Correspondance commerciale en anglais : phrases et astuces. Correspondance professionnelle des entreprises : bases et règles

Avant de rédiger un message, vous devez vous rappeler la différence entre l'étiquette d'une lettre commerciale et une lettre personnelle. Le plus important est de maintenir un certain niveau de confiance lors de la présentation du sujet choisi. Le destinataire est plus susceptible d'être imprégné de tel ou tel problème et d'essayer de s'impliquer dans la résolution des questions soulevées s'il ressent une communication en direct dans les lignes de la lettre. C'est pourquoi ceux qui connaissent l'étiquette des lettres commerciales modernes n'incluent pas dans le texte des anachronismes tels que « basé sur des faits », « vous devez » ou encore plus oublié « je vous informe par la présente ».

Caractéristiques

L'orientation et la définition claire de l'objectif, la cohérence dans la présentation des faits, la spécificité des propositions et des demandes et le caractère informatif des messages sur les actions et les actes ont été préservés dans les lettres commerciales. Les lettres commerciales ont commencé à être écrites de manière plus détendue, mais les déclarations émotionnelles ouvertes, les épithètes et les comparaisons n'ont pas été acquises à partir des caractéristiques de la correspondance personnelle ; l'ancienne étiquette d'une lettre commerciale prévaut ici encore. Et seulement parce que le but d'un tel message est, comme auparavant, de soumettre une proposition à laquelle doit nécessairement suivre une réponse spécifique, l'influence de l'auteur d'une lettre commerciale devrait être très grande, puisqu'elle encourage le destinataire à prendre des mesures de un caractère spécifique. De plus, le texte est rédigé de telle manière que le point de vue de l’auteur ne représente pas sa propre attitude face au problème, mais des intérêts mutuellement bénéfiques pour le résoudre.

L'étiquette des lettres commerciales prescrit de ne pas utiliser le pronom "je", comme c'est l'habitude dans la correspondance personnelle, ici il convient de mettre l'accent sur un autre pronom - "vous". Si un message commercial est rédigé sans erreurs, imprimé avec soin, le texte est placé conformément à toutes les règles et exigences en vigueur, et est donc lu non seulement facilement, mais aussi avec plaisir, la correspondance se poursuivra certainement. Bien qu'aujourd'hui encore, il soit très souvent nécessaire de déchiffrer des phrases complexement tordues, en recherchant le sujet et le prédicat afin d'aller au fond du sens qu'elles contiennent. Les règles de la rédaction commerciale évoluent très rapidement de nos jours. Quelle belle forme d’écrire à la main. Vous pourriez alors être sûr que le message n’était pas une copie conforme. Combien de personnalité pouvait être vue dans ce message, et le respect était toujours ajouté à la relation entre le destinataire et l'auteur. Il est dommage que cette coutume soit devenue complètement dépassée et que presque toutes les lettres soient désormais devenues électroniques.

Règles modernes

Une lettre commerciale, dont un échantillon sera présenté ci-dessous, représente la correspondance comme un acte civilisé moderne. Aujourd'hui, il n'existe pas de règles moins variées à respecter. Cependant, par rapport à la langue officielle qui existait dans le pays il y a une cinquantaine d'années, ces règles semblent plutôt être des nuances ou des subtilités particulières. Tout d'abord, comme le dictent les règles d'une lettre commerciale, vous devez utiliser un message d'accueil avant le début du texte dans une adresse personnelle à votre destinataire. Bien que maintenant dans les entreprises et toutes les organisations pas trop petites, il existe une communication interne au format ISQ, où la réponse suit la question, la question suit la réponse, et dans cette correspondance rapide, il n'est pas nécessaire d'appeler par son nom à chaque fois. Cependant, la conception correcte d'une lettre commerciale nécessite une attention individuelle et un appel personnel est donc nécessaire.

Le sujet de la lettre dans la correspondance moderne est généralement placé dans un champ distinct et doit être rempli de manière adéquate, c'est-à-dire en fonction du contenu. Formuler correctement l’objet de la lettre représente la moitié du succès, puisque c’est la première chose que verra le destinataire. Une formulation précise l'aidera à s'accorder correctement et à percevoir les informations reçues rapidement et dans leur intégralité. Et vous devez absolument informer le destinataire que vous avez reçu sa réponse - c'est une bonne forme, une marque de respect envers les collègues et partenaires, cela a été fait il y a cent deux cents ans, et même alors, ils n'étaient pas pressés de vivre et savait exactement comment rédiger une lettre commerciale. Aujourd'hui, vous devez répondre rapidement aux messages, et c'est là que le courrier électronique est utile : la communication est très rapide. S'il n'est pas possible de répondre immédiatement, vous devez quand même envoyer un message indiquant la réception de la réponse, indiquant l'heure de la prochaine session de communication.

Lieu et heure

Il ne faut pas oublier que psychologiquement, le délai de réponse dans sa valeur critique est de quarante-huit heures. C'est le cas s'il n'y a pas de fonction de répondeur automatique. Au bout de deux jours, le destinataire est déjà convaincu que sa lettre a été ignorée ou, au mieux, perdue. Les règles d'une lettre commerciale contiennent également ce point : ne retardez jamais une réponse, car cela perdrait inévitablement le client, et le partenaire commencerait à s'inquiéter et à penser à rompre toutes sortes de relations. Dans tous les cas, il s'agit d'une violation flagrante de l'éthique de la correspondance commerciale. Si vous devez envoyer les mêmes informations, vous pouvez simplement développer la liste des destinataires. Placer toutes les adresses dans un seul champ « à » réduit considérablement les délais de livraison et la transparence est maintenue dans les partenariats : tous ceux qui reçoivent la lettre voient la liste générée.

Un excellent message pour la poursuite des partenariats est la phrase polie « merci d’avance ». Comment cela est écrit dans une lettre commerciale et dans quelle partie il est placé - chacun décide pour lui-même. Bien entendu, le destinataire doit le voir une fois que l'information a déjà été assimilée et que l'incitation à l'action a été donnée. À la fin de la lettre, avant le bloc de contact, se trouve le meilleur endroit pour cette phrase. À propos, à propos des coordonnées : elles devraient figurer dans chaque lettre, pas seulement dans la première. Les numéros de téléphone, la position et tout le reste de l’auteur ne peuvent pas être forcés de rechercher. Le formatage d'une lettre commerciale ne dépend en aucun cas de la durée de la correspondance. Les règles doivent toujours être respectées. Et afin de ne pas deviner si le destinataire a reçu la lettre, il existe une fonction de demande. Ce n'est que dans ce cas que vous pouvez être sûr qu'il a été lu. L'historique des correspondances doit être sauvegardé, vous ne pouvez pas répondre avec un nouveau message. Cependant, lors de la transmission de l'intégralité de la bande de communication pour résoudre un problème particulier, il est nécessaire de garder à l'esprit non seulement la subordination, mais également la confidentialité. Si la correspondance contient des informations personnelles, elles doivent être supprimées avant que des tiers ne les lisent.

La rédaction commerciale est l’un des principaux outils de communication dans toute entreprise. Une lettre commerciale bien rédigée contribuera à créer une impression positive de l’entreprise. Et une lettre écrite dans des conditions illettrées peut détruire toute votre réputation. Nous avons déjà écrit sur les règles de la correspondance commerciale, examinons maintenant des exemples spécifiques de lettres commerciales.

Exemples de lettres commerciales

Il existe de nombreux types de lettres commerciales : propositions commerciales, lettres de réclamation, lettres de gratitude, lettres de refus, lettres de motivation, lettres de garantie, informations, etc. Les principes de leur compilation ne diffèrent pratiquement pas les uns des autres. Jetez un œil à nouveau pour éviter les erreurs.

Exemples de lettres de remerciement

Exemple de lettre de garantie

Exemple de lettre de réponse

Ceci est un exemple clair de ce que peut être une lettre polie contenant un refus :

Exemple de newsletter

Exemple de lettre de réclamation

Exemples de lettres en anglais dans la correspondance commerciale

Malheureusement, tout le monde n’a pas un niveau élevé de maîtrise de l’anglais. Et souvent, les managers sont un peu perdus lorsqu’ils doivent rédiger une lettre commerciale en anglais. Si même en russe, les gens ne peuvent pas toujours se comprendre dans la correspondance, alors que dire d'une langue étrangère ? La meilleure solution dans cette situation est de rechercher des lettres similaires et d'utiliser des expressions appropriées dans votre lettre. Voici trois exemples de lettres commerciales en anglais : une lettre de gratitude au client, une lettre clarifiant les termes de la transaction et une lettre de réponse à l'offre d'achat. Chaque fichier contient une version de la lettre en anglais et sa traduction en russe.
Téléchargez une lettre de gratitude au client en anglais.
Téléchargez la lettre avec les termes de l'accord en anglais.
Téléchargez la lettre de réponse à l'offre d'achat en anglais.

Structure d'une lettre commerciale

Une structure claire est une caractéristique essentielle d’une lettre commerciale. Cela aidera le destinataire à comprendre rapidement le sens de ce qui est écrit et à réduire le temps nécessaire à sa lecture. Une lettre commerciale comprend les parties principales suivantes :

1. Titre (sujet de la lettre). Le titre de la lettre doit contenir son bref objectif ou son essence. Vous ne pouvez pas utiliser d’expressions abstraites ici. Le destinataire doit savoir clairement de quoi parle la lettre, en se basant uniquement sur le titre. Par exemple, « À propos des changements de prix pour la fourniture de produits » ou « Proposition commerciale de coopération commerciale avec la société XXX ».

2. Salutation. La formule de salutation « Cher + Prénom et Patronyme ! » est considérée comme traditionnelle dans les lettres commerciales. Il n’est cependant pas nécessaire d’utiliser le nom. Vous pouvez également vous adresser au destinataire à travers sa position : « Cher Monsieur Directeur ! Gardez toutefois à l’esprit qu’appeler par son nom réduit quelque peu la distance psychologique et met l’accent sur la relation d’affaires bien établie. Si la lettre est adressée à un groupe de personnes, il est alors acceptable d'écrire « Chères dames et messieurs ! », « Chers partenaires ! » et ainsi de suite. Utiliser les abréviations M., Mme ou les initiales est perçu comme irrespectueux, alors essayez de l'éviter.

3. Énoncé du but de la rédaction de la lettre, de son essence et de son idée principale. C'est la partie principale de la lettre. Ici, vous écrivez directement la raison même de la rédaction de la lettre.

4. Vos propositions pour résoudre ce problème, recommandations, demandes, réclamations. Les lettres commerciales nécessitent presque toujours une certaine réaction de la part du destinataire (sauf pour les lettres purement informatives). Par conséquent, il est important non seulement de décrire le problème lui-même, mais également de proposer vos propres options pour le résoudre. Si vous rédigez une plainte, demandez à prendre les mesures appropriées ; si vous faites une offre de coopération, décrivez ses options possibles. Bref, le destinataire de votre lettre doit non seulement comprendre « ce » que vous attendez de lui, mais aussi comprendre « comment » vous proposez de le mettre en œuvre. Ce sera alors une véritable lettre commerciale.

5. Bref résumé et conclusions.À la toute fin, nous pouvons résumer tout ce qui précède. Cependant, il n’est pas toujours possible de le faire très brièvement. Dans ce cas, ce n’est pas la peine d’écrire en plusieurs phrases ce que vous avez déjà décrit dans les deux premiers paragraphes. N'oubliez pas que le meilleur ami d'une lettre commerciale est la brièveté. Par conséquent, dans la plupart des cas, il suffit de se limiter aux phrases « J'espère une coopération fructueuse », « J'attends votre réponse sur cette question », etc.

6. Signature. Une lettre commerciale est signée avec le poste, le prénom et le nom de l'expéditeur avec la phrase traditionnelle « Avec respect ». D'autres options sont également possibles : « Meilleurs vœux », « Cordialement vôtre » etc., selon la proximité de votre contact avec le destinataire. L'expression « Avec respect » est la plus universelle, donc si vous avez des doutes sur la manière dont il serait plus approprié de vous abonner, utilisez cette expression et vous ne la manquerez certainement pas.

Ce serait également une bonne idée d'ajouter des options pour vous contacter dans votre signature : autres adresses email, numéros de téléphone professionnels, Skype. L'avantage est non seulement que le destinataire, s'il le souhaite, pourra vous contacter rapidement d'une manière qui lui convient, mais aussi que vous démontrerez ainsi votre ouverture d'esprit et votre volonté de communiquer avec le destinataire.

Et n’oubliez pas qu’une lettre officielle est avant tout un document. Ainsi, en négligeant les règles d'élaboration de celui-ci, vous ruinez irrévocablement la réputation de votre entreprise et de vous-même en tant que spécialiste.

Dans le monde moderne, les contacts commerciaux commencent souvent par une correspondance commerciale - une forme écrite d'interaction commerciale, qui comprend tout type de correspondance (lettre, message, etc.) envoyée par tout fonctionnaire en son nom et en vertu de sa fonction.

Un aspect important est le respect de certaines normes d'étiquette. Dans le cas contraire, les connexions établies pourraient être rompues et un client ou un partenaire commercial pourrait être perdu. Une correspondance commerciale bien conçue contribue à donner l’impression la plus favorable de vous ou de l’entreprise.

Maîtriser la magie des lettres est important pour chaque personne. Par exemple, lors de la recherche d'un nouvel emploi : rédaction et envoi d'un CV, tâches de test, lettres de motivation, informations complémentaires vous concernant, convenir d'un rendez-vous.

Il est intéressant de noter que les règles de correspondance commerciale qui existent aujourd’hui ont été élaborées il y a environ 150 ans en Angleterre.

Types de lettres commerciales

Pour décider comment rédiger une lettre, vous devez connaître les différences entre ses types. Cela vous aidera à décider du sujet du message et de sa conception correcte. Cela vous évitera de paraître stupide aux yeux d’un adversaire important.

Selon la structure de conception, il y a :

• Lettres de communications

Cela comprend les lettres de refus, les réclamations, les excuses et les aveux. Tout ce qu'un salarié utilise dans le cadre de ses activités professionnelles.

• Lettres d'accord

Un type d’écriture important. Grâce à elle, les résultats de la réunion sont résumés, des accords sont conclus, le délai d'exécution des tâches est déterminé et les deux parties sont convaincues de la bonne compréhension du contrat.

Règles des lettres commerciales

La manière dont les blogueurs s’autorisent à s’exprimer ne vous appartient pas. Il n'y a aucune excuse pour les erreurs et les fautes de frappe. On ne peut pas se consoler avec les difficultés d’apprendre une langue dès l’enfance. Vous devez être le plus exigeant possible envers vous-même. Sinon, cela dresse un tableau défavorable de votre personnalité et de votre éducation.

La particularité de la correspondance commerciale est que les erreurs d’orthographe des mots professionnels sont considérées comme un indicateur de l’incompétence d’une personne dans le domaine choisi.

Règles de base:

1. Évitez d'utiliser des mots dont vous ne connaissez pas la définition exacte. En dernier recours, vérifiez leur signification dans les dictionnaires.
2. Évitez d’utiliser une terminologie spécifique. Certains mots peuvent ne pas être familiers à l’interlocuteur et être mal interprétés par lui. L'étiquette de la correspondance commerciale implique dans de tels cas de fournir une explication des termes et des abréviations.
3. Écrivez des phrases courtes. La longueur et la richesse des constructions sont appropriées lors de l’écriture d’un roman, et non lors de négociations commerciales.
4. Tapez d'abord le message non pas dans le corps de la lettre, mais dans un document sur votre ordinateur ou sur votre éditeur en ligne. Un aspect positif est la vérification automatique de l’orthographe et de la ponctuation du texte. Cela évite également que la lettre soit accidentellement envoyée prématurément au destinataire ou perdue en raison de la fermeture du navigateur ou de la perte d'Internet. Lorsque vous travaillez dans Microsoft Word, utilisez la sauvegarde automatique du matériel à certains intervalles.
5. Vous devez éviter de taper un message sur votre téléphone ou votre tablette. Il existe un risque d’autocorrection inappropriée.
6. Avant l'envoi, vérifiez les erreurs et la cohérence du texte. Il est recommandé de revérifier le texte tapé après une heure, en passant temporairement à autre chose et en oubliant de l'écrire. Cela vous aidera à regarder le texte sous un angle différent, en voyant toutes les inexactitudes.

Formater une lettre commerciale

Une attention particulière aux détails est requise lors de la préparation et de la conduite de la correspondance. Cela témoigne également du respect de votre adversaire et permet de gagner du temps qui pourrait être consacré à refaire le matériel.

Les aspects suivants ne doivent pas être négligés :

• Remplissage correct de la ligne d'objet de la lettre

S'il s'agit du premier message, le titre peut être clair. Toutefois, s'il existe déjà une communication avec l'opposant, l'objet de la lettre doit être indiqué de manière brève et concise. Ce sont les bases de la communication. Ils vous aident à retrouver le message au bout d'un certain temps afin que la relecture soit facile tant pour l'expéditeur que pour le destinataire.

• Citation

Le message que vous envoyez peut contenir des questions auxquelles vous devez répondre. Il est logique d’y répondre en citant chacun séparément. Lors de l'envoi d'une lettre avec plusieurs renvois, il vaut la peine d'utiliser la numérotation et de diviser le texte en paragraphes. De cette façon, l'interlocuteur saura clairement à quelle question vous répondez.

Des chaînes de citations excessives créent un sentiment de chaos dans les communications. Cependant, s'il est nécessaire de revenir aux messages précédemment envoyés ou de rappeler quelque chose à l'interlocuteur, cela vaut la peine de le faire. En particulier, en ce qui concerne le budget, l’ensemble des services et le temps.

• Prendre en compte toutes les informations reçues

Lors de la rédaction d'une lettre, vous devez commenter brièvement tous les documents joints par vous ou votre interlocuteur. De cette façon, le destinataire saura immédiatement quel contenu des fichiers l'attend.

• Votre propre signature est une analogie avec une carte de visite

La correspondance commerciale nécessite une signature. Il peut être rendu automatique, il sera alors présent dans chaque lettre envoyée. Comment créer une signature informative ? Utilisez votre prénom et votre nom, votre poste actuel, vos contacts professionnels et le logo de votre entreprise.

Par exemple : « Avec respect, Ivan Ivanov, votre chef de projet, numéro de téléphone ou tout autre messager. » Ou « Cordialement, Ivan Ivanov… ».

La signature peut également être accrocheuse et créative, indiquant un lien particulier avec l'entreprise ou la cause. Par exemple, les employés d’un réseau de l’industrie du livre peuvent utiliser l’expression « Je suis en train de lire… » lorsqu’ils insèrent le nom des nouveaux produits en cours. Mais il vaut mieux coordonner ces choses avec vos supérieurs.

• Adresse postale

Les règles de la correspondance commerciale imposent l'affichage d'une adresse postale. Ce serait mieux s'il était purement un ouvrier. Le nom de l'entreprise, la fonction, le prénom ou le nom peuvent y être affichés, mais pas l'année de naissance ni les surnoms/mots ludiques. Il est préférable de réfléchir au nom correct de l'adresse pendant de nombreuses années si vous envisagez de la quitter même si vous changez d'activité ou de poste.

• Police et espacement

Dans la documentation, la police la plus souvent utilisée est Times New Roman, taille 12 pour les tableaux ou 14 pour le texte. 1,5 à 2 intervalles. Ce sont les bases tacites.

Style de communication d'entreprise

La correspondance commerciale implique un exercice d’équilibre délicat. Une communication amicale est inappropriée ici, mais une communication catégoriquement dure n'est pas non plus appropriée.

Caractéristiques de communication :

• Gravité des conceptions

Les mots diminutifs et les expressions d’argot seront inappropriés.

• Utiliser des émoticônes

Utilisez les émoticônes avec précaution ou évitez-les. Le premier contact ne permet en principe pas leur présence. À l’avenir, des parenthèses pourraient être présentes, mais uniquement positives, en quantité modérée. La gentillesse et l'humour sont inacceptables dans ce style de communication. Ce formulaire est inacceptable si vous êtes subordonné à votre interlocuteur.

• Salutations par nom et patronyme

Les règles de conduite de la correspondance commerciale impliquent une attitude respectueuse envers l'interlocuteur, une attention et un intérêt pour sa personne. Cela augmente l'intérêt de votre adversaire pour vous et augmente les chances de sa clémence. Il est conseillé de connaître à l'avance le nom de la personne à qui vous vous adressez, ainsi que ses préférences d'adresse.

• Réponse sous deux jours

Il est correct d'envoyer une réponse au message dans un délai de quelques jours ouvrables. Sinon, c'est considéré comme irrespectueux. Si la lettre a été envoyée avant le week-end ou les vacances, vous n’êtes pas obligé d’y répondre si ce n’est pas urgent. Dans le cas contraire, vous devez avertir votre interlocuteur de l'absence temporaire de votre réponse ou vous désinscrire brièvement du contenu de la lettre.

• Manque d'intrusion

Poser constamment des questions sur quelque chose, demander une confirmation vous montrera sous un mauvais jour. Si une confirmation de l'interlocuteur est requise, vous pouvez lui rappeler la nécessité de répondre dans un délai de trois jours. Si le cas est urgent, il est préférable de le mentionner dès votre premier message.

• Règle du miroir

L'étiquette de la correspondance commerciale vous permet souvent de vous adresser à votre adversaire comme il le fait. Cela augmente la possibilité de compréhension mutuelle et de communication au même niveau. Gardez une trace des termes, du style de communication et adressez-vous à votre interlocuteur.

• Joyeuses fêtes

Si la communication a lieu aux alentours ou pendant les jours fériés, il convient de féliciter l'interlocuteur. Ce sont les règles de la correspondance commerciale. Il est également utile de savoir quand est l'anniversaire de votre adversaire.

• Gratitude

La politesse élémentaire serait des mots de gratitude en réponse à une félicitation, une invitation ou une explication.

Compte tenu de toutes les caractéristiques ci-dessus, il ne sera pas difficile d'établir le contact avec votre interlocuteur et de vous faire une opinion favorable sur vous-même.

L’importance des règles de rédaction commerciale

En fait, toute lettre envoyée est une carte de visite, reflet de la position commerciale que nous avons choisie. Pour qu'elle ait l'air décente, inspire le respect et la confiance, et que les négociations s'accompagnent de confort et d'efficacité dans la résolution des problèmes, la connaissance des règles de savoir-vivre et leur respect constant est une garantie inébranlable de succès.

Concernant toute correspondance, sur Internet ou par courrier, les mêmes normes strictes s'appliquent que lors de communications téléphoniques ou de négociations personnelles. Les principes sur lesquels se construit l'interaction :

• respect mutuel entre opposants pour la personnalité et la position commerciale de l'autre personne ;
• attention aux intérêts commerciaux de l'adversaire ;
• maintenir la confidentialité ;
• ponctualité dans la résolution des tâches importantes.

La correspondance commerciale est nécessaire car :

• lors de l'envoi d'une lettre, il n'y a pas de réponse, même si cela était implicite ;
• les lettres se perdent dans le flux d'informations inutiles et les employés s'appellent constamment pour demander à vérifier leur courrier ;
• après avoir lu l'e-mail, vous ne savez absolument pas ce que vous attendez ;
• En raison de l'abondance de détails et du chaos d'informations dans les messages, les pensées sont confuses et un problème complexe n'est jamais résolu.

Vous pouvez gagner beaucoup de temps libre si vous mettez en œuvre des règles générales pour la correspondance commerciale. Cela aidera à éviter les problèmes ci-dessus.

Les messages électroniques permettent d'échanger rapidement des informations sur de longues distances. En termes de vitesse de transmission des idées, cela les assimile à une conversation téléphonique. Cependant, les e-mails sont stockés sur des serveurs de messagerie et utilisés comme preuve imprimée de nos paroles. La correspondance électronique nécessite donc une attitude responsable.

La tâche devient plus difficile si vous communiquez dans une langue anglaise non maternelle avec des représentants d'autres cultures. Dans l'article, je partagerai ce à quoi il faut faire attention dans ce cas, comment éviter les erreurs et parvenir à une compréhension mutuelle avec des collègues et partenaires étrangers.

Étiquette

Peu importe avec qui vous communiquez et dans quelle langue, n'oubliez pas les règles de l'étiquette du courrier électronique.

1. Indiquez clairement le sujet de la lettre (Sujet).

Selon une étude de l'agence Radicati Group, les représentants des entreprises reçoivent jusqu'à 80 emails par jour. Comment convaincre quelqu’un de lire votre lettre ? Créez un titre qui reflète pleinement le contenu. Plus ce qui est dit est clair, plus vite l'interlocuteur lira le message.

Non: « Idée".

Oui: " H comment augmenter les ventes en ligne de 15% d'ici la fin du 4ème trimestre 2017".

2. Utilisez une salutation professionnelle et évitez la familiarité.

Non:"Hé", "Yo", "Hiya".

Oui: "Cher", "Bonjour", "Salut".

3. Relisez la lettre avant de l'envoyer. Les erreurs et fautes de frappe affecteront négativement votre image aux yeux de votre interlocuteur.

4. Si vous introduisez un nouvel interlocuteur dans la correspondance, décrivez brièvement le contexte du problème. Ne le forcez pas à faire défiler vers le bas et à lire tous les articles sur le sujet. Décrivez l'essence du problème, ce qui a été discuté, ce que vous voulez en dire.

5. Répondez aux messages. Si vous n'avez pas le temps d'effectuer des recherches sur le sujet maintenant, veuillez confirmer que l'e-mail a été reçu et indiquer quand vous pourrez résoudre le problème.

6. N'utilisez pas le rouge pour attirer l'attention sur une idée. Le rouge parle de danger et évoque des émotions négatives. Utilisez des mots et des phrases spéciaux pour vous démarquer, pas des graphiques ou des couleurs :

• je voudrais souligner→ Je voudrais souligner.
• je voudrais attirer votre attention→ Je voudrais attirer votre attention.
• Votre attention s'il vous plaît→ Veuillez noter.
• Veuillez noter→ S'il vous plaît soyez conscient.

Public

L'anglais est la langue universelle de communication entre les personnes de différents pays. Mais cela ne veut pas dire que le style de correspondance sera toujours le même. Regardons les différences.

Chine, Japon, pays arabes

Lorsque vous communiquez avec des collègues et partenaires de ces pays, surtout au début de votre connaissance, utilisez les formes les plus polies. Commencez chaque lettre par une salutation polie et des formes d'étiquette, par exemple :

• J'espère que tu trouvera ce courriel à ta convenance→ J'espère que tu vas bien,
• Désolé de te déranger→ Je m'excuse pour l'interruption.
• Puis-je prendre un moment de votre temps ? → Puis-je vous emprunter une minute ?

Utilisez la forme de demande la plus polie :

• Je serais reconnaissant si tu pouvais...→ Je serais très reconnaissant si vous pouviez...
• Pourriez-vous s'il vous plaît être si gentil… → Serez-vous si gentil…

Allemagne, Royaume-Uni

Réduisez la modalité des phrases, mais n'abandonnez pas les formes de politesse et les formes d'étiquette :

• Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à me contacter.→ Si vous avez des questions, veuillez contacter
• J'apprécierais votre aide dans cette affaire.→ J'apprécierais votre aide.
• J'attends une réponse dans les meilleurs délais.→ Répondez dans les plus brefs délais.

Etats-Unis

Omettez les formes d'étiquette, sauf si vous communiquez avec un collègue ou un partenaire qui vous est supérieur. Soyez clair sur ce qui s’est passé et sur ce dont vous avez besoin. Moins il y a de modèles avec serait, pourrait, pourrait, Tout le meilleur.

Afrique, Amérique du Sud

Si vous connaissez déjà un collègue ou un partenaire originaire de ces pays, demandez-lui comment il va et comment va sa famille. Aborder des problèmes personnels n’est pas perçu comme de mauvaises manières ; au contraire, cela aide à établir de bonnes relations.

Principes linguistiques

Regardons les principes généraux de rédaction d'un e-mail.

Réduire

Dans la correspondance commerciale, il n'y a pas de place pour les figures de style, les constructions complexes et les temps composés. La tâche principale de la lettre est de transmettre votre message sans perte. Par conséquent, tout ce qui pourrait rendre la compréhension difficile doit être supprimé.

Vous vous souvenez peut-être de John que nous avons rencontré à la conférence, il était dans sa drôle de suite et parlait à voix haute. Lorsque je lui ai demandé récemment comment il allait, il m'a répondu qu'il travaillait sur un projet très intéressant et m'a demandé de l'aider.→ Vous vous souvenez probablement de John, que nous avons rencontré à la conférence, il portait toujours sa drôle de veste et parlait fort. Récemment, je lui ai demandé comment il allait, et il m'a répondu qu'il travaillait sur un projet très intéressant et m'a demandé de l'aider.

John Johnson travaille actuellement sur un nouveau programme de partenariat pour son entreprise. Il nous a proposé de devenir son sous-traitant sur le projet. → John Johnson travaille actuellement sur un nouveau programme d'affiliation pour son entreprise. Il nous a invité à devenir entrepreneur pour ce projet.

Évitez le jargon

Évitez le jargon, même si vous communiquez avec des collègues qui comprennent le problème. Votre correspondance peut être transmise à des personnes qui ne connaissent pas le sujet.

Faites attention au titre, au nom et au sexe de l'interlocuteur

En russe, tout est simple : Ivanova est une femme, Ivanov est un homme. En anglais, tout n'est pas si simple. Par exemple, Jody Jonson, est-il un homme ou une femme ? Le nom de famille ne nous dit rien. De plus, les hommes et les femmes portent le nom de Jody :

Si vous ne savez pas qui est votre interlocuteur, renseignez-vous auprès de vos collègues et retrouvez son compte sur les réseaux sociaux. Appeler M. Johnson Mme Johnson vous mettra dans une position délicate.

Évitez les blagues et les commentaires personnels

Un style strictement formel n’est pas nécessaire, mais il est important d’avoir l’air professionnel.

Supprimez les prépositions lorsque cela est possible

Un grand nombre de prépositions rend la compréhension difficile et crée un effet « eau » dans le texte. Par exemple, au lieu de La réunion du 1er décembre autour de la stratégie marketing→ « Réunion du 1er décembre sur le thème de la stratégie marketing », écrire La réunion de stratégie Marketing du 1er décembre→ « Réunion de stratégie marketing le 1er décembre. »

Au lieu de verbes à particule trouver- proposer, et découvrir- découvrez, utilisez leurs synonymes non prépositionnels générer Et déterminer.

Évitez les points d'exclamation

Transmettre des émotions par courrier électronique est difficile. Une exclamation dans un texte est perçue comme une augmentation de ton.

Si un message comporte beaucoup de points d’exclamation, ils sont dévalorisés. L'interlocuteur ne les percevra plus comme un appel à l'attention.

Limitez-vous à cinq phrases

Selon Guy Kawasaki, si un message comporte moins de 5 phrases, cela semble grossier, s'il est plus long, c'est une perte de temps.

Utilisez des mots, des phrases et des paragraphes courts

Ce principe est particulièrement pertinent pour ceux qui travaillent avec le courrier depuis un téléphone ou une tablette : il faut lire rapidement la lettre, comprendre et répondre, la taille de l'écran impose des restrictions. Plus le texte du message est court, plus il sera lu rapidement.

Évitez la voix passive

Non: L'information m'a été envoyée par Peter→ L'information m'a été envoyée par Peter.

Oui: Peter m'a envoyé cette information→ Peter m'a envoyé cette information.

Utiliser des listes

Si vous êtes intéressé par l'avis d'un collègue sur une question et lui proposez un choix d'alternatives, énumérez-les sous la forme d'une liste numérotée. Sinon, vous risquez de recevoir une réponse monosyllabique. Oui. L'interlocuteur souhaite répondre rapidement au message. Il est plus pratique pour lui de dire oui, non ou d'indiquer le numéro de l'option qu'il préfère. Dans d’autres situations, les listes fournissent une structure et facilitent la compréhension.

Fixer une date limite

Si vous avez besoin de commentaires avant une date précise, veuillez l'indiquer dans l'e-mail. Cela disciplinera l'interlocuteur, et il ne retardera pas sa réponse.

Structure de la lettre

L'e-mail se compose de cinq parties sémantiques :

1. Salutations.
2. Message.
3. Fermeture.
4. Séparation.
5. Signature.

Regardons les phrases standards pour chaque partie.

Salutations

Utiliser des mots Cher, Bonjour, Salutations(si vous ne connaissez pas déjà votre interlocuteur) et Salut(plus proche de l’informel).

Message

C'est la partie la plus informative. Nous y communiquons des informations, donnons des détails, argumentons, proposons des idées, etc. Examinons les phrases utiles pour différents types de messages.

Comment ouvrir un message

Utilisez des expressions neutres pour la communication quotidienne avec vos collègues et des expressions formelles pour les messages destinés aux patrons, aux clients et aux partenaires.

Officiellement	Semi-formel	Neutre
J'écris à… J'écris à...	Juste un petit mot pour vous dire que… Un petit mot...	Merci pour votre courrier… Merci pour votre lettre…
Conformément à votre demande… D'après votre demande...	C'est pour... Cette lettre est destinée à...	Merci pour votre courrier concernant… Merci pour votre lettre concernant...
Nous nous référons à notre courrier concernant… Faisant référence à notre lettre concernant...	Je voulais vous faire savoir / vous parler / vous demander si… Je voulais vous informer que.../vous parler de.../vous demander...	En réponse à votre courrier… En réponse à votre lettre…
J'écris à propos de… J'écris à propos de...		En référence à votre email daté du… Faisant référence à votre lettre de...
Merci pour votre e-mail du (date) concernant… Merci pour votre lettre du (date)…
En référence à notre conversation téléphonique de vendredi, je voudrais vous faire savoir que… Faisant référence à notre conversation téléphonique de vendredi, je tiens à vous informer que...
Je vous écris pour vous renseigner sur… /en relation avec…/pour vous informer que…/pour confirmer… J'écris pour me renseigner/J'écris à propos de/J'écris pour signaler…/J'écris pour confirmer…

Comment clarifier le délai

Entrez l'heure et le fuseau horaire. Sans cela, le délai est flou et perçu comme un souhait :
Veuillez soumettre votre rapport (réponse) le 10 mars, EOB CET→ Veuillez envoyer votre rapport/réponse avant le 10 mars avant la fermeture des bureaux CET.

Comment demander et donner des détails

Nous donnons les détails :
Veuillez détailler :

Comment signaler un problème

1. Pour introduire un problème, le verbe signaler est souvent utilisé dans le sens « indiquer, souligner » :
Vous signaler le problème sur…→ Vous signalant le problème avec...
Avec cette lettre, je souhaite vous signaler un problème…→ Avec ma lettre, je veux vous signaler un problème...

2. Pour clarifier ou recevoir des commentaires, utilisez des phrases de mon/notre/votre côté ou de mon/de notre/de ton côté- « de mon/de notre/de votre côté ».

3. Souvent, un nom est utilisé dans le contexte de discussions sur des problèmes solution de contournement- un moyen de sortir de la situation, une solution de contournement.

Comment copier vos collègues

1. Pour demander à être copié, utilisez la phrase CC-moi, Où Cc agit comme un verbe « copier », c’est-à-dire mettre dans une ligne Cc. Du mot Cc un participe se forme mis en copie- faites attention à l'orthographe. Phrase j'ai été mis en copie se traduit par « Ils ont fait une copie de moi ».

2. Pour indiquer à votre interlocuteur que vous ajoutez quelqu'un à la discussion, écrivez Ajout de (nom) au fil de discussion- Ajout de (nom) à la conversation.

3. Utilisez le signe @ si la discussion a lieu avec plusieurs collègues, mais que vous devez vous adresser à l'un d'eux : @Steve, je pense que la prochaine étape dépend de vous, n'est-ce pas ?- @Steve, je pense que la prochaine étape est à toi, non ?

Comment s'excuser

Officiellement	Neutre
Nous regrettons de vous informer que… Malheureusement, nous devons vous informer de...	Malheureusement… Malheureusement…
Je suis désolé de vous informer que… C'est difficile pour moi de te le dire, mais...	J'ai peur que... J'ai peur que…
Veuillez accepter nos excuses pour… Veuillez accepter nos excuses pour...	Je serais heureux/ravi de/heureux de… Je serais heureux/je serais heureux...
Je regrette sincèrement... Je regrette sincèrement...	Je suis désolé, mais je ne peux pas venir demain. Je suis désolé, mais je ne pourrai pas venir demain.
Je tiens à m'excuser pour tout inconvénient causé. Je m'excuse pour la gêne occasionnée.	Merci pour votre compréhension. Merci de votre compréhension.
	Nous nous excusons pour… Nous nous excusons pour...
	Je suis (extrêmement) désolé que/pour… Je m'excuse pour le fait que...

Comment demander et offrir de l'aide

Nous vous proposons une assistance :

Officiellement	Neutre
Si vous le souhaitez, je me ferai un plaisir de... Si tu le souhaites, je serai heureux de...	Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à m'écrire.
Nous sommes prêts à organiser une autre réunion avec… Nous aimerions prendre un autre rendez-vous avec...	Voulez-vous que je…? Est-ce que je peux faire)...?
Si vous avez besoin d'informations/assistance supplémentaires, n'hésitez pas à me contacter. Si vous avez besoin d'informations/d'aide supplémentaires, veuillez nous contacter.	Et si je venais t'aider ? Peut-être que je peux venir t'aider ?
Si vous souhaitez poursuivre cette conversation, n'hésitez pas à m'appeler (contacter) avec moi. Si vous souhaitez poursuivre notre conversation, n'hésitez pas à me contacter.
S'il vous plaît laissez-moi savoir si je peux être d'une aide supplémentaire. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez besoin d'aide supplémentaire.
Faites-moi savoir si vous souhaitez que je… Faites-moi savoir si vous avez besoin de mon aide...

Nous demandons de l'aide :

Négociation

La correspondance électronique a souvent le caractère de négociations commerciales à part entière. Pour les formater, utilisez les expressions suivantes.

Nous exprimons notre satisfaction :
Nous offrons:
Nous sommes d'accord:

• Je suis d'accord avec vous sur ce point.→ Je suis d'accord avec toi sur ce point.
• Vous avez là un point fort.→ Vous êtes ici.
• Je pense que nous pouvons tous les deux être d’accord sur le fait que…→ Je pense que nous sommes tous les deux d'accord sur le fait que...
• Je ne vois aucun problème à cela.→ Je ne vois pas de problème avec ça.

Nous ne sommes pas d'accord:
Nous invitons:
Nous exprimons notre mécontentement :

Comment joindre des documents supplémentaires à une lettre

Si vous joignez un document à votre courrier, attirez l’attention de l’interlocuteur sur ce point en utilisant les phrases suivantes :

• Veuillez trouver ci-joint → Ci-joint à cette lettre.
• Vous pouvez trouver en pièce jointe… → Vous pouvez trouver dans l'application...
• Je joins…→ Je joins...
• Je vous transmets...→ Je t'envoie...
• Nous avons le plaisir de vous joindre…→ Nous sommes heureux de vous envoyer...
• Vous trouverez en pièce jointe...→ Dans le fichier ci-joint vous trouverez...

Fermeture

Avant de dire au revoir à l'autre personne, remerciez-la pour son temps, exprimez votre volonté d'aider et/ou de fournir des éclaircissements et des détails.

Officiellement	Neutre
Je suis dans l'attente de votre réponse. Dans l'attente de votre réponse	Hâte d'avoir de vos nouvelles. Dans l'attente de votre réponse
J'attends avec impatience votre réponse. Dans l'attente de votre réponse	J'espère avoir de vos nouvelles bientôt. J'espère avoir de vos nouvelles bientôt.
N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'aide. Veuillez nous contacter si vous avez besoin d'aide.	Fait moi savoir si tu as besoin de quoique ce soit d'autre. Fait moi savoir si tu as besoin de quoique ce soit d'autre.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me le faire savoir. Si vous avez des questions, veuillez nous contacter.	Bonne journée/week-end. Bonne journée/semaine.
Merci beaucoup pour votre aide précieuse. Merci beaucoup pour votre aide.	Merci pour votre aide. Merci pour l'aide.
Merci d'avance! Merci d'avance.	Merci pour votre e-mail, c'était merveilleux/super d'avoir de vos nouvelles. Merci pour votre lettre, j'étais très heureux d'avoir de vos nouvelles.
Désolé pour le dérangement! Je m'excuse pour le dérangement!

Comment comprendre les abréviations

Faites attention aux abréviations que les interlocuteurs étrangers utilisent dans la correspondance par courrier électronique, quel que soit le style :

• EOB (fin de journée ouvrable) → fin de la journée de travail.
• SOB (début du jour ouvrable) → le début de la journée de travail.
• EOQ (fin du trimestre) → d'ici la fin du trimestre.
• À déterminer (à déterminer) ou à déterminer (à annoncer), nous l'utilisons lorsque les informations sur le moment ou la date ne sont pas encore connues.
• PTO (congés payés) → vacances.
• OOO (Out of office) → en dehors du bureau, pas au travail. L'expression est utilisée dans les réponses automatiques.
• FUP (suivi) → suivre, prendre le contrôle.
• POC (point de contact) → personne de contact.
• Pour information (pour votre information) → pour votre information.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → essentiellement.
• AFAIK (Pour autant que je sache) → pour autant que je sache.
• BTW (By The Way) →au fait.
• CU (à bientôt) → à bientôt
• F2F (face à face) → seul.
• À mon humble avis (à mon humble avis (honnête)) → à mon humble avis.

Séparation

Pour dire au revoir, utilisez les phrases suivantes : meilleures salutations, salutations, cordialement, meilleurs vœux, vœux chaleureux, sincèrement vôtre(officiellement).

Signature

Veuillez indiquer votre nom et prénom, votre fonction et votre numéro de téléphone. Cela donnera à l'autre personne la possibilité de vous contacter directement et de connaître les détails nécessaires.

Modèles

Si vous ne parlez pas bien anglais ou si vous écrivez souvent le même type de lettres, il est pratique d’avoir plusieurs modèles prêts à l’emploi à portée de main. Citons-en quelques-uns.

Annonce de promotion

Ligne d'objet : Prénom nom de famille- Nouvelle position

J'ai le plaisir d'annoncer la promotion de depuis à . a été avec pour et a travaillé dans . Il/elle assumera ces nouvelles responsabilités .

assisté et je suis venu à après l'obtention du diplôme
Durant son mandat ici, a mis en œuvre des protocoles qui ont amélioré l'efficacité dans le et a souvent été reconnu pour ses réalisations exceptionnelles.

Veuillez vous joindre à moi pour féliciter sur sa promotion et lui souhaiter la bienvenue dans le nouveau département/poste.

Cordialement,
Nom
Titre

Sujet: Prénom nom de famille- nouvelle position

J'ai le plaisir d'annoncer les progrès (Prénom nom de famille) du bureau (Nom) par poste (Nom). (Nom) travaille dans une entreprise (Nom de l'entreprise) (nombre d'années) années dans le département (Nom du département).

(Nom)étudié à (nom de l'université) et je suis venu à (Nom de l'entreprise) après son achèvement.
Au cours de son travail ici, (Nom) lancé des protocoles qui ont augmenté l’efficacité dans (Nom du département), et était souvent reconnu pour ses réalisations.

Félicitons ensemble (Nom) avec un nouveau poste et lui souhaiter la bienvenue dans le nouveau département (nom du département).

Sincèrement,
Nom
Titre d'emploi

Félicitations pour votre nouveau poste

Ligne d'objet : Félicitations pour votre promotion

Cher ,
Félicitations pour votre promotion à . J'ai entendu parler de votre promotion bien méritée via LinkedIn. Vous avez fait du bon travail là-bas pendant de nombreuses années et vous méritez la reconnaissance et la responsabilité de ce poste.
Meilleurs vœux de réussite continue dans votre carrière.
Sincèrement,
Nom
Titre

Objet : Félicitations pour votre nouveau poste

(Nom), félicitations pour votre promotion à un poste/département (nom du poste/département). J'ai appris votre promotion bien méritée via LinkedIn. Vous avez bien travaillé dans votre emploi précédent pendant de nombreuses années et méritez la reconnaissance et la responsabilité de votre nouveau poste.
Sincèrement,
Nom
Titre d'emploi

Embauche (pour les candidats)

Ligne d'objet : Bienvenue !
Cher ,
J'ai été ravi d'apprendre que vous avez accepté le poste au sein de notre cabinet et que vous nous rejoindrez le 7 septembre. Bienvenue à bord !

Vous travaillerez en étroite collaboration avec moi pendant les premières semaines, jusqu'à ce que vous connaissiez la routine ici.

J'ai hâte d'entendre vos idées. N'hésitez pas à m'appeler, m'envoyer un SMS ou m'envoyer un e-mail si vous avez des questions avant votre premier jour.

Meilleurs vœux,
Nom
Titre

Objet : Bienvenue !

(Nom), je suis heureux que vous ayez accepté l'invitation pour un poste dans notre entreprise et que vous nous rejoigniez le 7 septembre. Accueillir!
Nous travaillerons en étroite collaboration pendant les premières semaines jusqu'à ce que vous vous familiarisiez avec nos routines.
J'attends vos idées. Appelez, envoyez un SMS ou un e-mail si vous avez des questions avant votre premier jour.
Sincèrement,
Nom
Titre d'emploi

Embauche (pour les collègues)

Cher personnel :
rejoint notre équipe le 1er mai. fonctionnera comme un dans le département.

Alors, si vous voyez un nouveau visage le 1er mai, laissez-le sachez que vous êtes ravi qu'il rejoigne notre équipe.

a travaillé dans deux autres entreprises au cours des dix dernières années, il apporte donc une richesse de connaissances sur .

Le baccalauréat de est de où il/elle s'est spécialisé .

a une passion pour .

J'apprécie que vous vous joigniez à moi pour offrir un accueil chaleureux à .

Avec excitation,
Nom du chef de service/patron

Chers collègues,
(Prénom nom de famille) rejoindra notre équipe le 1er mai. (Nom) fonctionnera comme (titre d'emploi) V (Nom du département).

Alors si vous voyez un nouveau visage le 1er mai, faites-le-lui savoir (Nom) que vous êtes heureux de l'avoir dans votre équipe.

(Nom) travaillé dans deux autres (nom des entreprises) entreprises depuis dix ans, il nous apportera donc une richesse de connaissances sur (nom de la zone).

(Nom) est titulaire d'un baccalauréat (nom de la discipline) (nom de l'université).

(Nom) s'emporte (Nom).

Rejoignez-moi dans mes chaleureuses salutations (Nom).

Avec excitation,
Nom du chef/superviseur du département.

Quitter l'entreprise

Chers collègues
J'aimerais vous informer que je quitte mon poste chez sur .
J'ai apprécié mon mandat et j'apprécie d'avoir eu l'occasion de travailler avec vous. Merci pour le soutien et les encouragements que vous m'avez apportés pendant mon séjour à .

Même si vous, vos clients et l'entreprise allez me manquer, j'ai hâte de commencer une nouvelle phase de ma carrière.

S'il te plaît, reste en contact. Je suis joignable à mon adresse email personnelle ou mon téléphone portable . Vous pouvez également me joindre sur LinkedIn : linkedin.com/in/firstnamelastname.
Merci encore. Ce fut un plaisir de travailler avec vous.

Cordialement,
Ton

Chers collègues,
Je tiens à vous informer que je quitte mon poste au sein de l'entreprise. (nom de l'entreprise) (date).
J'étais heureux de travailler dans (Nom de l'entreprise), et j'apprécie l'opportunité offerte
Travailler avec vous. Merci pour le soutien et l'inspiration que vous m'avez apporté pendant
mon travail dans (Nom de l'entreprise).

Mais même si vous, les clients et l'entreprise allez me manquer, je veux commencer
une nouvelle étape dans ma carrière.

S'il vous plaît rester en contact. Vous pouvez me contacter par email personnel (adresse
E-mail) ou téléphone (nombre). Vous pouvez également me trouver sur LinkedIn : (adresse de la page).
Merci encore. J'étais heureux de travailler avec vous.

Sincèrement,
Ton (Nom)

Anniversaire

Si vous avez besoin de féliciter un collègue pour son anniversaire, il est utile d’avoir quelques phrases classiques sous la main :

• Que tous vos souhaits se réalisent → Que tous vos rêves se réalisent.
• Je te souhaite un joyeux anniversaire → Je te souhaite un joyeux anniversaire.
• Joyeux anniversaire! Profitez de votre merveilleuse journée → Joyeux anniversaire ! Profitez de votre merveilleuse journée.
• Je veux vous souhaiter tout le meilleur! J'espère que c'est aussi fantastique que vous, car vous méritez le meilleur → Je vous souhaite tout le meilleur ! J'espère que cette journée est aussi merveilleuse que vous, car vous méritez le meilleur.
• Bonne journée! Je vous souhaite de nombreux beaux cadeaux et beaucoup de plaisir ! → Puissiez-vous passer une merveilleuse journée ! Je vous souhaite de nombreux cadeaux agréables et beaucoup de plaisir !

Replanifier ou annuler une réunion/un appel

Salut tout le monde,
En raison de , l'heure du a été changé de à dans à à dans .
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter.
Cordialement,
Nom

Salut tout le monde!
À cause de (nom du problème) temps (titre de l'événement) changements: de (date heure) V (point de rencontre) sur (date heure) V (point de rencontre).
Si vous avez des questions, veuillez nous contacter.
Sincèrement,
Nom

Chers collègues
En raison de circonstances inévitables, je dois reporter notre réunion à à . J'espère que vous/tout le monde êtes à l'aise avec ce nouvel horaire. Si vous/l'un d'entre vous rencontrez un problème avec ce nouveau programme, veuillez m'en informer dans les meilleurs délais.
Désolé pour la gêne occasionnée!
cordialement,
Nom
Titre

Chers collègues!
En raison de circonstances inévitables, je suis obligé de reporter notre réunion à (date heure) V (emplacement). J'espère que le nouvel horaire vous conviendra à vous/à tout le monde. Si le nouveau programme ne vous convient pas, veuillez me le faire savoir dès que possible.
Je m'excuse pour le dérangement!
Sincèrement,
Nom
Titre d'emploi

Des conseils détaillés sur les principes de construction de lettres types et d'autres modèles sont disponibles sur https://www.thebalance.com.

Travailler avec la langue

La communication électronique ne se limite pas à l’utilisation de phrases et de modèles standards. Les messages décrivent un problème ou une situation unique. Si vous ne parlez pas bien la langue, comment pouvez-vous être sûr que la lettre est rédigée correctement et dans un style professionnel ?

Utiliser des dictionnaires explicatifs

Des dictionnaires bilingues vous aideront si vous ne connaissez pas la traduction d'un mot. Mais ils sont de peu d’utilité en matière de style. Utilisez des dictionnaires explicatifs anglais : ils indiquent le style (formel et informel) et décrivent les situations dans lesquelles le mot est utilisé.

Des dictionnaires d'éditeurs professionnels pour l'enseignement de l'anglais sont disponibles en ligne : https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com . La version abrégée est fournie gratuitement, la version complète doit être achetée, mais pour les besoins de la correspondance commerciale, la version abrégée est tout à fait suffisante.

Structure d'une entrée de dictionnaire :

• Partie du discours,
• transcription avec la possibilité d'écouter la prononciation,
• définition,
• exemples d'utilisation,
• synonymes,
• combinaisons de mots et unités phraséologiques fréquemment utilisées.

Faites attention à la note formel/neutre/informel(formel, neutre, informel), utilisez des mots de style formel ou neutre. Si le mot sélectionné est marqué comme informel, consultez la section des synonymes.

N'ignorez pas les exemples, ils vous aident à placer correctement le mot ou l'expression que vous avez choisi dans une phrase.

Utiliser des dictionnaires activateurs

Ces dictionnaires ne sont pas construits sur le principe d’un alphabet de mots, comme les dictionnaires traditionnels, mais sur le principe d’un alphabet de concepts. Par exemple, vous souhaitez transmettre le concept de « beau ». Retrouvez le concept beau dans le dictionnaire activateur. Vous trouverez ci-dessous une liste de synonymes du mot beau avec des définitions, des exemples et des explications de la différence entre eux. Toutes les options possibles pour exprimer l'idée de « beau » sont rassemblées en un seul endroit et il n'est pas nécessaire de rechercher chaque mot séparément.

Aujourd'hui le dictionnaire-activateur est édité sous la marque Longman : Longman Language Activator.

Vérifiez la compatibilité des mots à l'aide de la recherche Google

Si des mots sont combinés dans une phrase russe, leur traduction conjointe en anglais n'est pas toujours correcte. Saisissez des phrases en anglais dans un moteur de recherche et vérifiez si les mots apparaissent à proximité.

Vérifiez la grammaire de votre texte

Si votre maîtrise de la langue est mauvaise, utilisez des services spéciaux pour vérifier la grammaire et la ponctuation, par exemple Grammarly.

Conclusion

Si vous échangez une correspondance électronique avec des collègues, partenaires et clients étrangers, mais que vous ne parlez pas très bien anglais, utilisez la liste de contrôle :

• Définissez votre public. Tenez compte de ses spécificités lors de la rédaction de votre message.
• Vérifiez si un modèle existant peut être adapté à votre objectif. Peut-être souhaitez-vous souhaiter un joyeux anniversaire à un collègue ? Utilisez un modèle.
• Faites un plan d’écriture. Fiez-vous à une structure de courrier électronique standard. Assurez-vous de n'avoir rien manqué.
• Choisissez des expressions courantes que vous utiliserez. Lorsque vous choisissez le style des phrases, concentrez-vous sur le public.
• Remplissez la structure construite avec vos propres mots et phrases.
• Vérifiez l'intégralité du message pour connaître la langue correcte à l'aide des services, des dictionnaires et de la recherche Google. Avez-vous pris en compte le style des mots choisis ? Vont-ils ensemble ?
• Assurez-vous de ne pas enfreindre les directives de rédaction d'e-mails. Est-il possible de le raccourcir sans perdre son sens ? Contient-il du jargon ?
• Relisez le message. Assurez-vous que l’étiquette du courrier électronique est respectée. Le sujet de la lettre est-il clairement indiqué ? Toutes les fautes de frappe sont-elles corrigées ?
• Cliquez sur Envoyer !

À l’ère du capital et des investissements privés, l’apprentissage d’une langue étrangère n’est pas seulement un intérêt pour la communauté internationale, mais aussi une nécessité pratique. De nombreuses entreprises coopèrent avec des partenaires étrangers et doivent donc entretenir des contacts bien établis et une compréhension mutuelle. Le principal moyen de communication pour les personnes travaillant dans le monde des affaires est la correspondance officielle. Aujourd'hui, nous allons découvrir comment rédiger correctement une lettre en anglais, en respectant les règles et le cadre de la communication d'entreprise. Le matériel fournira également des exemples de ce à quoi ressemble la correspondance commerciale en anglais, des exemples de lettres et de phrases nécessaires à la communication formelle.

Tout d'abord, décidons quels blocs de texte contiennent une lettre commerciale en anglais. Examinons chaque point dans l'ordre.

L'adresse de l'expéditeur

Le formulaire standard commence par les coordonnées de l'expéditeur, situées dans le coin supérieur droit. La structure d'une lettre commerciale présuppose un ordre strict dans lequel les données sont écrites, la rédaction s'effectue donc toujours dans l'ordre établi. Il n'y a pas de signes de ponctuation à la fin des lignes.

date

La date est en retrait de trois lignes après les coordonnées de l'expéditeur. Il existe plusieurs formats acceptables pour écrire une date :

• 29 octobre 2017 ;
• 29 octobre 2017 ;
• 29 octobre 2017 ;
• 29 octobre 2017 ;
• 29 oct. 2017 ;

• 10/12/2017 – 12 octobre 2017 (Europe et Angleterre)
  
• 10/12/2017 – 10 décembre 2017 (Amérique)

Détails du destinataire

*L'appel est un élément obligatoire. Pour les hommes il s'agit le plus souvent de Monsieur, pour les femmes de Mme. De plus, lorsqu'ils s'adressent à une femme mariée, ils utilisent Mme, et lorsqu'ils s'adressent à une femme célibataire, ils utilisent Miss.

Salutations

La première chose que vous devez mettre dans la lettre est une phrase de salutation. Son style dépend de la proximité de sa connaissance avec son interlocuteur. Une lettre officielle est caractérisée par des phrases standards : Chère Madame/Madame + nom de famille du destinataire. Si les informations de l'interlocuteur sont inconnues, vous devez utiliser la combinaison Cher Monsieur ou Madame. Lorsque le message est destiné à plusieurs personnes, le pluriel est utilisé : Chers Messieurs, Chers Collègues, etc. La communication informelle vous permet d'utiliser le nom : Chère Mary. Il est important de noter le point de ponctuation : en anglais, l'adresse est séparée par une virgule, et en américain, par deux points.

Partie principale

Passons à la conception du principal élément d'information d'une lettre commerciale en anglais.

Le plus souvent, le texte principal commence par une petite phrase d'introduction, surtout s'il ne s'agit pas de la première lettre, mais d'une correspondance de réponse. Voici des exemples de phrases d'introduction en anglais avec traduction en russe.

Si vous menez une correspondance commerciale strictement officielle, n'écrivez jamais de formes abrégées des prédicats Je suis, vous êtes, etc.

Ensuite, les objectifs et les raisons de la correspondance commerciale en anglais sont indiqués dans une séquence logique, et les demandes ou attentes de toute réponse sont ajoutées. En règle générale, pour faciliter la lecture, le texte est divisé en plusieurs petits paragraphes (sans utiliser de ligne/tabulation rouge). Nous reviendrons sur ce bloc plus en détail un peu plus tard à l'aide d'exemples pratiques.

Conclusion

Tout en gardant un ton poli, vous devez terminer la lettre en utilisant des expressions standard de gratitude, des assurances d'anticipation d'une réponse, des offres de coopération et une invitation à une communication de suivi. La dernière phrase est un élément important de la communication d’entreprise.

Exemple	Traduction
Merci d’accuser réception…	S'il-vous-plait confirmer la réception...
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.	Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.
Remerciant d'avance.	Merci d'avance.
Nous apprécions grandement votre coutume.	La coopération avec vous est très importante pour nous.
Veuillez nous contacter à nouveau si nous pouvons vous aider de quelque manière que ce soit.	Veuillez nous contacter à nouveau si nous pouvons vous aider de quelque manière que ce soit.
Merci et nous sommes impatients de vous entendre.	Merci, nous attendons votre réponse.

Signature

Avant de saisir vos coordonnées, vous devez utiliser une autre forme de politesse : des vœux de succès ou une expression de respect. En règle générale, l'anglais des affaires comporte trois types d'expressions similaires :

• Le vôtre sincèrement – Sincèrement(à un interlocuteur familier) ;
• Le vôtre fidèlement – Sincèrement(à un destinataire inconnu) ;
• Meilleur vœux – Meilleurs vœux(déclaration neutre);

La déclaration finale est séparée par une virgule, puis une signature personnelle est apposée sur une nouvelle ligne indiquant le nom, le prénom et la fonction.

Cordialement votre, Samuel Frankston Directeur général Enc. Une copie du permis

Cordialement, Vadim Grachev Directeur des ventes Fr. Catalogue

De plus, des pièces jointes supplémentaires peuvent être ajoutées au texte. Leur présence est indiquée à la fin de la lettre, immédiatement après la signature. La phrase commence par l'abréviation Enc. (pièce jointe – candidature), suivi d’une liste des pièces jointes.

Nous avons examiné le formatage théoriquement correct d'un message pour la correspondance commerciale. Passons maintenant à la partie pratique et examinons un exemple de lettre commerciale à diverses fins et expressions typiques de la correspondance formelle en anglais.

Correspondance commerciale en anglais : exemples de lettres et de phrases

Le concept de lettre officielle comprend de nombreuses nuances. Il peut s'agir d'une demande, d'une proposition commerciale, d'une plainte, d'excuses, d'une demande d'emploi, d'une lettre d'engagement, etc. Dans cette section, nous examinerons en pratique comment les lettres commerciales sont rédigées en anglais et quels clichés standards peuvent y être identifiés. Pour plus de commodité, nous distribuerons les échantillons par genre.

Déclaration

Travailler pour une entreprise étrangère est le rêve de nombreux jeunes. Afin de vous établir du côté positif, vous devez rédiger avec compétence une lettre de motivation - une candidature pour une réponse à un poste vacant. En plus des informations déjà présentées dans le matériel, dans de telles demandes, les expressions présentées dans le tableau sont souvent utilisées.

La déclaration complète est la suivante.

Artem Kosarev Birmingham B48 7JN Logistique Frost Ltd. Je m'appelle Artem et je vous écris en réponse à votre annonce pour un opérateur informatique dans le journal Independent d'aujourd'hui. J'ai une expérience de travail en tant qu'opérateur informatique pour Trust General Company et une formation appropriée. J'aimerais postuler pour ce poste car j'ai décidé de déménager à Londres. Je suis une personne fiable et serais un bon travailleur pour vous. Je suis prêt à venir à un entretien à tout moment. Merci pour votre attention. Cordialement votre,

Demandes et demandes

Cette correspondance est souvent utilisée pour demander la délivrance des documents nécessaires. De plus, dans le monde des affaires, des lettres sont souvent écrites pour demander des informations complémentaires, par exemple un catalogue de produits, afin de passer une commande de fournitures. Une demande ou une demande en anglais peut être exprimée en utilisant les clichés de correspondance formelle suivants.

Exemple	Traduction
Il s’agit de vous demander d’accorder…	Il s'agit d'une demande/demande de fournir...
Informez nous s'il vous plait...	Informez nous s'il vous plait...
Nous vous écrivons pour vous renseigner sur…	Nous vous demandons de nous informer de...
Je serais reconnaissant si tu pouvais…	J'étaisJe serais reconnaissant siVoudriez-vous…
Nous apprécierions que vous nous envoyiez…	Nous vous serons très reconnaissants si vous nous envoyez...
S'il vous plaît, pouvez-vous m'envoyer…	Peux-tu m'envoyer...
Pouvez-vous me donner quelques informations sur…	Pourriez-vous me donner des informations sur...
Pourriez-vous m'envoyer plus de détails…	Pourriez-vous s'il vous plaît envoyer des informations détaillées...

Regardons un exemple pratique de lettre commerciale de ce type. Les dates et adresses sont les mêmes pour toutes les lettres, nous ne présenterons donc que le contenu de la partie principale et la signature.

Cher Monsieur Brams J'écris en référence à votre annonce dans Guardian. Pouvez-vous me donner quelques informations sur votre proposition ? J'aimerais recevoir une copie de votre dernière liste de prix. Je me demande également s'il est possible d'obtenir des prix réduits pour acheter en volume. Merci et j'attends de vos nouvelles avec impatience. Cordialement, Kate Gordon Directeur des ventes Société T&K

Plainte

Il n'est pas rare qu'une lettre commerciale soit une plainte, par exemple concernant les actions des employés ou la mauvaise qualité des services fournis. Pour vous permettre d'exprimer votre indignation dans un style qui suggère une communication formelle, la langue anglaise propose les modèles prêts à l'emploi suivants.

Dans le texte de la lettre, il est nécessaire d'indiquer en détail toutes les données sur la situation survenue et d'expliquer les raisons de l'indignation.

Chère Mme Melts, Je vous écris pour me plaindre du travail inefficace de votre service de livraison. Le 13 décembre, je vous ai commandé dix ordinateurs et six imprimantes laser. J'avais spécialement stipulé une livraison avec votre responsable pour le 20 décembre afin d'assurer une arrivée ponctuelle. Nous sommes aujourd'hui le 22 décembre et le matériel que j'ai commandé n'a toujours pas été livré. Je souhaite recevoir mes achats dans les plus brefs délais. J'espère que vous réglerez mon problème rapidement car il me cause des désagréments importants. Cordialement, Robert Murray

Réponses et excuses

Les exemples de lettres finales seront liés aux messages de réponse. La réponse doit commencer par la gratitude pour le message reçu. Et puis exprimez avec tact une explication des circonstances actuelles, présentez vos excuses et indiquez des moyens de résoudre le problème. Voyons quelles expressions sur ce sujet correspondent à l'anglais des affaires.

Exemple	Traduction
Merci d'avoir porté le problème à notre attention.	Merci d'avoir porté ce problème à notre attention.
Nous sommes vraiment désolés d’apprendre cela…	Nous sommes vraiment désolés d'apprendre cela...
Veuillez accepter nos excuses pour…	Veuillez accepter nos excuses pour...
Vous avez mon assurance que…	Je vous assure que...
Soyez assuré que nous le ferons…	Soyez assuré que nous...
Pour compenser les désagréments occasionnés…	Pour compenser les désagréments occasionnés...

Regardons un exemple.

CherMMurray, Veuillez accepter nos excuses pour les récents problèmes que vous avez rencontrés concernant notre service de livraison. Notre entreprise a récemment rencontré des problèmes avec le logiciel. Le fournisseur a depuis appliqué un correctif et nos systèmes sont désormais fonctionnels à 100 %. Soyez assuré que vous recevrez votre commande au plus tard après-demain. Pour compenser la gêne occasionnée, nous avons appliqué une remise de 20% sur le matériel que vous avez commandé. Nous apprécions grandement votre coutume. Sincèrement, Nick Harley Gestionnaire de service à la clientèle

Voici une sorte de guide de conversation commercial que nous avons compilé sur la base des résultats de l'étude du matériel : correspondance commerciale en anglais, exemples de lettres et de phrases pour la communication formelle. Nous espérons qu'avec nos conseils, vous améliorerez vos compétences en communication commerciale et parviendrez à une compréhension mutuelle avec des partenaires étrangers ! Rendez-vous dans de nouveaux cours !