کار، باید یاد بگیرید که ابتدا تعیین کنید که باید برای چه چیزی وقت بگذارید.

فهرست حوزه هایی که یک مدیر می تواند در آنها اولویت ها را تعیین کند بسیار گسترده است. اما از آنجایی که زمینه های اصلی کار یک مدیر کار با افراد و کار با اطلاعات است، ابتدا باید به آنها توجه کنید.

مخاطبین شخصی

هنگام تعیین اولویت ها در زمینه تماس های شخصی با افراد، یک مدیر ابتدا باید لیستی از کسانی که اغلب با آنها ارتباط برقرار می کند تهیه کند. با ضبط این که چه کسی و به چه دلیلی با او تماس گرفته است (مثلاً ظرف یک هفته)، مدیر به وضوح متوجه می شود که بسیاری از مخاطبین فایده ای نداشتند. اما او وقت خود را در این مورد تلف کرد!

"دزد زمان"

بی‌ثمرترین تماس‌ها با افرادی است که نه تنها نمی‌توانند چیز مثبتی ارائه دهند، بلکه تلاش می‌کنند مسئولیت‌های خود را بر دوش رهبر بگذارند. علاوه بر این، آنها دقیقاً با تمایل به افزایش کارایی این انگیزه را ایجاد می کنند. "ایوان ایوانوویچ، می توانید با شرکت N تماس بگیرید، آنها این مشکل را با شما خیلی سریعتر از من، یک کارمند معمولی حل می کنند." و اکنون ایوان ایوانوویچ، علاوه بر مسئولیت مستقیم خود به عنوان یک رهبر، وظیفه ای نیز از زیردست خود دارد، که به نظر می رسد اکنون چیزی را به او مدیون است.

هنگام کار با کارمندان، مدیر باید به وضوح و بدون ابهام بگوید که حتی در صورت موافقت با کمک، این مشکل برای یک دقیقه مشکل او نخواهد شد.

گروه دیگری از طرفدارانی که بهتر است ارتباط با آنها را حذف کنید افرادی از گذشته هستند.

لازم به یادآوری است که در حین کار در سازمان دقیقاً برای رفع اینگونه مشکلات حقوق دریافت می کند و هیچکس جز او نباید پاسخگوی رفع موفقیت آمیز آنها باشد.

"سایه هایی از گذشته"

همکلاسی‌های مدرسه‌ای که زمانی در آن تحصیل می‌کردید، همکلاسی‌های مؤسسه‌ای که مدت‌ها پیش از آن فارغ‌التحصیل شده‌اید، همکارانی از شغل قبلی شما - همه اینها افرادی هستند که دیگر علایق مشترکی با آنها ندارید و انتظار ظاهر شدن آنها در آینده دشوار است. . بنابراین، مهم نیست که چنین توصیه ای چقدر تند به نظر می رسد، تماس با چنین افرادی باید در اسرع وقت قطع شود. آنها شما را به گذشته می کشانند و باید به آینده فکر کنید.

با تجزیه و تحلیل لیست مخاطبین خود، مدیر نه تنها می تواند اطلاعاتی در مورد کسانی که نباید با آنها ارتباط برقرار کند به دست آورد، بلکه می تواند افرادی را که ارتباط با آنها مزایای بدون شک به همراه دارد را با وضوح بیشتری برای خود شناسایی کند. این ممکن است شامل مدیران باتجربه تری باشد که همیشه می توانند نکاتی را ارائه دهند یا چیزی را آموزش دهند. همچنین اگر زیردستان در کار خود خلاق هستند و آماده ارائه ایده های جدید هستند، ممکن است صحبت با زیردستان مفید باشد. زمان برای چنین تماس هایی باید همیشه در برنامه یک مدیر موثر باشد.

جریان اطلاعات

هنگام تعیین اولویت ها در زمینه تبادل اطلاعات، مدیر ابتدا باید تمام جریان های اطلاعاتی را که وارد سازمان می شود در سه گروه اصلی توزیع کند.

گروه اول: اطلاعاتی که مستقیماً به مدیر می رسد

این می تواند اسنادی برای امضا، اطلاعات مشتریان بزرگ عادی شرکت، گزارش های روسای بخش های عملکردی در مورد مشکلات و دستاوردهای داخلی، پیام هایی در مورد موقعیت های اضطراری باشد که تهدیدی برای موجودیت سازمان است.

گروه دوم: اطلاعاتی که پس از پردازش اولیه توسط مدیر دریافت می شود

مطالعه کامل برخی از پیام های اطلاعاتی توسط مدیر اصلا ضروری نیست. به عنوان مثال، هنگام انتخاب یک تامین کننده مواد اولیه خاص، یک مطالعه اولیه از پیشنهادات موجود توسط متخصصان خدمات تامین انجام می شود. آنها قابل قبول ترین گزینه ها را بر اساس نسبت قیمت به کیفیت انتخاب می کنند و تنها پس از آن لیست کوچکی از گزینه ها را به مدیر ارائه می دهند که از بین آنها می تواند گزینه نهایی را بدون صرف زمان زیاد برای آن انتخاب کند.

گروه سوم: اطلاعاتی که نباید به دست مدیر برود

این اطلاعات فعلی است که کارکنان بخش تولید برای انجام وظایف حرفه ای روزانه خود به آن نیاز دارند. به عنوان مثال، برای اطمینان از کیفیت محصولات تولیدی، لازم است کنترل در هر مرحله از فرآیند تولید انجام شود، اما اطلاعات مربوط به نتایج چنین کنترلی تنها در صورتی به مالکیت مدیر تبدیل می شود که انحرافات قابل توجهی از هنجار رخ دهد. اگر روند به صورت عادی پیش برود، نیازی به اطلاع رسانی اختصاصی به مدیر در این مورد نیست و به طور پیش فرض وضعیت رضایت بخش تلقی می شود.

پس از توزیع جریان های اطلاعاتی و برجسته کردن اطلاعاتی که خود با آن کار خواهد کرد، مدیر باید در اینجا نیز نوعی مرتب سازی انجام دهد.

اغلب، اهمیت نسبی اطلاعات توسط مدیر ارزیابی می شود. او به طور ناخودآگاه اشاره می کند که با صرف زمان کافی در این سازمان، قادر است نیازهای آن را درک کند و کاملاً قادر است تشخیص دهد که چه چیزی برای آن مهم است و چه چیزی فرعی.

اما اگر رهبر هنگام ارزیابی اهمیت پیام ها از اهداف سازمان به عنوان راهنما استفاده کند، اولویت ها با دقت بیشتری تعیین می شوند. در این مورد، اهمیت اطلاعات بر اساس مقیاس تأثیر احتمالی آن در دستیابی به اهداف، بدون توجه به ایده‌های ذهنی شخص، ارزیابی می‌شود. این معیار است که اجازه می دهد پیام ها به ترتیب اهمیت به وضوح توزیع شوند و تضمین می کند که زمان مدیر تلف نمی شود.

استفاده از برنامه ها و برنامه ها

هرچه زمان یک مدیر با جزئیات بیشتر ساختار یافته باشد، کارآمدتر صرف می شود. به همین دلیل است که توصیه می شود یک برنامه روز کاری تهیه کنید که در آن به هر کار یک دوره زمانی بسیار محدود اختصاص داده شود. اما چنین برنامه‌ریزی تنها ابزاری نیست که یک مدیر با آن می‌تواند زمان خود را با وضوح بیشتری تنظیم کند.

برای اینکه از زمان در نظر گرفته شده برای پردازش اطلاعات تا حد امکان بهینه استفاده شود، لازم است کلیه پیام های موجود بر اساس درجه اهمیت طبقه بندی شوند.

حتی اگر به نظر می رسد یک مدیر ایده نسبتاً روشنی از موضوعاتی که باید مورد بحث قرار گیرند، دارد، ممکن است متوجه شود که وقتی سعی می کند آنها را روی کاغذ بیاورد، در نهایت با کلمات نامنسجمی روبرو می شود.

بر کسی پوشیده نیست که سهم بسیار زیادی از زمان کاری یک مدیر صرف برگزاری انواع جلسات و کنفرانس ها می شود. و در اینجا یک منبع بسیار بزرگ برای صرفه جویی در زمان وجود دارد.

برنامه ریزی یک جلسه

اگر مدیر قبل از برگزاری جلسه، مدتی را صرف آماده سازی اولیه کند، می تواند ببیند که رویدادهای از پیش برنامه ریزی شده با رویدادهای خود به خودی چه تفاوتی دارند. بنابراین قبل از برگزاری جلسه توجه به نکاتی مفید است.

دستور جلسه

حتی یک جلسه برنامه ریزی صبحگاهی کوتاه بسیار مؤثرتر خواهد بود اگر مدیر فهرستی از موضوعات مرتبط در حال حاضر داشته باشد که باید هنگام بحث در مورد وظایف روز کاری فعلی مورد توجه قرار گیرد. داشتن یک برنامه در زمان برگزاری جلسات طولانی تر در رابطه با جنبه های استراتژیک سازمان از اهمیت بیشتری برخوردار است.

زمان صرف شده

اغلب، هنگام برگزاری جلساتی که انتظار می رود بحث و گفتگو درباره نظرات مختلف انجام شود، نمی توان دقیقاً پیش بینی کرد که بررسی یک موضوع خاص چقدر زمان می برد. در چنین مواردی، مدیر باید حداکثر مدت زمانی را که می تواند برای بحث در مورد هر موضوع اختصاص دهد، تعیین کند و قوانین تعیین شده را کاملاً رعایت کند، در غیر این صورت ممکن است جلسه به طور نامحدود طول بکشد و هرگز نتیجه ای حاصل نخواهد شد.

وضوح عبارت

هنگام تنظیم یک برنامه یا دستور جلسه برای یک جلسه، باید دقت شود که موارد دستور کار تا حد امکان به طور خاص تنظیم شود. به عنوان مثال، اگر قصد دارید به بحث در مورد راه های ایجاد انگیزه در کارمندان یک شرکت توجه کنید، به جای یک فرمول کلی "راه های اضافی برای تحریک کار را در نظر بگیرید"، فهرست خاصی از روش های ممکن بسیار موثرتر خواهد بود. اگر این آیتم دستور کار چیزی شبیه به این باشد، بحث سریعتر و مؤثرتر پیش خواهد رفت: «مناسب ترین روش های تحریک اضافی را از موارد زیر انتخاب کنید:

جوایز برای فراتر از استانداردهای تولید؛

پاداش سه ماهه، شش ماهه، سالانه؛

غذای رایگان؛

پرداخت جزئی برای خدمات پزشکی و غیره.»

یک دستور کار به شما این امکان را می دهد که زمان غیرمولد را کاهش دهید و بحث را واضح تر سازماندهی کنید و روی چیز اصلی تمرکز کنید و با جزئیات بی اهمیت منحرف نشوید.

جمع بندی نتایج جلسه کنترل بر اجرای تصمیمات را تضمین می کند. و به عنوان یک تضمین اضافی برای اثربخشی جلسه خواهد بود.

خلاصه کردن

پس از جلسه، لازم است نتایج آن، تصمیمات اتخاذ شده، وظایف محول شده با ذکر مهلت و افراد مسئول ثبت شود.

برنامه های کاری

برنامه‌ریزی جلسات، تهیه برنامه روزهای کاری، برنامه‌های هفتگی و ماهانه به شما این امکان را می‌دهد که کار را در فواصل زمانی مشخص تقویم سازماندهی کنید. اما همه کارها در یک سازمان از اول ماه شروع نمی شود و در سی و یکم به پایان می رسد. اکثر چرخه های تولید و پروژه های در دست توسعه محدود به شروع یا پایان یک ماه یا سال نیستند.

به عنوان مثال، هنگام ساخت یک خانه، مهلت های تقویمی برای تکمیل یک یا قسمت دیگر از کار تعیین می شود و به موازات آن، برنامه زمانی هزینه های لازم برای تکمیل مراحل ساخت و ساز به ترتیب اولویت تهیه می شود: ساخت و ساز جعبه، دکوراسیون داخلی، لعاب، ایجاد سیستم ارتباطات داخلی، برق، گاز و آب و ...

علاوه بر توسعه برنامه های تقویم، معمولاً برنامه هایی برای کارهای خاصی که برای اجرای موفقیت آمیز فرآیند تولید ضروری است، تهیه می شود.

استفاده موازی از برنامه های کاری و برنامه های تقویم امکان تنظیم دقیق تر هزینه های زمانی را برای کل فرآیند فراهم می کند.

اگرچه تنظیم برنامه ها و برنامه ها به خودی خود زمان می برد، اما در ساعات و گاه روزهایی که برنامه ریزی کاری با کیفیت بالا به شما امکان صرفه جویی در آن را می دهد، ارزش آن را دارد.

بنابراین مدیر برنامه ای را پیش روی خود دارد که زمان مورد نیاز را برای مثال برای دکوراسیون داخلی کامل یک خانه نشان می دهد و یک برنامه تقویم که زمان اتمام هر ورودی را نشان می دهد. به عنوان مثال، اگر برنامه تکمیل کامل یک خانه پنج ورودی را در 60 روز پیش بینی کند، مدیر با برنامه ریزی برای شروع کار در روز اول ماه، این کار را به زیردستان خود محول می کند تا پایان کار را به پایان برسانند. اولین ورودی تا 12

با توجه به اینکه برخی انحرافات تقریباً همیشه ایجاد می شوند، مدیر فرصت دارد تا زمان لازم برای انجام کارهای ساده و قابل پیش بینی را کاهش دهد و از این طریق ذخیره ای را برای هزینه های زمان پیش بینی نشده برای کارهای پیچیده و مملو از شگفتی اختصاص دهد. بنابراین، اگرچه ضرب‌الاجل‌های تقویم متفاوت خواهد بود، اما کل مجموعه کارها در زمان مقرر تکمیل خواهد شد.

نکته اصلی در اینجا این است که خیلی فریب نخورید، سعی کنید تمام تفاوت های ظریف آینده را پیش بینی کنید، بلکه به یاد داشته باشید که با اطمینان از تکمیل مهمترین وظایف، رسیدن به تکمیل کارهای ثانویه آسان است. با این حال، با پراکنده کردن توجه خود به جزئیات، می توانید بدون دستیابی به نتایج استراتژیک یا فعلی، هیچ نتیجه ای نداشته باشید.

قانون پارتو

به طور کلی این قانون بیان می کند که 80 درصد از نتایج سیستم توسط 20 درصد هزینه ها تامین می شود. این قانون توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو در قرن نوزدهم استخراج شد. وی در حین مطالعه توزیع ثروت به این نکته توجه کرد که بیشتر وجوه در دستان بخش کوچکتری از مردم متمرکز است و از آن نسبت 20:80 را استخراج کرد که نه تنها توزیع ثروت را نشان می دهد. ، اما همچنین طیف نسبتاً گسترده ای از پدیده های مختلف.

در رابطه با استفاده از زمان کار، این قانون به این معنی است که تنها 20 درصد از زمان صرف شده برای یک کار خاص، حداکثر تأثیر را دارد. متعاقباً میزان تلاش صرف شده برای به دست آوردن یک واحد مطلوبیت افزایش می یابد و در نهایت معلوم می شود که نتایج به دست آمده کاملاً نسبت به هزینه ها ناکافی است.

مثال

هنگام بریدن چمن با ماشین چمن زنی، به احتمال زیاد نمی توانید به این نتیجه برسید که طول همه تیغه های چمن یکسان باشد، اما می توانید در مدت زمان نسبتاً کوتاهی به نتایج، اگرچه ایده آل نیست، اما کاملاً قابل قبول، برسید. اگر به کار خود ادامه دهید و سعی کنید یک "فرش" کاملاً یکنواخت داشته باشید، پس از صرف چند روز برای اندازه گیری ها و برش های اضافی، تقریباً همان چیزی را دریافت خواهید کرد، اما با هزینه بسیار بیشتر از زمان و تلاش خود.

اگر پس از 10 دقیقه مکالمه، مشتری موافقت خود را با معامله تایید کرد، نیازی نیست نیم ساعت دیگر را به او بگویید که چقدر خوش شانس است. این زمان را می توان با تلاش برای به دست آوردن توافق از سایر مشتریان، بسیار موثرتر صرف کرد.

خوراکی های کلیدی

برای یک مدیر، قانون پارتو مفید است زیرا به دو نتیجه بسیار مهم منجر می شود.

سعی نکنید همه چیز را با دقت انجام دهید

اولویت بندی قبلاً در اینجا ذکر شده است و بدیهی است که لیست وظایف بسیار مهم کوچک خواهد بود. این گروه از وظایف، کاری است که باید 100% انجام شود، زیرا دستیابی به اهداف اصلی سازمان به دقت اجرای آنها بستگی دارد. اصلاً لازم نیست همه چیزهای دیگر را با جزئیات انجام دهید و وقت خود را روی آن تلف کنید.

در هر مورد، لازم است که لحظه ای که آن را تکمیل شده در نظر بگیرید، مشخص شود

ایجاد تعطیلی در کار مدیریت دشوار است. مدیر دائماً در جستجوی ایده‌های جدید، راه‌هایی برای بهبود کارایی کار است و گاهی اوقات ایده‌های جدیدی که در فرآیند انجام هر کاری به وجود می‌آیند، منجر به عدم تکمیل این کار می‌شود. برای جلوگیری از این امر، مدیر باید همیشه یک نتیجه عملی خاص را تصور کند که باید هنگام حل یک مشکل مشخص به دست آید. به محض دستیابی به چنین نتیجه ای، کار باید فوراً متوقف شود، زیرا تلاش های بیشتر برای اجرای آن، طبق قانون پارتو، بی نتیجه خواهد بود.

بنابراین، قانون پارتو یک بار دیگر اهمیت یک مدیر با کیفیتی مانند توانایی تمرکز تلاش خود را بر روی چیز اصلی، بدون پراکندگی در موارد ثانویه، تأیید می کند. اهداف مشخص برای جلسات حرفه ای و پرسیدن آگاهانه سوالاتی که باید در هنگام مطالعه اطلاعات به آنها پاسخ داده شود، در واقع به شما این امکان را می دهد که با حداقل زمان و تلاش، حداکثر نتایج را به دست آورید.

نسبت 20:80 همچنین می تواند هنگام تجزیه و تحلیل برخی از جنبه های دیگر فعالیت یک مدیر مورد استفاده قرار گیرد. به عنوان مثال، در زمینه تماس های حرفه ای، به احتمال زیاد تنها 20٪ از جلسات، بخش عمده (80٪) اثربخشی را ارائه می دهند. به همین ترتیب، با توجه به اطلاعاتی که یک مدیر باید هر روز مطالعه کند، می توان فرض کرد که تنها بخش کوچکی از آن (20%) واقعا مفید خواهد بود.

یک مدیر حتی پس از یادگیری انجام وظایف حرفه ای روزانه خود با حداکثر کارایی، اگر برای چیز دیگری تلاش نکند، از نظر مدیریت مانند یک کارمند خوش آتیه به نظر نمی رسد.

مفروضات

اما این قانون جنبه دیگری هم دارد. با تمرکز توجه خود به طور انحصاری بر روی اولویت ها، یک مدیر در معرض خطر یافتن خود در میان طیف بسیار محدودی از پدیده ها قرار می گیرد که مملو از فرصت های توسعه از دست رفته است.

بنابراین، ارزش ندارد فعالیت های خود را فقط به مواردی که اهمیت عملی فوری دارند محدود کنید، حتی اگر این با صرفه جویی در زمان توضیح داده شود. هنگام ملاقات با مردم، هرگز نمی توانید از قبل بدانید که دقیقاً چه کسی مثبت ترین همکار خواهد بود، و هنگام مطالعه اطلاعات، می توانید آن 20٪ بسیار مفید را زودتر از مطالعه 100٪ برجسته کنید. بنابراین، استفاده از این قانون باید خلاقانه باشد.

یک مدیر توسعه گرا همیشه می تواند نه تنها برای مهم ترین 20٪ وظایف، که 80٪ از نتایج را ارائه می دهد، بلکه برای سایر فعالیت ها نیز زمانی را در برنامه خود قرار دهد.

برنامه ریزی توسعه فردی

در تلاش برای افزایش کارایی استفاده از زمان کاری، یک مدیر در مرحله خاصی با مشکل تغییر عادات کاری خود مواجه می شود. با مطالعه زمان صرف شده در طول روز، مدیر به ناچار به این نتیجه می رسد که کاهش کمی در دوره های زمانی اختصاص داده شده برای این یا آن کار نتایج خیلی جهانی به دست نمی دهد. برای اینکه وضعیت صرفه جویی در زمان به عنوان یک پیشرفت واقعی ارزیابی شود، تغییرات کیفی ضروری است.

و در اینجا مدیر باید نه به آنچه در طول روز کاری انجام می دهد، بلکه به نحوه انجام آن فکر کند. به عبارت دیگر، او باید مهارت های کاری خود را به تفصیل در نظر بگیرد و آنها را از نظر کارایی و فرصت های بهبود ارزیابی کند، یعنی برای خود مسیرهای توسعه حرفه ای شخصی را تعیین کند.

ارتباط با همکاران، مطالعه ادبیات اعم از ادبیات تخصصی و توجه به مشکلات زیردستان گرچه تأثیر مستقیمی بر بهره وری ندارد، فضایی راحت ایجاد می کند، جو روانی سازمان را بهبود می بخشد و در نتیجه در جهت بهره وری یکسان تلاش می کند. .

تجزیه و تحلیل عادات کاری

شناسایی عادات کاری کاری است که ممکن است تنها در نگاه اول ساده به نظر برسد. به عنوان یک قاعده، یک فرد به نحوه کار خود فکر نمی کند، او به سادگی کار را تکمیل می کند، و اغلب حتی به ذهنش نمی رسد که اقدامات خاصی را می توان متفاوت انجام داد. بنابراین، تلاش برای یادآوری اینکه چه کارهای روزمره را می توان به عنوان مهارت های کاری طبقه بندی کرد، کاری کاملاً بی فایده است. این مهارت ها در حال حاضر تبدیل به ماهیت دوم شده اند، شما بدون فکر کردن به آنها از آنها استفاده می کنید و تلاش برای به خاطر سپردن چیزی در مورد این موضوع فقط وقت شما را تلف می کند.

مدیر با داشتن تصویری واقعی از زمان واقعی صرف شده در یک دوره طولانی (حداقل دو تا سه ماه)، از قبل می تواند ایده ای از مهارت های کاری خود داشته باشد. اما اگر با این یادداشت‌ها خلاقیت به خرج دهید، می‌توانید مفید بودن آن‌ها را چندین برابر کنید و تصویر بسیار کامل‌تری از سبک کاری شخصی خود به دست آورید.

فواید دفتر خاطرات

یادداشت روزانه مدتهاست که از مد افتاده است، اما بیهوده. به دنبال کلیشه های هک شده، بسیاری از مردم فکر می کنند که داشتن دفتر خاطرات در انحصار خانم های جوان پیر یا خیلی جوان است که کار بهتری برای انجام دادن ندارند.

برای اینکه یک ژورنال واقعاً در تعریف و ارزیابی هویت حرفه ای شما مفید باشد، باید به چند سؤال در مورد اینکه دقیقاً چگونه باید بنویسید پاسخ دهید.

ضبط روزانه اعمال و برداشت‌های یک فرد می‌تواند مزایای عملی عظیم و بسیار واقعی برای شخصی که می‌خواهد درباره خود بیشتر بداند، به ارمغان بیاورد.

زمان ضبط

نگه داشتن سوابق زمان به خودی خود زمان می برد و بسیاری از مدیران می گویند که در حال حاضر لحظه ای برای وقت گذاشتن ندارند، اما در اینجا دفترچه خاطرات دیگری وجود دارد. و در کل (یک سوال بزرگ دیگر) آیا این بازی های کودکانه سودی به همراه خواهد داشت؟ به این چه پاسخی می توانید بدهید؟ بله، زمان یادگیری زمان می برد، اما بدون یادگیری نحوه صرف زمان خود، هرگز نمی توانید یاد بگیرید که چگونه آن را به طور موثرتر صرف کنید.

بنابراین بهتر است بدون اینکه حواس شما پرت شود، سعی کنید مشخص کنید که آیا در طول روز 10-15 دقیقه وجود دارد که مزاحم شما نمی شود و می توانید با آرامش کارهای انجام شده را خلاصه کرده و به صورت مکتوب ثبت کنید. این می تواند زمان قبل از ترک محل کار برای خانه باشد، زمانی که زیردستان قبلاً آنجا را ترک کرده اند، همه کارها انجام شده است، دفتر ساکت است و جو کاملاً مناسب برای تمرکز مختصر و یادآوری نحوه گذشت روز است.

زمان عصر در خانه قبل از رفتن به رختخواب نیز کاملاً مناسب است. حتی در پر سر و صداترین خانواده ها، در این لحظات معمولا همه چیز آرام می شود و می توانید مدتی را به خودتان اختصاص دهید. هنگام یادآوری هر آنچه در طول روز اتفاق افتاده و انعکاس این وقایع به صورت کتبی، باید به خاطر داشته باشید که سوابق فقط برای استفاده شخصی نگهداری می شوند تا عادات کاری شما را با دقت بیشتری منعکس کنند، بنابراین نه باید اعمال خود را زینت دهید و نه سعی کنید فروتنی را به رخ بکشید.

چه چیزی را یادداشت کنیم

برای اینکه دفتر خاطرات حرفه ای شما تا حد امکان حاوی اطلاعات مفید و تا حد امکان خاص و مختصر باشد، باید هر ورودی را به سه موقعیت تقسیم کنید.

1. امروز در محل کار دقیقا چه کار می کردید؟

2. چگونه این اقدامات را انجام دادید؟

3. چرا این کار را به این صورت انجام دادید و نه؟

چگونه سودمندی پست ها را افزایش دهیم

برای تجزیه و تحلیل و ارزیابی اثربخشی استفاده از زمان، اصلاً لازم نیست که خود را در تأملات طولانی در مورد آنچه در دفتر خاطراتتان نوشته شده غوطه ور کنید. چنین ارزیابی را می توان همان جا، در همین سوابق انجام داد. برای انجام این کار، فقط باید چند نماد برای خود بیاورید که به شما نشان دهد یک کار خاص چقدر خوب یا ضعیف انجام شده است و آیا نظری در مورد نحوه انجام آن دارید یا خیر.

با نزدیک شدن به هر یک از فعالیت های انجام شده در یک ساعت - از این سه دیدگاه، شما ساعتشما قادر خواهید بود نه تنها گزارش کاملی از استفاده از زمان کاری خود ارائه دهید، بلکه پیش نیازهای لازم برای تجزیه و تحلیل و ارزیابی اثربخشی این استفاده را نیز ایجاد خواهید کرد.

سیستم علائم متعارف به سرعت تبدیل به یک عادت می شود و نیازی به تلاش زیادی نخواهد داشت.

علائم متعارف

برای اینکه زیاد خود را اذیت نکنید، بهتر است از ساده ترین علامت ها استفاده کنید. به عنوان مثال، علامت تعجبی که بعد از یک کار مشخص در پرانتز قرار می‌گیرد، ممکن است به این معنی باشد که به نظر شما، "بسیار عالی" تکمیل شده است. و اگر زیر مدخل با خط مستقیم خط کشیده شود به این معنی است که در حین اجرا مشکلاتی به وجود آمده است که باید در مورد آنها فکر کرد.

مزایای استفاده از سیستم علائم متعارف آشکار است. مرور یادداشت‌های خود در طول چند هفته، تصویر واضحی از عادات کاری فردی و نقاط قوت و ضعف شیوه‌های کاری خاص شما به شما می‌دهد.

نتایج

پس از تصمیم گیری در مورد چگونگی و زمان یادداشت برداری، باید صبور باشید و به مدت چندین هفته با دقت خاطرات خود را پر کنید، بدون اینکه یک روز را از دست بدهید، بدون دادن امتیاز به خودتان، و بدون اینکه سعی کنید تنبلی خود را به عنوان یک بیماری توضیح دهید. اگر همه کارها را به درستی انجام دهید، در مدت زمان نسبتاً کوتاهی پاداش بزرگی دریافت خواهید کرد، زیرا سوابق شما به شما امکان می دهد تعیین کنید:

سهم زمانی از کل بودجه ای که صرف هر نوع کار می شود.

نسبتی که منعکس کننده زمان نسبی صرف شده برای کارکردهای اساسی مرتبط با مدیریت است.

زمان صرف شده برای کارهای تکراری مرتبط با تمرین روزانه؛

زمان صرف شده برای اقدامات مدیریتی یکباره

همانطور که نحوه انجام کارهای تکراری روزانه را در طول سوابق خود پیگیری می کنید، خواهید دید که فرصت های زیادی برای صرفه جویی در وقت در این کارها وجود دارد.

علاوه بر این محاسبات صرفاً ریاضی، دفترچه خاطرات شما اطلاعات مفید زیادی را در اختیار شما قرار می دهد که به صورت دیجیتالی قابل محاسبه نیستند، اما ماهیت کیفی دارند. مطمئناً نیمی از کاری که انجام می‌دهید را می‌توان بدون آسیب رساندن به کسب‌وکار به سایر کارمندان واگذار کرد و این زمان آزاد زیادی است که می‌توان با سود بسیار بیشتری صرف کرد، مثلاً صلاحیت‌های شما را بهبود بخشید.

تجزیه و تحلیل روز کاری با استفاده از یک دفتر خاطرات

با در نظر گرفتن دقیق کارهایی که باید در طول روز انجام دهید، ممکن است با اکتشافات شگفت انگیزی مواجه شوید. به عنوان مثال، ممکن است معلوم شود که بسیاری از کارها را صرفاً از روی عادت، با رعایت یک مراسم خاص انجام می دهید، اما انجام این کارکردها هیچ فایده عملی ندارد.

با تجزیه و تحلیل نوشته های دفتر خاطرات خود، می توانید به طور ذهنی یک الگوی معمولی از روز کاری خود را برای خود ترسیم کنید و تمام کاستی ها و تنگناهای آن را شناسایی کنید.

گاهی اوقات معلوم می شود که یک مدیر وقت خود را صرف حل مشکلات خاص می کند بدون اینکه فکر کند که نتایج این وظایف ممکن است به زودی مورد نیاز نباشد. به عنوان مثال، به جای بررسی تمام مکاتبات در ابتدای روز کاری، بسیار مؤثرتر است که به منشی دستور دهید نامه ها و اسناد را مرتب کند و اطلاعاتی را در مورد یک موضوع خاص در همان لحظه ای که موضوع مطرح می شود، ارائه دهد.

یک رهبر ابتدا باید مهمترین کار را انجام دهد و وقت خود را صرف کارهای اولویت دار کند.

طرح تحلیل

با جمع آوری یک لیست تقریبی از وظایف روزانه بر اساس ورودی های دفتر خاطرات، می توانید شروع به منطقی سازی آنها کنید. وظایف موجود در لیست شما را می توان با پاسخ واضح به سوالات زیر بسیار کارآمدتر کرد:

هدف واقعی این کار چیست، آیا واقعاً به آن نیاز است، نتایج آن چگونه باشد، آیا می توان آن را به روشی ساده تر انجام داد؟

سطح اولویت این کار چیست، آیا اجباری است یا می توان آن را به طور کامل از لیست کارهای روزانه حذف کرد.

آیا امکان واگذاری این کار وجود دارد؟

اگر هر یک از کارهای روزانه با در نظر گرفتن تمام موارد ذکر شده تنظیم شود، برنامه ریزی روز کاری بسیار کارآمدتر خواهد بود. بر این اساس است که شما باید یک برنامه به روز و بهینه تر برای روز کاری خود ایجاد کنید.

برای اینکه یک طرح جدید واقعاً مؤثر باشد، باید انعطاف پذیر باشد.

انعطاف پذیری برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی زمان کار به این معنی نیست که باید یک برنامه سفت و سخت ایجاد کنید که در آن تمام حرکات شما دقیقه به دقیقه مشخص شود و به هر قیمتی به آن پایبند باشید. علاوه بر این، چنین سیاستی به احتمال زیاد منجر به صرف زمان غیرمولد می شود، زیرا برخی از جلسات برنامه ریزی شده، اما به طور غیرمنتظره مختل می شود می تواند مدیر را گیج کند و او نمی داند با این وقفه غیرمنتظره چه کند.

یک برنامه واقعی برای استفاده مؤثر از زمان شما، علاوه بر اهداف اصلی و اولیه، باید شامل اهداف اضافی نیز باشد. در این حالت، اگر لغو غیرمنتظره هر رویدادی رخ دهد، مدیر فقط باید به لیست کارهای اضافی برنامه ریزی شده نگاه کند تا بفهمد چگونه می توان از دوره زمانی حاصله با بیشترین سود استفاده کرد.

زمان کار با زیردستان است

علاوه بر انعطاف‌پذیری، هنگام طراحی یک برنامه بهینه جدید برای استفاده از زمان کاری، باید زمان کار با زیردستان را با وضوح بیشتری تنظیم کنید. برای انجام این کار شما نیاز دارید:

ساعات مشخصی را تعیین کنید که در طی آن زیردستان می توانند با مدیر تماس بگیرند و توضیح دهید که در مواقع دیگر فقط در صورت اضطراری می توانند او را مزاحم کنند.

از زیردستان بخواهید تا حد امکان به طور واضح و ملموس ماهیت موضوعی را که برای آن به مدیر مراجعه می کنند ارائه دهند.

این را به عنوان یک قاعده در نظر بگیرید که هنگام مراجعه به یک مدیر با هر مشکلی، یک زیردست نیز باید راه های ممکن برای حل آن را ارائه دهد.

هنگام ایجاد یک بودجه به روز شده برای زمان کاری خود، باید تجزیه و تحلیل کنید که در گذشته چقدر زمان صرف ارزیابی انواع حقایق که مستقیماً به پرونده مربوط نمی شود و همچنین تصمیم گیری های مدیریتی که ضروری نبوده اند، صرف شده است. در بودجه جدید باید از چنین هزینه های زمانی غیرمولد اجتناب شود.

گاهی اوقات شرایط بیرونی به گونه ای ایجاد می شود که به نظر مدیر می رسد که ممکن است سازمان در یک حوزه فعالیت خود با تهدیدهای جدی روبرو شود. او شروع به اقدام برای جلوگیری از تهدیدهای درک شده می کند و بعد معلوم می شود که اوضاع اصلاً بحرانی نیست و وقت خود را تلف کرده است.

مدیری که می خواهد از زمان خود به نحو احسن استفاده کند باید فقط به امور عملی بپردازد.

برای جلوگیری از ضرر، یک مدیر در کار خود باید بر واقعیت های واقعی تکیه کند، نه بر پیش گویی ها، و تنها مشکلاتی را که واقعاً وجود دارد، حل کند.

بهینه سازی روز کاری

مدیر با تجزیه و تحلیل عادات کاری خود، تعیین راه هایی برای بهبود آنها و ایجاد یک طرح جدید و بهینه تر برای برنامه ریزی زمان کاری خود، فرصتی واقعی برای بهبود کارایی فعالیت های مدیریتی خود دریافت می کند و چشم اندازهای جدیدی را برای رشد حرفه ای بیشتر باز می کند.

2. روش هایی برای به حداقل رساندن اتلاف زمان

در فرآیند تحلیل و توسعه روش‌های جدید و کارآمدتر برای استفاده از زمان کاری، لازم است توصیه‌های عملی برای کاهش اتلاف وقت در نظر گرفته شود.

هر بار فقط یک کار را انجام دهید

تمرکز کامل روی یک موضوع خاص به شما این امکان را می دهد که آن را به سرعت و با حداکثر تعداد نتایج مفید حل کنید.

کارهای ساده و تکراری روزانه را به اتوماسیون بیاورید

اعمالی که به صورت خودکار انجام می‌دهیم، در نهایت متوجه آن نمی‌شویم و بنابراین، هیچ وقت یا تلاشی را صرف فکر کردن در مورد آنها نمی‌کنیم. اما، البته، ابتدا باید روز کاری خود را با دقت تجزیه و تحلیل کنید تا مشخص کنید که کدام کارهای ساده را باید خودتان انجام دهید و آنها را به صورت خودکار انجام دهید، و کدام یک بهتر است به زیردستان محول کنید.

اگر کاری را انجام ندادید خودتان را سرزنش نکنید

احساس گناه به خودی خود عاملی به شدت غیرمولد است و حتی در محیط کاری که اساس هر تصمیمی باید قبل از هر چیز عمل گرایی باشد، نامناسب تر است. این واقعیت که برای انجام کاری وقت نداشتید دلیلی بر احساسات غیر ضروری نیست، بلکه نشانه ای است که نشان می دهد باید به برنامه ریزی روز کاری خود توجه بیشتری داشته باشید.

پس از حل مشکل، بهتر است در اسرع وقت آن را فراموش کنید، زیرا این موضوع قبلاً انجام شده است و باید به سراغ دیگری بروید.

زمان شما تنها از آن شماست و تنها شما می توانید تصمیم بگیرید که چگونه از آن استفاده کنید.

همانطور که برای بهینه سازی عملکرد خود تلاش می کنید، باید همیشه مراقب افرادی باشید که با آنها تعامل دارید و بر یکدیگر تأثیر می گذارید.

اتلاف وقت برای کامل کردن چیزی که می تواند در یک پیش نویس خشن استفاده شود، بی فایده است.

یک رئیس مؤثر، یک زیردستان مؤثر است

حتی اگر موفق به یافتن فرمول ایده‌آل برای روز کاری شده باشید و حتی یک دقیقه از وقت خود را تلف نکنید، اگر زیردستان شما عملکرد ضعیفی داشته باشند، این کار هیچ کمکی نمی‌کند. بنابراین، همزمان با آموزش خود، باید به طور همزمان زیردستان خود را آموزش دهید و به آنها بیاموزید که به طور مؤثرتر از عهده مسئولیت های خود برآیند و روشن کنید که شما به عنوان یک رهبر از آنها خواستار بهبود مستمر خواهید بود.

سعی نکنید کامل باشید

هنگام شروع یک کار جدید، مدیر باید به وضوح میزان قابل قبول تکمیل آن را درک کند. اگر در حال برگزاری یک جلسه مقدماتی با یک مشتری بالقوه هستید، اصلاً لازم نیست که دفترچه ای که پیشنهادات خود را به تصویر می کشد از چاپخانه سفارش دهید. کافی است آنها را با دست روی یک تکه کاغذ ترسیم کنید و آنها را در یک مکالمه ذکر کنید و فقط مواردی را که مشتری را مورد علاقه خود قرار می دهد با جزئیات بیشتری بررسی کنید.

درست خواندن را یاد بگیرید

تکنیک های مختلفی برای خواندن سریع وجود دارد، اما آنچه برای یک مدیر مهم است توانایی خواندن حداکثر تعداد صفحات در زمان کوتاه نیست، بلکه توانایی برجسته کردن موارد مهم در متن و نادیده گرفتن موارد بی اهمیت است. در حین مطالعه، یادداشت برداری در حاشیه و برجسته کردن یا خط کشی کردن مواردی که مهم می دانید مفید است. همه این تکنیک‌ها خواندن را مؤثر می‌کنند و اطمینان می‌دهند که توجه بر روی اطلاعاتی که واقعاً ضروری و مفید هستند متمرکز می‌شود.

از تشریفات پرهیز کنید

گاهی اوقات مدیران می‌خواهند اهمیت خود را با تأکید بر اینکه فقط از طریق منشی یا با قرار ملاقات می‌توان با آنها تماس گرفت، نشان دهند، یا رویه‌های پیچیده چند مرحله‌ای را برای بررسی اوراق تجاری ایجاد می‌کنند. چنین سیاستی نه تنها بر دستیابی به اهداف کلی سازمان تأثیر منفی می گذارد، بلکه در بیشتر موارد در کار خود مدیر نیز اختلال ایجاد می کند. تنها لازم است که با تعیین ساعات ویژه ای که هر کارمند می تواند سؤال خود را مستقیماً به مدیر ارسال کند، چنین تماس هایی را ساده کنید.

برای استفاده موثر از زمان کار، الگوهای تعامل با کارکنان باید تا حد امکان ساده شود.

راحت باش

ضرب المثل می گوید: «آهسته عجله کن» و بحث کردن با آن سخت است.

اجرای آرام و سنجیده وظایف برنامه ریزی شده کلید موفقیت آمیز دستیابی به نتایج مورد نظر است. در شرایط فشار زمانی که مشخص است کار به موقع تمام نمی شود، علاوه بر عوامل موقتی، عوامل روانی نیز عمل می کنند و به همین دلیل احتمال اشتباه چند برابر می شود. بنابراین، بهتر است اجازه ندهید همه چیز به این نقطه برسد و اگر شرایط اضطراری ایجاد شده است، باید سعی کنید برنامه اولیه را تنظیم کنید و کار را به گونه ای تنظیم کنید که پیامدهای منفی آن به حداقل برسد. تشدید جو و تحریک عصبی حتی بیشتر با رفتار خود در چنین شرایطی کاملاً منع مصرف دارد.

از تجهیزات اداری فعال تر استفاده کنید

صنعت مدرن تعداد زیادی ابزار کمکی را تولید می کند که به مدیران امکان می دهد فرآیند تولید خود را به طور مؤثرتری سازماندهی کنند. این شامل ابزارهای فنی پیچیده، مانند رایانه، دستگاه کپی یا اسکنر، و میزهای رومیزی معمولی یا پوشه های چند رنگ است که به شما امکان می دهد اسناد را مرتب کنید و به سرعت آن کاغذها یا حروف مورد نیاز را در لحظه پیدا کنید.

برای تعطیلات خود برنامه ریزی کنید

شما باید زمانی که خسته هستید استراحت کنید و استراحت کنید، نه زمانی که فرصت پیش می آید. در بحبوحه یک روز پرمشغله در محل کار، ممکن است اصلاً ظاهر نشود، یا تا آن زمان به سادگی سقوط خواهید کرد. برای اینکه دائماً در تمام طول دوره کاری در وضعیت خوبی باشید، باید استراحت های کوتاه اما نسبتاً مکرری برای استراحت داشته باشید.

یک مدیر کارآمد نباید از ابزارهای کمکی غافل شود، زیرا در صورت استفاده صحیح از آنها کمک زیادی به صرفه جویی در زمان می کند.

گاهی اوقات فقط بستن چشم ها و تکیه دادن به پشتی صندلی برای احساس موجی از قدرت جدید کافی است.

اطرافیان شما وقتی ببینند که شما خودتان می دانید چگونه برای آن ارزش قائل شوید، یاد می گیرند که برای زمان شما ارزش قائل شوند.

در مورد برنامه خود به توافق برسید

هنگام برنامه ریزی برای زمان کاری خود، نباید زمان دیگران را فراموش کنید. کارکنان یک سازمان در تعامل دائمی با یکدیگر هستند و هنگام تعیین زمان برای جلسات یا همایش ها، باید آن را با برنامه های همکاران خود و با برنامه کاری زیردستان هماهنگ کنند.

بدانید چگونه "نه" بگویید

پاسخگویی یک ویژگی عالی است، اما رهبری که برای هر چیز کوچکی از کار کنار گذاشته می شود، هرگز وظایفی را که برای آن در این موقعیت قرار داده شده است، انجام نمی دهد. بنابراین، هنگام تماس با زیردستان یا همکاران، فوراً مشخص کنید که چه مقدار زمان ممکن است نیاز داشته باشند و اگر در حال حاضر چنین ذخیره زمانی ندارید، جلسه را مجدداً برنامه ریزی کنید.

سفارش عشق

گاهی اوقات، هنگام تجزیه و تحلیل زمان کاری روزانه، مدیری از دیدن این که تقریباً 10 درصد از آن را صرف چرخاندن و مرتب کردن مجدد انبوهی از کاغذهای انباشته شده روی میزش کرده، متعجب می شود. هر سند جای خود را دارد: در اینجا قانونی وجود دارد که به شما امکان می دهد کار خود را به طور مؤثر سازماندهی کنید و کاغذ مناسب را دقیقاً در لحظه ای که به آن نیاز دارید در دستان خود داشته باشید.

هرج و مرج روی دسکتاپ، که برای یافتن کاغذهای لازم دقایق بیشتری طول می کشد، بی سر و صدا منجر به از دست دادن قابل توجه زمان می شود.

همیشه یک هدف تعیین کنید

شاید این نکته شماره یک برای استفاده موثر از زمان باشد. اگر برای رسیدن به هدفی تلاش نمی کنید، پس برای اجرای آن به زمان نیاز ندارید. در حالی که اهداف بلندمدت و استراتژیک را در ذهن دارید، نباید نتایج کنونی و روزانه را از نظر دور داشت. با در نظر گرفتن مداوم نتیجه ای که برای آن تلاش می کنید، بدون توجه به آن، بسیار منظم تر عمل خواهید کرد و بدون اتلاف وقت خود بر روی چیزهای جزئی، می توانید تمام توجه و انرژی خود را به چیز اصلی اختصاص دهید.

هنگام شروع کار، باید پاسخ دقیق این سوال را بدانید که چرا این کار را انجام می دهید.