Et organiser la journée de travail par endroits. Comment organiser correctement son temps ? Quels sont les avantages de l'automatisation

• Pourquoi les gens occupés ne réussissent pas vraiment

• Que faire si vous devez assister à deux réunions en même temps

• Pourquoi il vaut mieux laisser un quart de son temps libre

• Quelle est l’essence de la règle des « trois clous », qui est appropriée lorsque la pression du temps se fait sentir ?


Dans cet article, deux de vos collègues vous expliqueront comment organiser votre temps de travail pour tout faire et gérer la pression du temps.

Comment gérer son temps de travail pour ne pas se retrouver en difficulté et que faire s'il vous rattrape ? Peter Bregman, consultant en gestion d'entreprise et en création d'équipes de direction, donne par exemple le conseil suivant (voir le livre de Peter Bregman « 18 minutes. Comment augmenter la concentration, arrêter les distractions et faire avancer les choses qui comptent vraiment. » - M. : Mann, Ivanov et Ferber, 2014).

Les managers disent souvent qu'ils sont tellement occupés qu'ils n'ont tout simplement pas le temps de planifier leur temps et d'analyser comment il a été dépensé. Un cercle vicieux se forme : il n’y a pas de temps pour gérer le temps. Pour résoudre ce problème, nous proposons un court algorithme d'une semaine pour maîtriser les outils de base de gestion du temps, que même le directeur général le plus occupé peut faire.

Dans cet article, vous trouverez un plan détaillé, étape par étape, que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd'hui.

1. Arrêtez-vous périodiquement pour souffler un peu. Cela vous aidera à récupérer, à vous concentrer sur vos priorités et à avancer plus efficacement vers votre objectif.
2. Définir des critères d’évaluation de l’achèvement des tâches. Cela permettra de comprendre plus facilement que vous avez obtenu des résultats et de pouvoir passer à la tâche suivante.
3. Si vous ne travaillez pas sur un problème pendant trois jours consécutifs, modifiez sa priorité ou déplacez-le à une date ultérieure. Cela vous aidera à vous concentrer sur l’essentiel.
4. Réglez votre téléphone, votre ordinateur ou votre montre pour qu'il émette un bip toutes les heures. Cela vous permettra de suivre et d'évaluer systématiquement les activités en cours et les résultats intermédiaires.
5. Ne vous laissez pas distraire. Les scientifiques ont découvert que 40 % des personnes ne reviennent pas à une tâche qu’elles effectuaient auparavant après avoir été distraites.
6. Être cohérent. Ne faites jamais plusieurs choses en même temps. Cela vous obligera à basculer constamment entre les tâches, ce qui réduira votre productivité.

Pour organiser votre temps de travail, analysez votre journée

Alla Ivanova, directrice générale et propriétaire des sociétés Alla Print et Cosmetics Gallery, Moscou

Gérer son temps est difficile à apprendre, mais tout leader qui réussit doit maîtriser cette compétence. J'ai suivi de nombreuses formations spéciales, lu de la littérature pertinente, adopté l'expérience d'autres managers - et réalisé qu'aucun modèle de gestion du temps ne me convenait pleinement. J'ai donc commencé à créer le mien. En conséquence, j'ai développé un certain nombre de règles qui me permettent de planifier mon temps de manière à atteindre mes objectifs tout en restant plein d'énergie.

Règle 1. Plus vous passez de temps à planifier, moins vous aurez de problèmes de temps. J'ai trouvé un modèle : toutes les dix minutes de planification d'aujourd'hui vous font gagner une heure de votre temps demain. C'est pourquoi je répartis mon temps de cette façon. Le jeudi (parfois le vendredi), je fais un plan pour la semaine à venir. Je ne le remplis pas complètement ; En règle générale, je note uniquement les tâches et réunions principales. Cela permet chaque soir de construire plus soigneusement un planning pour le lendemain. De cette façon, vous utilisez votre temps de manière plus pratique, vous avez toujours le temps de mettre en œuvre vos plans principaux et d'y ajuster des tâches plus petites. Mais je ne recommande pas de planifier votre temps à la minute près : vous commencerez à vous reprocher de ne pas faire grand-chose.

Règle 2. Lorsque vous planifiez votre temps, laissez environ un quart de libre. Quelle que soit la durée pendant laquelle je planifie les choses (semaine, mois, année), je laisse toujours environ un quart du temps total en réserve. L'expérience montre que pendant la journée, il y a toujours un problème urgent qui requiert mon attention. Par exemple, aujourd’hui, un vieil ami est venu au bureau. Il ne m'a pas prévenu de son arrivée, mais grâce à cette méthode j'ai eu un peu de temps pour que nous puissions tranquillement boire du café et discuter. Disposant d'un tel délai, vous pouvez vous préparer plus sereinement à toutes les affaires à venir ou imprévues. Par exemple, je sais qu'une négociation nécessitera une heure pour l'aller et le retour, plus environ une heure pour la réunion elle-même. Dans ce cas, je réserve non pas deux heures à cette tâche, mais trois, afin de me sentir plus en confiance, même si pour une raison quelconque la réunion s'éternise. Si vous parvenez à terminer les choses à temps ou avant la date prévue, vous pouvez utiliser le temps restant comme vous le souhaitez.

Règle 3. Pendant les périodes de travail intense, faites des pauses forcées. Lorsque le travail est très intense (par exemple, le lancement d'un nouveau projet), j'impose dans mon emploi du temps des promenades d'une demi-heure dans le parc. Au début, j'ai dû me forcer assez durement : par exemple, à exactement une heure de l'après-midi tous les jours pendant une semaine, je suis sorti et j'ai éteint le téléphone. Après une telle pause, vous travaillez de manière beaucoup plus productive.

Règle 4. Si deux tâches d'égale importance se présentent, déterminez à l'avance leur priorité. Récemment, deux clients importants pour nous ont exprimé le désir de me rencontrer le même jour. Les deux partenaires ont fourni les mêmes revenus à notre entreprise, il n'a donc pas été possible de choisir clairement qui rencontrer. Dans de telles situations, je suis guidé par deux facteurs : territorial (jusqu'où il faut arriver pour résoudre le problème, combien de ressources sont nécessaires) et personnel (quelles sont les relations avec les entrepreneurs). Il y a des managers qui n'acceptent de communiquer avec personne d'autre que le directeur. J'essaie de rencontrer personnellement ces personnes et d'envoyer un assistant ou un confident aux autres. La clé est de faire savoir aux clients qu’ils sont tous importants. Cela vaut la peine d'appeler et d'en parler personnellement, puis de proposer des options pour résoudre le problème. De cette façon, vous gagnerez du temps et aurez la possibilité de résoudre les problèmes un par un.

Règle 5 : Diviser pour régner. J’ai réalisé il y a longtemps que je ne pourrais rien faire seul. Par conséquent, je répartis les responsabilités entre des employés compétents, me simplifiant ainsi non seulement la vie, mais améliorant également la qualité de la gestion du personnel. Certains managers craignent une situation dans laquelle leurs salariés sont mieux informés dans certains domaines. Au contraire, je respecte les spécialistes compétents. Même s’ils sont plus intelligents que moi, ce n’est que dans un domaine. Par exemple, moi, bien sûr, mais seulement dans certaines limites, cela me suffit. Il ne faut donc pas essayer de tout comprendre.

Règle 6. Travaillez sur vos propres erreurs. J’analyse chaque jour (généralement sur le chemin du retour) quels événements et circonstances m’ont pris du temps, quelles erreurs j’ai commises, ce que j’ai réussi à faire et ce que je n’ai pas fait. Petit à petit, avec l’expérience, vous apprendrez à anticiper les événements qui peuvent affecter votre routine. J’ai donc remarqué que l’une des raisons de la pression du temps était ma réticence à faire des choses désagréables, notamment à appeler certaines personnes. Je remets régulièrement de telles conversations à la dernière minute, ce qui a ensuite entraîné des problèmes. Un autre moyen efficace d’identifier une utilisation inefficace du temps consiste à noter tout ce que vous avez fait pendant la journée, dans les moindres détails. Cette liste montre clairement où vous perdez votre temps. Cela vaut la peine de procéder à une analyse aussi approfondie lorsque cela est nécessaire, c'est-à-dire lorsque vous réalisez que la journée s'allonge et que vous n'êtes plus en mesure de tout suivre.

Règle 7. Ne vous précipitez pas pour gagner tout l'argent. J'ai remarqué : les gens qui sont toujours occupés n'ont pas autant de succès. Attention : lorsque nous sommes pressés, nous ne pouvons même pas appuyer sur un bouton du premier coup, et encore moins prendre des décisions importantes. Au fil des années de leadership, j'ai appris à m'arrêter périodiquement, à prendre une profonde respiration et ensuite seulement à continuer mon chemin - calmement et avec mesure (voir aussi : Faites des arrêts pendant que vous travaillez pour affûter votre hache.) Et pour cela, il est important d'apprendre une règle : on ne peut pas essayer de gagner tout l'argent, tiraillé entre beaucoup de choses.

• Techniques de gestion du temps : la gestion du temps d'une nouvelle manière

Arrêtez-vous pendant que vous travaillez pour affûter votre hache

Le championnat du monde annuel des bûcherons a eu lieu au Canada. Les finalistes étaient un Canadien et un Norvégien. Chacun d’eux s’est vu attribuer une parcelle de forêt. Celui qui parviendra à abattre le plus d'arbres entre huit heures du matin et quatre heures de l'après-midi sera le vainqueur. Les finalistes ont commencé la compétition, et bientôt le Canadien a appris que le Norvégien s'était arrêté. Conscient que c’était sa chance, il redoubla d’efforts. Après un certain temps, le Norvégien s'est mis au travail. Ils ont travaillé de manière presque synchrone, puis le Norvégien s'est à nouveau arrêté. Il prenait des pauses de dix minutes toutes les heures et le Canadien continuait à travailler. Lorsque la cloche a sonné pour mettre fin à la compétition, le Canadien était sûr que le prix était dans sa poche. Cependant, il fut vaincu. - Comment est-ce arrivé? – il a demandé au Norvégien. – Toutes les heures, j'entendais que tu arrêtais de travailler pendant dix minutes. Comment as-tu réussi à couper plus de bois que moi ? C'est impossible! "En fait, tout est très simple", a répondu directement le Norvégien. Toutes les heures, je m'arrêtais dix minutes et, tandis que vous continuiez à abattre la forêt, j'ai aiguisé ma hache.

Lorsque vous êtes pressé par le temps, exigez des lettres courtes des employés et n'oubliez pas l'objectif principal

Ilya Rubtsov, directeur de Corus Consulting CIS, Saint-Pétersbourg

Il y a des moments où le nombre de tâches qui nécessitent pour moi un travail simultané dépasse tout simplement les limites. Il semble qu'il soit non seulement problématique de les garder en tête, mais aussi impossible de tous les traiter en principe. Lorsqu'une telle période arrive, j'utilise plusieurs techniques efficaces.

À la manière de Twitter. Il y a des salariés qui aiment écrire des lettres longues et plutôt confuses. Si je reçois cela, je demande au subordonné de reformuler brièvement, en une ou deux phrases, l'idée, d'en isoler l'essence et d'écrire dans un langage compréhensible. Il arrive souvent qu'en essayant de repenser le problème, un employé trouve une issue par lui-même - ou le problème devient si simple que vous pouvez prendre une décision ou donner des conseils assez rapidement.

La règle des « trois clous ». Il vaut mieux ne pas abuser de cette règle, mais elle permet parfois de se concentrer sur des choses vraiment importantes. La méthode vient d'une vieille histoire : trois clous sont cloués au mur, et si une tâche apparaît, on l'accroche au premier clou et on l'oublie. Si la même tâche se reproduit, elle est déplacée du premier au deuxième ongle et vous l'oubliez également. La même chose se produit une troisième fois. Si la tâche se rappelle pour la quatrième fois, alors elle est terminée, puisqu'il n'y a nulle part où la surpasser. Mais cela arrive dans de rares cas : le plus souvent, le problème est soit résolu sans votre participation, soit devient hors de propos.

Minuteur. De nombreux dossiers sont terminés plus tard que prévu. De plus, chaque retard affecte l’achèvement des tâches ultérieures. Cette situation aggrave la pression du temps. La plupart des téléphones disposent d'une fonction de minuterie qui leur permet de déclencher une alarme après un certain temps. Cela permet de limiter clairement le temps nécessaire à l'exécution des tâches et de ne pas perturber les plans. Par exemple, toutes mes affaires, réunions et événements sont indiqués dans un calendrier électronique, qui est automatiquement synchronisé sur mon ordinateur, mon téléphone et ma tablette. Toutes les entrées du calendrier incluent un rappel pour la tâche suivante : le moment venu, un message apparaît avec un son sur votre ordinateur et votre téléphone indiquant qu'il est temps de conclure et de passer à la tâche suivante.

Filtre. Les adjoints et les assistants sont très utiles, ils préparent pour vous les informations nécessaires, vous aident à accomplir des tâches, vous soulagent de problèmes inutiles, vous permettant de libérer du temps pour les choses principales et les plus importantes. Par exemple, lorsqu'un autre problème survient et doit être résolu de toute urgence, demandez à votre assistant de travailler et de préparer des informations sur la base desquelles vous pourrez prendre une décision rapidement.

Objectif mondial. Il est important que le dirigeant se souvienne des objectifs globaux et de la stratégie de l’entreprise. Toutes les questions et réponses doivent être liées à la résolution de problèmes stratégiques. Pour garder ces lignes directrices à l'esprit, je prends le temps chaque lundi d'identifier les priorités clés et de planifier les tâches les plus importantes pour la semaine à venir dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie de l'entreprise.

Et encore une recommandation sur la façon d'organiser votre temps de travail. Avec un travail intense et d’énormes responsabilités, la stabilité mentale d’un leader est très importante. Et pour le maintenir, il faut pouvoir se déconnecter du travail. Il est conseillé de réserver du temps chaque jour pour le sport, les loisirs et toute autre activité distrayante. Cela vous permet de maintenir l'équilibre énergétique et de restaurer la force pour un travail efficace.

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La plupart des gens ne travaillent généralement pas avec une productivité maximale, mais de manière plutôt détendue. Mais si vous vous souciez vraiment des résultats, et pas seulement d'essayer d'être « occupé », vous devez être impliqué à 100 % dans le travail et complètement déconnecté par la suite.

Le même principe s’applique ici comme pour la formation. Pour obtenir un maximum de résultats, il est préférable de faire moins d'exercice, mais plus intensément. Effet de l'intensité de l'entraînement physique sur la graisse viscérale abdominale et la composition corporelle., puis assurez-vous de prévoir du temps pour le repos et la récupération. C'est la même chose avec le travail.

Les meilleurs résultats proviennent généralement de séances courtes et intenses de 2 à 3 heures. Ce n'est qu'à ce moment-là que vous devez vous concentrer pleinement et ne vous laisser distraire par rien.

C'est curieux, mais des solutions inhabituelles nous viennent souvent à l'esprit non pas lorsque nous sommes assis au travail, mais lorsque nous « récupérons ». Par exemple, dans une étude, seulement 16 % des personnes interrogées ont déclaré que des idées créatives leur venaient sur le lieu de travail. Caractériser la pratique réflexive en design.. Habituellement, de nouvelles idées surgissent pendant les vacances ou sur la route.

Lorsque nous conduisons une voiture ou marchons dans la rue, des stimuli externes évoquent diverses pensées et souvenirs dans notre subconscient. Nous sautons d'une pensée à l'autre, entre le passé, le présent et le futur. Dans cet état, le cerveau établit des connexions et recherche des choses que nous faisions auparavant.

Alors, lorsque vous « travaillez », soyez au travail. Et quand vous « ne travaillez pas », ne pensez pas à elle. En vous donnant le temps de récupérer, vous accomplirez encore plus que si vous travailliez continuellement.

2. Ne perdez pas les trois premières heures

Les trois premières heures après le début de votre journée sont la période la plus précieuse pour la productivité.

Premièrement, notre cerveau (c'est-à-dire son cortex préfrontal) est particulièrement actif et prêt à une activité créatrice immédiatement après le réveil. Variation matin-soir du métabolisme cérébral humain et des circuits de mémoire.. Pendant que nous dormions, notre subconscient travaillait, établissant des liens temporels et contextuels.

Deuxièmement, après une nuit de repos, nous avons plus d'énergie et de volonté. La physiologie de la volonté : relier la glycémie à la maîtrise de soi.. Et pendant la journée, la volonté s'épuise et nous ressentons de la fatigue à force de prendre des décisions.

On entend souvent des conseils pour commencer la matinée par une séance de sport, mais cela ne convient pas à tout le monde. Une activité physique intense le matin peut ne pas donner d’énergie à quelqu’un, mais au contraire l’épuiser.

La meilleure façon de commencer la journée de manière productive est de passer quelques minutes à méditer et à tenir un journal juste après le petit-déjeuner.

Notez vos objectifs et vos projets pour la journée, ainsi que tout ce qui vous vient à l'esprit. Cela vous aidera à organiser vos pensées.

Alors mettez-vous au travail. N'allez pas sur les réseaux sociaux et les e-mails, allez directement à l'essentiel. Après trois heures de travail continu, le cerveau aura besoin d’une pause. C’est maintenant le moment idéal pour faire de l’exercice. Après la formation, retournez au travail pendant quelques heures supplémentaires.

Bien entendu, tout le monde n’a pas la possibilité de vivre dans une telle routine. L'essentiel est d'essayer de suivre ces règles.

• Pour en faire plus le matin, levez-vous quelques heures plus tôt que d'habitude et faites une sieste après le déjeuner.
• Utilisez la règle « 90 - 1 », c'est-à-dire passez les 90 premières minutes de chaque journée de travail à faire ce que vous voulez.
• Planifiez toutes les réunions et réunions de l’après-midi.
• Pendant les trois premières heures de travail, ne consultez pas les réseaux sociaux et les e-mails. La matinée ne doit pas être consacrée à la consommation, mais à la création de quelque chose.

3. Menez une vie équilibrée

Une vie équilibrée est la clé de la productivité.

Ce que vous faites en dehors du travail est tout aussi important pour la productivité que ce que vous faites au travail.

De nombreuses études confirment que la productivité augmente chez ceux qui font régulièrement de l'exercice. Après tout, le cerveau est un organe comme les autres. Et si tout le corps est en bonne santé, le cerveau fonctionne mieux.

Même ce que nous mangeons affecte notre capacité à nous concentrer au travail. Et un bon sommeil fait généralement partie intégrante de la productivité (d'ailleurs, vous dormirez beaucoup mieux si vous vous levez tôt et travaillez dur).

De plus, de nombreux psychologues estiment que le « jeu » est également nécessaire à la productivité et à la créativité. Le psychiatre Stuart Brown, par exemple, a écrit un livre entier à ce sujet. Il est convaincu que le jeu a un effet positif sur notre réflexion, en améliorant la mémoire et la concentration, en développant les capacités mathématiques, la résolution créative de problèmes et même les compétences sociales. Les bénéfices cognitifs du jeu : effets sur le cerveau apprenant..

4. Écoutez de la musique en boucle

La psychologue Elizabeth Helmut Margulis estime qu'écouter de la musique en boucle nous aide à nous concentrer. Lorsque nous écoutons la même chanson, nous nous « dissolvons » généralement dedans, ce qui nous évite d'être distraits et dans les nuages ​​(c'est utile à faire après le travail).

Cette astuce est utilisée, par exemple, par le fondateur de WordPress Matt Mullenweg et les écrivains Ryan Holiday et Tim Ferriss. Essayez-le aussi.

Par exemple, en utilisant le site Web Listen On Repeat, vous pouvez écouter des pistes de YouTube en boucle. Et sur le site Web Brain Music, vous trouverez des sélections spéciales de sons pour la concentration, la méditation et la relaxation.

Heures d'ouverture- répartition du temps de travail sur une période calendaire déterminée - jour, semaine, année.

Les horaires de travail doivent prévoir (article 100 du Code du travail de la Fédération de Russie) :

1. 1. durée de la semaine de travail(cinq jours avec deux jours de repos, six jours avec un jour de repos, semaine de travail avec jours de repos selon un horaire tournant, semaine de travail à temps partiel) ;
   2. travailler avec des horaires irréguliers pour certaines catégories de travailleurs ;
   3. durée du travail quotidien(équipes), heures de début et de fin de travail, heures des pauses de travail, nombre d'équipes par jour, alternance de jours ouvrables et chômés, qui sont fixés par une convention collective ou un règlement intérieur du travail de l'organisation conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, autres lois fédérales, conventions collectives, accords.

Les caractéristiques des horaires de travail et du temps de repos pour les travailleurs des transports, des communications et autres travailleurs ayant une nature particulière de travail sont déterminées de la manière établie par le gouvernement de la Fédération de Russie.

Important! Veuillez garder à l'esprit que :

• Chaque cas est unique et individuel.
• Une étude approfondie de la question ne garantit pas toujours un résultat positif. Cela dépend de pas mal de facteurs.

Pour obtenir les conseils les plus détaillés sur votre problématique, il vous suffit de choisir l'une des options proposées :

Ainsi, heures d'ouverture sa répartition par jour, semaine, début et fin de travail est appelée. Le régime comprend également la structure de la semaine, les horaires des équipes, ainsi que les pauses de travail intra-équipe et inter-équipes, le début et la fin de la journée de travail, l'équipe, la semaine. Le régime comprend également une méthode de travail posté, des horaires flexibles et rotatifs.

Une journée de travail, une période de travail et une semaine de travail sont des mesures du temps de travail qui reflètent également son mode.

Le Code du travail de la Fédération de Russie distingue les horaires de travail suivants :

• • mode de fonctionnement normal (une seule équipe) - st. 100 Code du travail de la Fédération de Russie ;
  • horaires irréguliers (spécial) - art. 101 Code du travail de la Fédération de Russie ;
  • régime de temps de travail flexible - Art. 102 Code du travail de la Fédération de Russie ;
  • mode de travail posté - art. 103 Code du travail de la Fédération de Russie ;
  • mode de temps de travail fractionné (journée de travail fragmentée) - Art. 105 Code du travail de la Fédération de Russie.

Pendant la journée de travail est appelé temps légal de travail pendant la journée. La durée du travail journalier, son début et sa fin, les pauses pendant la journée de travail sont prévues par le règlement intérieur du travail, et en cas de travail posté - également par les horaires postés, y compris ceux à tour de rôle.

Le travail posté est un travail en deux, trois ou quatre équipes. L'article 103 du Code du travail de la Fédération de Russie prévoit la procédure à suivre pour son introduction. Il est interdit de travailler deux équipes de suite.

Un poste de travail- il s'agit de la durée du temps de travail fixée par l'horaire posté pour un groupe de travailleurs et son alternance avec d'autres équipes au cours de la semaine ou du mois. Les horaires des équipes sont établis par l'employeur en tenant compte de l'avis du comité syndical et sont annexés à la convention collective ; en règle générale, ils sont portés à la connaissance des salariés au plus tard un mois avant leur entrée en vigueur.

Les horaires de travail peuvent être : deux équipes, trois équipes et, dans une production fonctionnant en continu, quatre équipes, lorsque trois équipes travaillent et la quatrième se repose. La durée des équipes selon l'horaire est fixée de manière à ce que chaque salarié, au cours d'une semaine ou d'un mois calendaire, effectue les horaires standards de travail (normaux ou raccourcis) qui lui sont fixés. La durée de l'équipe de nuit est fixée par un horaire plus court que les équipes de jour et de soir d'1 heure. Lors du travail posté, les équipes avec des horaires de travail de nuit (de 22 heures à 6 heures du matin) n'incluent pas les travailleurs qui ne sont pas autorisés à travailler la nuit : les femmes enceintes et les travailleurs de moins de 18 ans. Les femmes ayant des enfants de moins de 3 ans peuvent participer avec leur consentement écrit (article 259 du Code du travail de la Fédération de Russie). Les personnes handicapées ne peuvent être impliquées dans un travail de nuit que si ce travail ne leur est pas interdit par des recommandations médicales et avec leur accord écrit.

Semaine de travail- durée et répartition du temps de travail au cours d'une semaine civile. La durée d'une semaine de travail peut être

• • normale,
  • abrégé
  • à temps partiel (par exemple, 2-3 jours par semaine).

La structure d'une semaine de travail peut être :

• 1. cinq jours avec deux jours de congé consécutifs ;
  2. six jours avec un jour de congé, déterminé par les organisations elles-mêmes.

Quand on travaille en horaires de travail flexibles le début, la fin ou la durée totale de la journée de travail (poste) est déterminé d'un commun accord entre les parties. L'employeur s'assure que le salarié effectue le nombre total d'heures de travail au cours des périodes comptables concernées (jour ouvrable, semaine, mois et autres).

Horaires de travail glissants ou flexibles sont établis dans l'intérêt du salarié par accord des parties au contrat de travail. De tels horaires peuvent être fixés par une convention collective ou un règlement intérieur pour certaines catégories de salariés (femmes enceintes, femmes ayant des enfants d'âge préscolaire et primaire, personnes handicapées). En milieu de journée, un salarié avec un tel horaire est tenu d'être au travail (c'est ce qu'on appelle l'heure fixe, par opposition à l'heure variable). Le début et la fin des travaux sont déterminés d'un commun accord entre les parties.

Fractionner les heures de travail possible pour certains travailleurs, par exemple pour les éleveurs (heures de nettoyage, d'alimentation des animaux, traite des vaches - le reste du temps est libre de travail) ou pour les conducteurs de bus, trolleybus, tramways (la journée peut être divisée en heures de pointe dans les transports en commun). Mais même sous ce régime, le salarié doit effectuer le nombre d'heures de travail requis par semaine ou par mois.

Une telle division de la journée de travail en parties est autorisée par l'employeur sur la base d'un acte réglementaire local adopté par lui en tenant compte de l'avis du comité syndical de l'organisation (article 105 du Code du travail de la Fédération de Russie) .

Méthode de travail décalée- il s'agit d'un travail en rotation (shift) dans une zone très éloignée du lieu de résidence permanent (20-40 km). L'équipe (équipe) dure 2-3 semaines, et parfois plus, vit dans un camp de rotation (par exemple, dans les champs pétrolifères), et l'équipe de travail peut durer 12 heures d'affilée chaque jour. La durée du poste, y compris le temps de travail et le temps de repos, peut aller jusqu'à 1 mois. Une équipe ne peut pas partir avant l'arrivée d'une autre équipe. Ensuite, elle se repose à son lieu de résidence jusqu'à 1 mois. Le temps de trajet vers et depuis le quart de travail est également inclus dans le quart de travail. Dans des cas exceptionnels, compte tenu de l'avis du comité syndical, la durée du poste peut être portée à trois mois (article 299 du Code du travail de la Fédération de Russie). Les travailleurs mineurs, les femmes enceintes et les femmes ayant des enfants de moins de trois ans ne sont pas impliqués dans ce travail (article 298 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Horaires de travail particuliers

Horaires de travail irréguliers , selon l'art. 101 du Code du travail de la Fédération de Russie, est un mode de travail spécial, selon lequel les employés individuels peuvent, sur ordre de l'employeur, si nécessaire, être occasionnellement impliqués dans l'exercice de leurs fonctions de travail. en dehors des heures normales de travail. La liste des postes des salariés à horaires irréguliers est établie par une convention collective, un accord ou un règlement intérieur du travail de l'organisation (le salarié s'engage à l'instauration d'une journée de travail irrégulière pour lui dès son entrée au travail).

Différence avec les heures supplémentaires :

• • heures supplémentaires - rémunérées à un taux majoré en fonction du nombre d'heures travaillées au-delà de la norme ;
  • le travail selon des horaires irréguliers est compensé pour le salarié par un congé supplémentaire (accordé quel que soit le nombre d'heures travaillées au-delà des heures normales de travail. Il survient même si le salarié n'a pas été impliqué dans un travail en dehors des heures de travail établies).

Le recours à des horaires de travail irréguliers n'est autorisé que de temps en temps lorsque cela s'avère nécessaire pour la production. Si un tel travail est systématique ou permanent, cela indiquera une violation de l'art. 101 Code du travail de la Fédération de Russie.

Les employés peuvent être amenés à travailler selon des horaires irréguliers uniquement pour exercer leurs fonctions professionnelles, qu'ils doivent remplir en vertu du contrat de travail. Un salarié ne peut être obligé d’effectuer tout autre type de travail, y compris en dehors des heures normales de travail.

Des horaires de travail irréguliers peuvent s'appliquer :

• 1. pour le personnel de direction, technique et commercial ;
  2. les travailleurs dont le travail ne peut pas être enregistré avec précision à temps ;
  3. les travailleurs qui répartissent leur temps à leur propre discrétion ;
  4. les personnes dont le temps de travail, en raison de la nature du travail, est divisé en tranches d'une durée indéterminée.

Des études sociologiques ont montré que les retards, les nombreuses pauses-cigarette et les arrêts prématurés de la journée de travail occupent environ 10 % du temps et affectent donc négativement les revenus de l'entreprise.

Une répartition rationnelle du temps de travail peut garantir une efficacité élevée du travail.

Horaires de travail des salariés : que dit la loi ?

La législation du travail russe donne une définition : « le temps de travail d'un employé est la période qu'un membre de l'équipe consacre à l'exercice de ses fonctions professionnelles ». En outre, l'article 4 du Code du travail de la Fédération de Russie définit d'autres périodes de travail.

Les périodes considérées comme travaillées en raison de leur finalité fonctionnelle sont définies dans les articles suivants du Code du travail :

• aux articles 258 et 264 du titre 4 (pause nécessaire pour nourrir l'enfant) ;
• à l’article 157 (temps passé en « temps d’arrêt ») ;
• à l'article 108 partie 3 (temps destiné aux pauses déjeuner et aux repas) ;
• à l'article 109 du titre 2 (durée nécessaire à une pause particulière liée au chauffage et au repos).

Le temps qu'une personne passe en voyage d'affaires, se reposant entre les équipes (équipes), est également égal au temps de travail de l'employé.

La réglementation légale est définie comme « fixant la durée du travail, la liste des travaux et les méthodes de comptabilité et de contrôle dans les actes juridiques réglementaires ».

La législation du travail détermine la durée maximale, c'est-à-dire la mesure maximale du travail (40 heures). Cela signifie que les parties au processus de travail n'ont pas le droit de dépasser ce délai. Cependant, il existe des cas décrits dans la législation du travail où cela est autorisé.

Les normes relatives au temps de travail peuvent être contenues dans des lois et des réglementations. À ceux-là actes se rapporter:

1. Règlement approuvé par l'arrêté n° 7 du ministère des Chemins de fer de la Fédération de Russie du 05/03/2004. Il précise les spécificités du travail des employés associés à la mise en œuvre des travaux sur la circulation des trains.
2. Règlement approuvé par la résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 05/03/2004 n° 7. Ce règlement réglemente l'enregistrement des heures de travail des employés impliqués dans le travail des services professionnels de secours d'urgence et des unités en tant que sauveteurs.
3. Règlement approuvé par arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie du 20 août 2004 n° 15. Le règlement indique les spécificités du travail des conducteurs.

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« Horaires de travail » et « heures de travail »

Le temps de travail d’un salarié est une durée temporaire (40 heures, 36 heures, etc.) destinée à accomplir des tâches fonctionnelles.

Le temps de travail est sa répartition dans une période calendaire clairement définie.

Il existe plusieurs types de temps de travail : normal, réduit et temps partiel.

1. Durée normale.

Une charge de travail hebdomadaire de quarante heures de travail est considérée comme normale. Cette norme est la même pour toutes les personnes valides et actives de la Fédération de Russie.

La « Procédure de calcul des heures normales de travail », approuvée par le ministère de la Santé et du Développement social de la Fédération de Russie, vous aidera à calculer le temps de travail de l'employé. Cela aidera à calculer le temps par périodes calendaires (mois, trimestre, etc.), en tenant compte de la durée fixée pour une semaine. Afin de simplifier le calcul des heures de travail, des calendriers de production sont publiés annuellement, mais il est préférable de vérifier le nombre d'heures, car des erreurs de calcul peuvent s'y glisser.

1. Réduction des horaires de travail des salariés.

Les horaires de travail raccourcis sont ceux qui ont une durée plus courte que celles fixées par la loi, mais qui sont payés à 100 pour cent. L'exception dans ce cas concerne les travailleurs de moins de 18 ans (le taux de production doit être réduit dans un premier temps).

Les horaires réduits correspondent à certaines catégories de travailleurs :

• 24 heures/semaine Les personnes de moins de 16 ans peuvent travailler ;
• jusqu'à 35 heures/semaine – les personnes âgées de 16 à 18 ans (s'il s'agit d'étudiants ou d'étudiants qui suivent des études à temps plein dans des universités, des écoles techniques ou des écoles professionnelles et qui souhaitent gagner de l'argent supplémentaire pendant leur temps libre, leur temps de travail ne doit pas dépasser 50 % de la norme : jusqu'à 16 ans - maximum 12 heures/semaine, et 16-18 ans - jusqu'à 17,5 heures) ;
• jusqu'à 35 heures/semaine – les salariés handicapés des groupes I ou II ;
• jusqu'à 36 heures/semaine – le temps pris pour les salariés des entreprises présentant des conditions de production dangereuses (grades 3-4) ;
• 24 ou 36 heures/semaine. – le temps fixé pour les salariés impliqués dans le travail avec des armes chimiques (le temps dépend de la nature du travail, conformément à la loi fédérale n° 136-FZ du 7 novembre 2000 « sur la protection sociale des citoyens travaillant avec des produits chimiques armes");
• jusqu'à 36 heures/semaine, conformément à la loi n° 3266-1 du 10 juillet 1992 sur l'éducation, les enseignants doivent être employés ;
• jusqu'à 39 heures/semaine – les heures de travail d'un employé d'un établissement médical, conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, art. 350 ;
• 36 heures/semaine – les horaires de travail pour les femmes qui concluent un contrat de travail pour travailler dans les conditions de l'Extrême-Nord ou équivalentes, conformément à l'article 320 du Code du travail de la Fédération de Russie ;
• la durée du temps de travail peut être déterminée par une liste de postes et de professions (approuvée par la résolution du Comité d'État pour le travail de l'URSS et du Présidium du Conseil central des syndicats de l'ensemble des syndicats du 25 octobre 1974 n° 298/ P-22). Cette liste comprend des catégories de salariés (ouvriers et ingénieurs) employés dans des industries dangereuses (fonderie ou menuiserie), dans des entreprises de construction mécanique et bénéficiant d'horaires de travail réduits et de congés supplémentaires.

1. Horaires de travail des salariés à temps partiel.

Ce type de temps de travail est fixé par l'employeur. Il en a le droit si la condition de travail à temps partiel est précisée dans le contrat de travail et convenue au moment de l'embauche. Il peut également fixer des horaires de travail à temps partiel pour un salarié travaillant déjà pour lui.

De plus, l'employeur est tenu d'établir des horaires de travail à temps partiel pour le salarié s'il en a fait la demande et s'y intéresse. Par exemple, à la demande d'une salariée enceinte ou d'une salariée qui s'occupe d'un membre de sa famille malade (s'il existe un certificat médical). Les parents d'enfants de moins de 14 ans (un des parents) peuvent faire une demande similaire.

De plus, si les conditions de travail changent, l’employeur a le droit de réduire les heures de travail du salarié afin d’éviter des licenciements massifs.

Comment travailler une demi-journée et tout faire : l’algorithme de Gazprom

Vous perdez du temps lorsque vous passez des heures à répondre à des e-mails sans importance, à terminer de manière chaotique des tâches en retard et, par conséquent, vous ne faites rien. . David Allen, consultant pour Gazprom et la Banque mondiale, a partagé avec les rédacteurs du magazine Commercial Director un algorithme permettant à un manager de se libérer de quatre heures par jour du travail. Un planificateur de tâches personnel et des instructions détaillées vous aideront.

Organisation du temps de travail des salariés : horaires de travail et de repos

Une alternance de travail et de repos bien organisée est la clé de la haute performance et de la santé des salariés.

Performance est la capacité du corps humain à résister aux stress inévitables lors de l'exécution de fonctions de production pendant la journée de travail. Les performances sont affectées par les éléments suivants :

• quantité et durée du chargement ;
• les conditions de travail;
• organisation du processus de production;
• âge et qualifications du salarié ;
• organisation des horaires de travail et de repos.

La performance d’une personne change au cours de la journée de travail, au cours de laquelle on peut observer les éléments suivants : périodes:

• La première moitié de la journée (avant la pause déjeuner) est la période de participation au processus de production, suivie d'une performance stable. Elle est remplacée par une période caractérisée par l'apparition et l'augmentation de la fatigue ;
• la période de l'après-midi est une période où les performances légèrement réduites augmentent rapidement ;
• la fin de la journée de travail est la période où le degré de fatigue devient maximum, et donc il y a une diminution des performances.

Les horaires de travail d'un salarié doivent comprendre une pause déjeuner, qui est temps de repos employé.

Selon les physiologistes, si la journée de travail dure 7 à 8 heures, une pause déjeuner doit être prise 3 à 4 heures après le début de la journée de travail. Si vous n'organisez pas correctement l'alternance travail et repos des salariés, cela entraînera une baisse de productivité. Alors qu'une bonne organisation du temps de travail des salariés permet de résoudre plusieurs problèmes de production à la fois, à savoir :

• les performances augmenteront;
• la qualité du travail et des produits s'améliorera ;
• les accidents du travail seront réduits.

Horaire de retour au travail

L'horaire de travail est établi au sein de l'entreprise afin d'organiser la routine de travail. Il existe trois types de graphiques :

• jour;
• mensuel;
• annuel.

L'organisation du processus de travail dépend directement de régime les horaires de travail des salariés. La convention collective ou le règlement intérieur doit indiquer le mode de fonctionnement de l'organisation. Le Code du travail de la Fédération de Russie précise ce qui suit sortes heures d'ouverture:

• une seule équipe ou régulière ;
• amovible;
• horaires de travail irréguliers ;
• journée de travail fragmentée (le temps de travail est divisé en parties) ;
• horaires de travail flexibles;
• mode changement de vitesse.

1. Horaires de travail en une seule équipe ou réguliers.

Ce type implique des modes tels que l'enregistrement quotidien, hebdomadaire et résumé du temps de travail.

L'article 100 du Code du travail russe stipule qu'une entreprise peut organiser le travail comme suit :

• 5 jours + 2 jours de congé ;
• 6 jours + 1 jour de congé ;
• horaire de travail « glissant ».

Le temps de travail d'un employé, conformément à l'article 104 du Code du travail de la Fédération de Russie, peut être pris en compte en additionnant les heures travaillées.

Un horaire de travail en une seule équipe est généralement appelé horaire d’enregistrement quotidien du temps de travail d’un employé.

1. Horaires de travail décalés.

Le mode Shift consiste à travailler en plusieurs équipes au cours d'une même journée. Cela peut prendre une équipe et demie, deux ou trois équipes. Par exemple, travailler trois équipes par jour.

Le travail posté est généralement introduit pour accroître l'efficacité de l'utilisation des équipements de l'entreprise ou pour augmenter la quantité de produits fabriqués. Ce mode peut être utilisé dans les entreprises où les heures de travail autorisées sont inférieures à la durée du processus de production.

Si l'entreprise utilise un horaire de travail posté, les employés effectuent leur travail pendant les heures de travail établies. Le temps de travail du salarié, quant à lui, doit respecter l'horaire des équipes, qui régule le passage des travailleurs d'une équipe à l'autre (par exemple, les salariés passent à une autre équipe tous les 5 jours avec une équipe de huit heures).

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1. Horaires de travail irréguliers.

Les horaires de travail irréguliers impliquent l'implication des salariés dans le processus de production sur ordre de l'employeur. Le salarié exerce ses fonctions au-delà des horaires de travail établis (cela est le plus souvent dû aux besoins de production).

Comme caractéristique d'une telle organisation du régime de travail, on peut citer le fait qu'un salarié peut être appelé par le manager avant le début de la journée de travail ou, alors qu'il travaille pendant la journée, peut être retardé en production afin de terminer une certaine quantité de travail. Naturellement, avec ce mode de fonctionnement, le temps de travail du salarié dépassera le temps établi pour un quart de travail.

N'oubliez pas que travailler selon des horaires irréguliers implique l'exercice de fonctions officielles précisées dans le contrat de travail. Cela signifie que le gestionnaire n'a pas le droit d'exiger que l'employé effectue tout autre type de travail, même en dehors des heures de travail - cette exigence est énoncée dans le Code du travail de la Fédération de Russie (article 60).

Selon le Code du travail de la Fédération de Russie, les horaires de travail irréguliers ne sont autorisés que pour certaines catégories d'employés, dont une liste est généralement jointe à la convention collective ou au règlement intérieur. La liste peut également être établie par des accords industriels, régionaux ou autres.

Faire défiler personnes le travail selon des horaires irréguliers peut inclure :

• personnel d'administration et de direction;
• les travailleurs des services économiques et techniques ;
• les spécialistes dont les résultats de travail ne peuvent être temporairement enregistrés ;
• des spécialistes qui répartissent le temps de travail « à leur discrétion » ;
• les salariés dont le travail spécifique implique la nécessité de fractionner leur temps de travail en périodes de durées différentes.

1. Divisez les heures de travail.

Le Code du travail de la Fédération de Russie, à l'article 105, réglemente la division de la journée de travail. Ce mode de fonctionnement est acceptable si la nature particulière du travail l'exige ou en raison de changements dans l'intensité de la production au cours de la journée (ou du quart de travail). Dans ce cas, la journée de travail peut être divisée en certaines parties, mais sa durée ne doit pas dépasser la norme horaire établie.

Le plus souvent, ce mode de fonctionnement est utilisé dans les domaines liés au service à la population : transport de passagers, fourniture de services de communication, commerce, etc. Il convient de considérer que le temps de travail total de ces salariés doit être limité à la norme de temps journalière établie . En règle générale, une telle « fragmentation » est réglementée par un acte réglementaire établi au sein de l'entreprise. La loi doit également refléter l'opinion des représentants du syndicat des travailleurs.

La législation du travail n'indique pas clairement le nombre de parties en lesquelles une journée de travail peut être divisée. En règle générale, le temps de travail d'un employé avec un tel horaire de travail se compose de deux parties, dont la pause n'excède pas deux heures, qui comprend une pause déjeuner.

Comme indiqué à l'article 144 du Code du travail de la Fédération de Russie, pour travailler selon ce mode, l'employé doit percevoir un paiement supplémentaire par rapport au salaire de base.

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1. Horaires de travail flexibles.

Cette forme d'organisation du travail vous permet de régler de manière indépendante le début et la fin de la journée de travail - bien entendu dans des limites raisonnables. N'oubliez pas que la norme temporaire doit être élaborée pendant la période de reporting établie (jour ouvrable, semaine ou mois). Le Code du travail de la Fédération de Russie en parle à l'article 102.

Un régime de temps de travail flexible est conseillé si, pour des raisons objectives, la poursuite du travail selon le mode accepté est difficile ou inefficace. De plus, ce mode d’organisation des activités de travail peut contribuer à économiser le temps de travail des salariés et à améliorer le travail de l’ensemble du personnel.

Cette méthode d'organisation du travail est moins efficace dans les industries à fonctionnement continu, où le processus de production s'effectue en deux ou trois équipes ; parfois, l'inadéquation s'explique par les spécificités de la production.

Les horaires de travail flexibles pour un salarié se caractérisent par les éléments suivants : éléments constitutifs:

• Le salarié a le droit de déterminer l'heure de début et de fin du travail de manière indépendante (sans dépasser les limites établies) ;
• heure fixe pendant laquelle les salariés travaillant selon des horaires flexibles doivent être sur le lieu de travail. Cela permet au processus de travail de se dérouler efficacement, car il s'agit généralement de la partie la plus importante et la plus longue de la journée ;
• temps variable, qui permet de travailler les horaires de travail établis dans la période comptable acceptée. Une pause déjeuner divise généralement le temps de travail fixe d'un employé en deux parties à peu près égales ;
• la période comptable peut être limitée à une semaine, un mois, etc. Pendant cette période, les salariés doivent effectuer les horaires de travail standards établis.

1. Horaires de travail décalés.

Mode décalage diffère considérablement de toutes les formes d’organisation du temps de travail d’un salarié décrites ci-dessus, puisque le processus de travail se déroule dans des conditions où le salarié n’a pas la possibilité de rentrer chez lui tous les jours.

Ce régime est approprié si le lieu de travail et la localisation de l'employeur sont situés à une distance considérable l'un de l'autre. Il est généralement utilisé pour organiser le travail associé à la construction ou à la reconstruction d'objets spécifiques. En outre, l'horaire des équipes peut être déterminé par les conditions naturelles particulières dans lesquelles le processus de production est effectué.

Une autre caractéristique de l'organisation du temps de travail des salariés sur une base de rotation est que l'employeur crée les conditions nécessaires pour assurer les moyens de subsistance des salariés impliqués dans le travail en rotation. Cela pourrait prendre la forme de la création de camps de rotation, un complexe de bâtiments et de structures où un employé a la possibilité de travailler efficacement et de se détendre entre les quarts de travail. Le personnel travaillant sous ce régime est généralement tournant.

Opinion d'expert

N'oubliez pas de compenser les jours de travail irréguliers

Anna Vasenine,

éditeur et rédacteur en chef du magazine "Personnel Affairs" et des ouvrages de référence de la série "Personal Consultant" (maison d'édition "Aktion-Media")

Si vous impliquez un employé dans un travail au-delà de la norme établie, vous devez alors émettre une ordonnance concernant les horaires de travail des employés. Cela ne concerne pas le directeur général, car il décide lui-même de rester ou non. Personne ne l'engage dans un travail après son achèvement, cependant, une clause indiquant ses horaires de travail irréguliers doit être incluse dans son contrat de travail, et le poste lui-même doit être inscrit dans la liste correspondante.

Les salariés peuvent être rémunérés pour les heures supplémentaires en leur accordant un congé payé supplémentaire, dont les modalités sont fixées par l'administration de l'entreprise, mais celui-ci ne peut être inférieur à 3 jours par an.

Si une entreprise connaît une pénurie de travailleurs, la direction est naturellement confrontée à la tâche de remplacer non seulement les employés manquants, mais également ceux qui sont en congé.

La procédure d'établissement et de modification des horaires de travail des salariés

Lorsqu'il est nécessaire de modifier l'horaire de travail, il faut avant tout se concentrer sur la manière dont il est établi pour les salariés.

Les règlements internes établissent le type d'heures de travail (Code du travail de la Fédération de Russie, art. 100), guidés par le droit du travail et d'autres documents juridiques, qui comprennent les normes d'une convention collective, d'accords, de contrats de travail, etc.

Le règlement intérieur est un acte normatif adopté dans une entreprise spécifique et réglementant les questions de discipline et de routine du travail, y compris les horaires de travail des employés (Code du travail de la Fédération de Russie, art. 189). Le règlement doit tenir compte de l’avis des représentants des salariés de l’entreprise (organe représentatif) et être certifié par le chef de l’organisation. S'il n'y a pas d'organe représentatif des travailleurs dans l'entreprise, les PVTR sont alors acceptés personnellement par l'employeur.

Options possibles pour introduire les horaires de travail :

1. indiqué dans le contrat de travail, car il ne coïncide pas avec les règles prescrites dans le PVTR.

2. indiqué dans le contrat de travail, mais c'est le même que celui indiqué dans le PVTR.

3. le même que celui indiqué dans le PVTR, donc non stipulé dans le contrat de travail.

Il est possible pour un salarié de modifier ses horaires de travail deux façons: en concluant un accord avec une personne (Code du travail de la Fédération de Russie, art. 72) ou sans elle, si l'employeur a des raisons impérieuses (Code du travail de la Fédération de Russie, art. 74).

Le Code du travail de la Fédération de Russie (article 72) stipule que les modifications d'un contrat de travail ne sont possibles qu'avec le consentement écrit des deux parties. Il existe certaines exceptions, qui sont également notées dans le Code du travail.

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Procédure de changement(Article 74 du Code du travail de la Fédération de Russie) :

La première étape devrait être d'ordonner une modification des horaires de travail, de refléter ces changements dans le PVTR et d'approuver les règles modifiées. L'ordonnance doit indiquer les raisons qui ont conduit à ces changements.

La deuxième étape consiste à fournir aux salariés de l’entreprise un avis les informant des changements apportés au mode de fonctionnement.

Si le salarié refuse de recevoir la notification, un acte est dressé constatant ce fait. L'avis est lu au salarié et envoyé par courrier à l'adresse indiquée par la personne au contrat de travail. Après en avoir été informé, des postes vacants correspondant à son parcours professionnel ou des postes vacants lui sont proposés. Cela se fait soit jusqu’à ce que le salarié accepte l’offre, soit jusqu’à ce que les modifications apportées aux horaires de travail du salarié entrent en vigueur.

L'étape suivante est franchie si le salarié accepte de changer son mode de travail en concluant un accord complémentaire (si son mode de travail est précisé dans le contrat de travail) ou un accord confirmant son consentement aux modifications apportées au règlement.

Si le salarié n'accepte pas ces changements et refuse de travailler dans les nouvelles conditions, ce fait doit être reflété par écrit (si le salarié n'y voit pas d'inconvénient).

Dans ce cas, le salarié peut introduire une demande de licenciement de son poste dans un délai de deux mois (jusqu'au dernier jour du délai fixé) à compter de la date de remise de l'avis de modification des horaires de travail. Si, après un délai de deux mois, le salarié n'a pas confirmé son consentement à travailler dans les nouvelles conditions, cela est alors considéré comme un refus (un avertissement doit figurer dans l'avis de changement). Le licenciement d'un salarié s'effectue conformément à l'article 7, partie 1, art. 77 Code du travail de la Fédération de Russie. Le salarié peut se voir proposer à titre d'échantillon une forme approximative de refus qu'il rédigera.

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Suivi du temps des employés : tâches et méthodes de contrôle

Suivi du temps– il s’agit d’une évaluation des activités des salariés de l’entreprise conformément au règlement intérieur approuvé. La comptabilité est très importante pour que les employés ne commencent pas à abuser de la confiance du dirigeant et que l'entreprise dispose d'une discipline de travail bien établie.

L'enregistrement du temps de travail des salariés ne doit pas contredire le Code du travail, qui confère au salarié le droit légal au repos (pause déjeuner, week-end, vacances).

L'article 91 du Code du travail de la Fédération de Russie nomme spécifiquement le temps équivalent au temps de travail. Le règlement intérieur d’une entreprise ne doit pas ignorer cet article de la loi.

Un suivi du temps de travail est nécessaire pouvoir:

• garder le contrôle de l’arrivée ponctuelle des collaborateurs, identifier les retardataires et les absents,
• vérifier la disponibilité des salariés sur le lieu de travail dans la journée, surveiller leur retour des pauses déjeuner,
• vérifier que les salariés respectent les délais de réalisation des travaux,
• enregistrer le temps de travail des salariés payés par l'employeur, y compris l'enregistrement des congés payés, des absences pour maladie, des temps d'arrêt qui ne sont pas de la faute du salarié, etc.

Réglementation du temps de travail

Le document réglementant la répartition du temps de travail dans toute entreprise est la réglementation du temps de travail.

Ce document détaille, point par point, toutes les violations possibles de l'horaire de travail. L'essentiel est que les informations présentées ne contredisent pas le Code du travail de la Fédération de Russie et la législation du travail.

Chaque unité structurelle de l'entreprise doit tenir une feuille de temps pour les salariés, qui est remplie par les salariés désignés par le responsable.

Devoir employé qui tient la feuille de temps :

• établir un horaire de travail;
• horodatage d'arrivée et de départ des employés du service ;
• contrôle du respect par les salariés de l’horaire de travail et du fait d’être sur le lieu de travail ;
• informer le chef de service de l'absence et du retard des salariés ;
• vérifier les documents fournis confirmant la validité du motif d'absence (arrêt maladie, attestations, etc.).

Les personnes qui tiennent les feuilles de temps des employés doivent être familiarisées avec la réglementation pertinente de l'entreprise contre leur signature.

Il arrive que le processus de travail nécessite des ajustements et une révision des attributions du temps de travail, car des problèmes auparavant imprévus peuvent survenir. situations:

• recyclage, qui doit être inscrit dans une colonne distincte de la feuille de temps ;
• absentéisme qui s'est produit sans que ce soit la faute de l'employé. Dans ce cas, il faut connaître les raisons de l'absentéisme forcé, et si l'employeur est en cause, alors ce jour n'est pas considéré comme manqué, il est inscrit sur la feuille de temps et le temps de travail du salarié est considéré comme travaillé ;
• simple. Les raisons peuvent en réalité être différentes, tout comme les responsables. Par exemple, si un employé est responsable d'un temps d'arrêt, il n'est naturellement pas payé pour ce temps. Mais si l'employé n'est pas responsable du temps d'arrêt, les heures de travail sont intégralement payées ;
• perte de capacité de travail en cas de maladie (congé de maladie), l'employeur rémunère le salarié sous forme de temps partiellement travaillé ;
• dernier jour de voyage d'affaires est compté comme du temps de travail du salarié, pour lequel il doit percevoir une « indemnité de déplacement », mais ce salarié n'est pas obligé de venir dans l'entreprise ;
• jours fériés et week-end– c'est l'époque où le Code du travail de la Fédération de Russie interdit de travailler. Cependant, certaines entreprises proposent du travail ces jours-là. Cela signifie que ces salariés doivent bénéficier de conditions particulières, telles que des congés ou une journée de travail rémunérée au double.

Le contrôle des horaires de travail des employés doit être effectué de manière responsable, il sera alors possible de résoudre une telle production Tâches:

• la discipline des employés s'améliorera ;
• le salaire sera calculé équitablement, c'est-à-dire que le temps effectivement travaillé par le salarié sera pris en compte lors du calcul ;
• Il sera possible de suivre les activités de chaque salarié afin d'évaluer sa contribution au développement de l'entreprise.

Les méthodes comptables suivantes sont pratiquées dans les entreprises de la Fédération de Russie : quotidiennes, hebdomadaires et résumées :

• La méthode de comptabilité journalière (au jour le jour) prévoit la même durée de la journée de travail, son début et sa fin surviennent en même temps. Généralement, cette durée est de huit heures, comme l'exige la loi ;
• la méthode comptable hebdomadaire est similaire à la méthode comptable journalière, puisqu'elle prévoit une charge de travail horaire stable, mais la durée de la journée de travail peut varier ;
• La méthode résumée d’enregistrement du temps de travail d’un salarié consiste à enregistrer le temps sur une certaine période, par exemple un mois ou un trimestre. Cette méthode convient aux entreprises où il est problématique d'établir une norme de temps de travail journalier ou hebdomadaire, car la nature spécifique du travail est que les salariés consacrent des durées de temps différentes au travail chaque jour. Cependant, cela devrait être le même pour tout le monde lors de la synthèse des résultats pour une période déterminée, par exemple un mois. Disons que sur certains quarts de travail, un employé passe moins de temps à travailler, mais il a des jours où il a fait des heures supplémentaires, ce qui compense les heures non travaillées pendant le quart de travail.

Modalités d'enregistrement des heures de travail des salariés

Afin d'améliorer la discipline dans la production, il est possible d'utiliser de tels méthodes comptables :

• Enregistrer les heures d'arrivée et de départ des employés. Ce type de contrôle peut être effectué par une personne habilitée à cet effet ; les données devront être enregistrées dans le registre du temps de travail des salariés.
• Contrôle effectué par un des salariés. Cette personne travaille, en règle générale, dans la même pièce que d'autres salariés de l'entreprise et, en raison des obligations qui lui sont assignées, contrôle le processus de travail dans l'unité (département, atelier) qui lui est confiée. Grâce à cette méthode, les départs injustifiés du lieu de travail et la perte de temps de travail sont réduits au minimum.
• Le rapport des employés est l'une des méthodes de maîtrise de soi visant à accroître la motivation des employés à l'égard de la performance. Cela implique que le salarié rédige lui-même et remet au manager un rapport sur l'utilisation rationnelle du temps de travail.
• Contrôle de l'autorisation de travailler. Cette méthode consiste à utiliser des cartes plastifiées ou à scanner l'empreinte digitale de l'employé. Le programme enregistre un enregistrement complet du temps de travail des employés dans un fichier, donnant au gestionnaire la possibilité de contrôler le temps de travail de ses subordonnés, en rapportant les données sur l'arrivée ou le départ de l'employé sur le lieu de travail.
• Vidéosurveillance. Bien entendu, cette méthode nécessite des investissements considérables, mais elle se justifie car elle est l’une des plus fiables. Pour mettre en œuvre un contrôle total, il est nécessaire non seulement d'installer des caméras, mais également d'embaucher un employé qui surveillera et enregistrera les violations. L'inconvénient de cette méthode est que les employés peuvent ressentir un certain inconfort, c'est pourquoi la vidéosurveillance est utilisée de manière assez limitée, par exemple dans les supermarchés, les entrepôts ou les bases.
• Suivi à l'aide de programmes informatiques. Des programmes spéciaux sont capables d'enregistrer les actions des employés pendant les heures de travail. Cette méthode convient donc à la surveillance des employés de bureau et des employés travaillant sur des ordinateurs.

Journal des heures des employés: comment le remplir ?

Un journal de temps est indispensable si l'on prête attention au rythme de développement de l'entreprise, qui nécessite aujourd'hui notamment une optimisation des processus métier et une sélection plus rigoureuse du personnel.

Le journal peut non seulement aider à surveiller le personnel, mais peut également devenir une bonne base pour remplir les documents obligatoires établis par la loi. Cela contribuera à éviter de dépasser les normes temporaires établies par le Code du travail de la Fédération de Russie. De plus, il est très simple à remplir : l'employé responsable n'aura pas besoin de beaucoup de temps pour saisir toutes les données.

Qui dirige et comment le remplir ?

La direction de l'entreprise a le droit de répondre à cette question de manière indépendante, en tenant compte des spécificités de la production et en déterminant ses actions. Il se peut que le manager lui-même puisse contrôler la comptabilisation des heures de travail des salariés, ou encore décider de nommer ou d’embaucher un salarié dont les responsabilités incluront ce type de contrôle. De plus, ces responsabilités doivent être documentées : précisées dans le contrat de travail, la commande ou l'avenant. Si un salarié se soustrait à ses fonctions, il peut être tenu responsable administrativement.

Les entrées dans le journal sont faites très brièvement.

Le tableau des horaires de travail des salariés enregistre dans les colonnes requises :

Des colonnes supplémentaires peuvent être incluses dans le tableau : le lieu où le salarié s'est rendu et le temps passé au travail.

Vous pouvez tenir un tel journal trois façons.

1ère méthode. Le journal est rempli quotidiennement en prenant en compte tous les salariés de l'entreprise. Cette méthode est appropriée si la journée de travail est fixe, par exemple les 8 heures généralement acceptées.

2ème méthode. Carnet de bord hebdomadaire. Il est recommandé de le conserver si le temps de travail du salarié est différent chaque jour, mais un certain temps (fixe) travaillé doit être calculé par semaine. Dans ce cas, une nouvelle saisie est effectuée à la fin de la semaine de travail.

3ème méthode. Pertinent pour les entreprises où les employés travaillent selon un horaire flexible. Ce journal présente un enregistrement résumé du temps de travail des employés.

Pour les entreprises fonctionnant 24 heures sur 24, engagées dans la production ou effectuant des travaux avec une nature d'activité spécifique, la 3ème méthode est la plus adaptée. Parce que la période de temps entre les enregistrements enregistrant le nombre total d’heures travaillées peut varier d’un mois à un an. La spécificité de cette comptabilité est qu'elle est en mesure de mettre en garde la direction contre toute violation du Code du travail de la Fédération de Russie, puisque le traitement possible est limité par la loi (120 heures/an).

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Comment créer et gérer les feuilles de temps des employés

Vous pouvez suivre les heures travaillées en remplissant un horaire de travail des employés (c'est-à-dire une feuille de temps).

Un document contenant des données sur un employé travaillant le nombre d'heures requis est appelé « Emploi du temps" En plus du temps effectivement travaillé, il enregistre les données sur les absences du travail (nombre de jours/heures et motif de l'absence).

Il peut être rempli automatiquement (sur ordinateur) ou manuellement. C'est la base de calcul des salaires des salariés.

Le bulletin scolaire a le formulaire établi et approuvé par le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie (F-13). Cela ressemble à un tableau avec lequel il est pratique de travailler dans Excel : créez, remplissez et effectuez des calculs.

La feuille de temps du salarié se compose de modules:

• « Nom de l'entreprise » (en haut de la page) ;
• « Date de compilation » et « Numéro du document » (ci-dessous) ;
• « Période de déclaration » (indiquez le 1er et le dernier jour du mois de déclaration).

• 1er : Non ;
• 2ème et 3ème : Nom complet employé, poste, matricule ;
• Le 4 : enregistrer les informations sur les laissez-passer (par dates du mois) ;
• 5ème et 6ème : nombre de jours/heures travaillés pendant un demi-mois et un mois ;
• 7 – 9 : données de paie (code, compte correspondant, etc.) ;
• Du 10 au 13 : motifs d'absence du travail.

Le bulletin de notes est signé par : le salarié qui l'a établi, le collaborateur du service RH et le chef de service.

Nous pouvons conclure que ce système d'enregistrement des heures de travail des salariés est un travail qui nécessite une approche responsable. Lors de sa réalisation, des données approximatives et inexactes ainsi que d’autres lacunes sont inacceptables, car cela affecte les salaires des employés de l’entreprise.

Règles d'établissement des feuilles de temps

• La règle fondamentale concernant l'enregistrement du temps de travail est que la feuille de temps doit être établie sur papier. Cette règle s'applique également aux cas où il est rempli à l'aide d'un ordinateur.
• La feuille de temps doit être conservée sur des formulaires conformes au formulaire strictement établi. La feuille de temps doit être ouverte mensuellement (le 1er du mois).
• Avant d'effectuer des paiements (acompte, salaire), la feuille de temps doit être soumise au service comptable.
• Tous les employés doivent disposer d'un numéro personnel, qui est attribué lors de l'embauche.
• A la fin du mois, la feuille de temps est « clôturée ». Cela se fait en comptant le temps réellement travaillé par chaque employé.

Automatisation du suivi du temps : comment choisir le bon système

Les entreprises se développent, augmentant le volume de travail et, par conséquent, le nombre de travailleurs qui y participent augmentent. Cela oblige les managers à réfléchir aux systèmes automatisés de gestion du temps des employés qui peuvent être utilisés pour résoudre au moins une tâche quotidienne.

Quels sont les avantages de l'automatisation

Tout d'abord, l'automatisation permettra au manager de réagir rapidement à l'absence d'un salarié. Il sera en mesure de s'orienter plus facilement dans la situation et de coordonner les tâches de production en tenant compte des travailleurs présents. De tels systèmes de surveillance des heures de travail des employés sont plus pratiques dans les grandes entreprises où il est difficile d'effectuer un contrôle visuel. De plus, cette approche de contrôle peut améliorer la qualité du travail des salariés. Sachant que ses activités en ligne et sa productivité au travail peuvent être consultées, l'employé ne sera pas distrait par des facteurs extérieurs tels que les réseaux sociaux ou les jeux sur Internet. Le salarié s'efforcera d'utiliser son temps de travail le plus efficacement possible.

Avec l'aide d'un tel système de contrôle, il est possible de calculer les salaires des employés. Pour ce faire, le manager devra établir des règles de calcul, et le système fera le reste (calculer le temps travaillé, soustraire les retards et les absences du travail). Il est très pratique que le montant total puisse être ajusté si un tel besoin s'en fait sentir (par exemple, l'absence d'un salarié en raison d'un déplacement professionnel).

Comment choisir un système de gestion du temps et des présences

Lorsque vous choisissez un système de surveillance des heures de travail des employés, vous devez faire attention aux éléments suivants critères:

1. Spécialisation système. Les systèmes de comptabilité et de contrôle proposés sont très différents les uns des autres. En fonction de leur spécialisation et des tâches qu'ils accomplissent, ils peuvent être définis comme des « systèmes d'espionnage », des « systèmes d'analyse de la productivité des employés » et des « systèmes d'analyse personnelle ».
2. Temps pris en compte. Lorsqu'un employeur installe un système de contrôle automatisé, il souhaite généralement voir avec quelle productivité les employés passent leur temps de travail afin de pouvoir surveiller les activités des employés et de l'entreprise dans son ensemble. Il existe des systèmes capables de distribuer des programmes et des sites, en identifiant les éléments productifs et improductifs pour un employé individuel. Une fois qu’un tel système fonctionnera, le responsable sera en mesure de voir avec quelle opportunité le temps de travail de l’employé est utilisé et quel pourcentage de temps est passé sans but.
3. Statistiques. Pour les dirigeants de grandes entreprises, il est important de prendre en compte la productivité non seulement d'un employé spécifique, mais également du service dans son ensemble. Il est important que le programme sélectionné fonctionne le plus rapidement possible, sans prendre beaucoup de temps ni aux employés ordinaires ni aux managers. Naturellement, le patron s'intéresse au résultat global des travaux, pour lesquels il a besoin d'informations sur les unités structurelles. Cela s'applique également aux groupes de logiciels : peu importe le temps et ce à quoi l'employé a joué, ce qui compte, c'est le temps consacré au divertissement en ligne.
4. Signalement des violations. Le manager n’a pas toujours la possibilité de vérifier les horaires de travail de l’employé en lisant les rapports fournis par le système de contrôle, mais il peut toujours trouver le temps de consulter ses e-mails. Par conséquent, un avantage important du système sera sa capacité à envoyer des messages sur les violations au courrier électronique du responsable. Si aucune notification de ce type n’est reçue, les travaux se déroulent normalement.
5. Captures d'écran. Il existe un type de manager qui souhaite établir un contrôle total sur son entreprise. Parmi les méthodes de vérification, ils utilisent un programme qui prend des captures d'écran ou intercepte la correspondance. Un tel contrôle n'a pas d'effet positif sur la motivation des employés et il y a parfois une violation des droits accordés à l'employé par la Constitution de la Fédération de Russie. Cette approche d'évaluation de la productivité du travail ne peut faciliter le travail ni du manager ni de l'employé. Lors de son utilisation, le processus d'automatisation ralentit et la qualité du suivi des activités est affectée par une évaluation subjective de ce qui se passe. Mais ce critère est quand même assez populaire, c'est pourquoi nous le mentionnons.

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Programmes populaires de suivi du temps des employés

• Compteur du personnel– un système de détermination de la productivité.

Il s'agit d'un système de suivi du temps des employés qui fonctionne sur le principe de la surveillance des PC. Il vise non seulement le contrôle, mais aussi l'augmentation de la productivité du travail. Le programme permet de suivre ce que fait et combien un employé travaillant sur un ordinateur. Il affichera les sites visités, les programmes utilisés, la communication sur Skype, etc. Toutes les informations sont stockées dans le « cloud », auquel seuls des utilisateurs strictement définis ont accès. Les informations sur le serveur cloud sont mises à jour toutes les 10 minutes et sont stockées pendant un mois. Si le système de contrôle est utilisé par 10 employés ou moins, il est gratuit. S'il y a plus d'employés, vous devez utiliser la version payante (3 $ par mois pour chaque employé).

• Kickidler– système de suivi des employés.

Ce programme convient aux managers qui ne savent plus comment forcer leurs employés à exercer leurs fonctions de manière responsable et qui ont essayé presque toutes les méthodes pour récompenser et punir les employés. Kickidler peut aider ces managers, car il enregistre en vidéo ce qu'un employé voit sur son écran tout au long de la journée de travail, génère et stocke ces informations sur le serveur. De plus, Kickidler permet de voir les actions des salariés devant l'ordinateur en temps réel, depuis n'importe quel endroit équipé d'Internet. Ce système est également utile au service informatique pour surveiller le fonctionnement des ordinateurs, et si quelque chose tombe en panne, il est plus facile de connaître la cause de la panne. Le prix « question » pour l'entretien d'un PC est de 300 roubles par mois.

• Biopiste– un système comptable conçu pour les entreprises sans PC.

Disons que vous êtes directeur d'un restaurant. Bien entendu, le travail de vos collaborateurs n’implique pas de travailler sur ordinateur. Comment mieux maîtriser le temps de travail d’un salarié ? Installer un tourniquet et introduire des cartes plastiques ? Nommer un employé qui exercera un contrôle en notant le travail effectué manuellement ? Ce n'est pas pratique. Biotrack est un service cloud pratique pour surveiller à l'aide d'une borne biométrique ou d'une tablette Android installée à l'entrée. À propos, la possibilité d'installer une tablette Android est non seulement pratique, mais aussi économique. Vous pourrez ne pas dépenser d'argent pour acheter du matériel biométrique (2 000 $), mais installer une tablette très ordinaire en y téléchargeant l'application Timepad. Le coût du service est de 29$ par mois pour 11 travailleurs. Les employés pourront s'inscrire à l'aide de cartes NFC, de codes QR ou PIN.

• Yaware.Mobile– système mobile de surveillance des employés.

Yaware est un service assez populaire spécialisé dans le suivi du temps de travail des employés qui travaillent dans un bureau sur PC. Supposons que les salariés, du fait des spécificités de leurs activités, soient constamment en déplacement. Alors, pour contrôler le temps de travail d’un collaborateur, l’application mobile Yaware.Mobile, éditée par Yaware pour Android, est idéale pour vous. Cette application est installée sur le smartphone du collaborateur et enregistre ses actions grâce au GPS (déplacements, appels, SMS, etc.). Le manager ou l’administrateur a la possibilité de surveiller les actions de l’employé (en temps réel et ultérieurement). Cela permet de comprendre les raisons des faibles performances d'un employé mobile particulier. Les salariés, à leur tour, connaissant l’application installée, utiliseront leur temps de travail et le smartphone de l’entreprise de manière plus rationnelle. Le service coûte 380 roubles par mois pour un employé.

• Yaware.En ligne– un service qui contrôle les heures supplémentaires.

Un service conçu pour surveiller les heures de travail des employés. Yaware.Online a développé deux types de rapports pour les chefs d'entreprise. L'un d'eux, « Rester tard après le travail », permet de suivre les actions d'un employé sur le PC après la fin du temps de travail principal. Le deuxième type, « Activités des employés », permet au patron de suivre les cas de violation de la discipline. Il génère des informations sur l'utilisation du temps de travail (temps travaillé et sa productivité, retard, départ anticipé, etc.).

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Opinion d'expert

Le programme de suivi du temps a été sélectionné par appel d'offres

Pierre Lebedev,

Directeur de l'économie et des finances chez ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzerjinsk

Nous n'avons pas réussi à trouver des fonctionnalités adaptées parmi les produits proposés sur le marché et nous avons contacté le siège social de l'entreprise. Ce qui nous était proposé là encore ne correspondait pas à ce que nous souhaitions acheter pour plusieurs raisons (techniques, financières ou juridiques).

Cet échec nous a donné l’idée de​​créer notre propre produit qui répond pleinement à nos exigences. Des spécialistes du service de contrôle ont élaboré des spécifications techniques et décrit les fonctions de notre système. Les termes de référence ont été convenus à différents niveaux de la direction de l'entreprise, après quoi certains ajustements ont été apportés. Après cela, nous avons lancé un appel d'offres dans lequel nous avons utilisé les termes de référence comme spécification du produit logiciel. Les candidats ont été évalués selon les critères suivants :

• le calendrier de mise en œuvre ;
• coût du programme;
• conditions de service ultérieur ;
• le montant nécessaire aux investissements supplémentaires (achat de matériel, licence, serveur, etc.).

Quatre entreprises ont répondu à notre demande. Après une étude et une analyse minutieuses du produit proposé, nous avons choisi l'option proposée par la société LAD. Leur programme est capable de surveiller le temps de travail d'un employé sur la base de 1C : Document Flow, et l'entreprise nous a proposé le prix le plus avantageux. De plus, nous avons jugé avantageux d'intégrer le produit avec 1C : Comptabilité 8 et 1C : Gestion des Salaires et des RH. En septembre 2014, nous avons commencé à tester la première version du système, même si nous avons commencé à la créer en avril de la même année.

Bonjour! Dans cet article, nous parlerons de la planification de votre journée de travail.

Aujourd'hui, vous apprendrez :

1. Pourquoi planifier votre journée de travail ?
2. Qui en a besoin ?
3. Comment planifier correctement votre journée de travail.

Planifier votre journée de travail

Au 21e siècle, le rythme de la vie s'est sensiblement accéléré et continue de prendre de l'ampleur. Si auparavant, pour réussir, vous deviez effectuer une certaine quantité de travail, vous devez désormais en faire beaucoup plus pour réussir. Et les gens commencent à faire face au manque de temps. Si nous poursuivons toutes les tâches quotidiennes que la vie nous impose chaque jour, il ne nous reste plus de temps.

La planification de la journée de travail est un outil qui permet non seulement d'utiliser efficacement le temps de travail, mais également de le réduire. Il ne s’agit pas d’une liste de tâches anodine qui doit être complétée dans un ordre strict. La planification est la capacité de choisir ce qui doit être fait, pourquoi et quand.

C’est pourquoi une bonne planification structure non seulement tout ce que vous faites pendant la journée, mais libère également votre temps. Tout d'abord, vous devez faire les choses les plus importantes - c'est la règle principale. Il est utile pour toute personne qui a du temps libre au travail et qui n'a pas d'horaire clair pour répartir correctement son temps.

Que comprend la planification ?

La planification du temps de travail comprend :

• Fixer des priorités.
• Sélection des tâches importantes.
• Trouver les meilleurs moyens de les résoudre.
• Trouver un emploi pendant votre temps libre.

Priorisation vous aide à comprendre ce qui nécessite votre attention, ce qui peut se résoudre tout seul et quel problème doit simplement être ignoré. Le temps et l’information sont devenus bien plus précieux qu’avant, et il est inutile de s’enthousiasmer pour quelque chose qui ne produit pas de résultats.

Sélection des tâches importantes- presque la même chose que la priorisation, uniquement dans le cadre d'une journée ouvrable. Vous choisissez ce qui apportera un résultat important, ce qui doit être fait de toute urgence et ce qui peut être reporté.

Trouver de meilleures façons de résoudre les problèmes- un point très important. Lors de la planification, vous devez considérer non seulement ce que vous allez faire, mais aussi la meilleure façon de le faire. Dans le même temps, il est important non seulement de gagner du temps, mais aussi de tout faire aussi rapidement et efficacement que possible.

Travailler avec du temps libre devrait également être inclus dans le plan de travail. Avez-vous 2 heures de libre par jour que vous pouvez consacrer à quelque chose ? Vous pouvez en parler à votre patron, et il vous chargera de travail, vous pourrez vous renseigner ou vous pourrez déployer des efforts pour développer votre propre projet.

Pourquoi est-il important de planifier sa journée de travail ?

Quiconque a déjà été confronté au travail indépendant, aux affaires ou au « travail à volonté » (comme un taxi) comprend parfaitement l’importance d’organiser les tâches tout au long de la journée. Mais, par exemple, la plupart des employés de bureau ne jugent pas nécessaire de planifier leur journée de travail.

En fait, la principale raison de planifier votre journée de travail est d’augmenter votre propre efficacité. Si vous écoutez votre propre corps, vous comprendrez que certaines choses fonctionnent mieux pour vous à un moment donné et d’autres à un autre. Par exemple, il est plus pratique pour vous d'appeler d'autres entreprises après le déjeuner, car vous êtes déjà réveillé, mais pas encore fatigué, et le travail monotone s'effectue plus rapidement le soir, il est donc préférable de reporter la saisie des informations dans la base de données jusqu'à 5 à 6 heures.

La planification d'une journée de travail prend en compte non seulement les éléments de base de la résolution de problèmes, mais également les préférences personnelles de chacun. La gestion du temps n’a pas été conçue pour imposer à chacun le même modèle de travail hautement efficace. Vous devez adapter vos tâches aux caractéristiques de votre corps.

Organiser et planifier votre journée de travail vous permet de faire plus en moins de temps, vous laissant ainsi le temps de faire les choses que vous aimez.

Qui doit planifier sa journée de travail ?

Chaque personne devrait pouvoir planifier sa journée de travail. De cette façon, vous pouvez gagner du temps et travailler plus efficacement. Mais il existe 3 catégories de personnes qui doivent simplement s'engager dans une planification personnelle.

. Le travailleur le plus indiscipliné est un indépendant. Il n’a pas d’horaire clair, et seule la date limite lui rappelle qu’il est temps de s’asseoir pour faire quelque chose. C'est pourquoi il est très important pour les indépendants qui travaillent avec plusieurs clients de planifier leur journée de travail. Il arrive souvent que de nouvelles commandes apparaissent avec un ou deux jours de différence, et si vous attendez la dernière minute, vous n'aurez peut-être pas le temps de travailler sur deux projets.

Les hommes d'affaires. Tout ici est presque le même qu'en freelance. Surtout s'il s'agit d'une entreprise en ligne. D’une part, vous pouvez vous détendre à la maison pendant que vos employés travaillent, mais d’autre part, cette approche échouera inévitablement. En Occident, le culte du bourreau de travail fleurit parmi les hommes d’affaires. Ils croient que si vous ne travaillez pas 60 heures par semaine, cela signifie que vous êtes paresseux et que vous n'avez rien à faire en affaires.

Gestionnaires. Un leader ne sera pas toujours un homme d’affaires. Le propriétaire de la société ne peut pas participer activement aux affaires de sa société, mais son directeur assume la responsabilité du fonctionnement de l'ensemble du mécanisme. C'est pourquoi les dirigeants des moyennes et grandes entreprises doivent utiliser leur temps de manière efficace, car leurs décisions déterminent l'avenir de l'entreprise à long terme. Planifier la journée de travail d’un manager est un moyen de répartir le plus efficacement possible votre temps entre des tâches stratégiquement importantes.

Méthodes de planification des journées de travail

Il existe de nombreuses méthodes pour bien planifier votre journée de travail. Mais l'un des plus efficaces est Matrice d'Eisenhower. Son essence est la suivante.

Il y a 4 carrés :

1. Carré A – Questions urgentes et importantes.
2. Carré B - questions non urgentes et importantes.
3. Carré C - questions urgentes et sans importance.
4. Carré D - questions non urgentes et sans importance.

Carré A devrait presque toujours rester vide. Avec une bonne planification, toutes les tâches importantes devraient s’installer dans la case B et être terminées à l’approche de A.

Carré B sont des choses importantes qui vous aideront à atteindre votre objectif. Cela inclut toutes les tâches qui doivent être accomplies dans un délai d'un jour ouvrable.

Carré C signifie des tâches urgentes et sans importance qui doivent être déléguées à d’autres. Un excellent exemple de questions urgentes mais sans importance est l’appel d’un client potentiel. Un employé peut faire cela, vous feriez mieux de vous concentrer sur autre chose.

Au carré, signifie qu'il y a des choses non urgentes et sans importance qui ne vous rapprochent pas de votre objectif, ne donnent pas d'émotions positives et, en principe, ne sont pas nécessaires. Toutes les idées inutiles doivent être notées dans ce carré.

Cette répartition des tâches selon leur importance et leur urgence vous permet de comprendre ce à quoi vous devez faire attention pendant la journée de travail et ce que vous pouvez oublier en toute sécurité. La matrice aide non seulement dans les processus de travail, mais aussi dans la vie quotidienne. Si vous voulez apprendre l'anglais, cela vous intéresse et vous aidera dans votre carrière - c'est la case B. Mais si vous voulez apprendre l'espagnol juste pour le savoir, c'est D, et vous pouvez oublier en toute sécurité il.

Règles de planification des heures de travail

Il existe plusieurs règles pour mener efficacement votre journée de travail. Pour plus de commodité, nous diviserons la journée en 3 parties :

• Le début de la journée de travail.
• Flux de travail de base.
• Achèvement.

Le matin est l'étape la plus importante. En fonction de la quantité de sommeil que vous avez dormi, de la façon dont vous vous êtes levé et de ce que vous avez fait, votre humeur, votre attitude psychologique et vos performances en dépendront.

Les principes d’une matinée « correcte » sont les suivants :

• Attitude positive. Si vous vous réveillez chaque jour en pensant que vous détestez votre travail, votre productivité diminuera. Essayez de commencer votre matinée avec des pensées agréables.
• Essayez de ne pas « influencer ». Avez-vous remarqué qu'après vous être levé le matin, il vous faut encore 30 à 40 minutes pour enfin reprendre vos esprits ? C’est du temps qui ne vaut pas la peine d’être perdu. Immédiatement après votre réveil, prenez une douche, préparez du café et au lieu de passer une demi-heure à aller nulle part, vous pourrez prendre votre petit-déjeuner en toute tranquillité.
• Un petit-déjeuner tranquille et le chemin du travail. Commencer la journée sans se presser est très important. Lorsque vous êtes pressé, votre corps dépense de l’énergie et des nerfs supplémentaires qui pourraient être utilisés pour un travail plus productif. Si vous ne pouvez pas vous permettre un petit-déjeuner copieux et un voyage tranquille, couchez-vous plus tard et levez-vous plus tôt.
• Tâches clés. La plupart des hommes d’affaires qui réussissent ont tendance à dire que les tâches les plus importantes doivent être accomplies le matin. Comme le dit le proverbe : « Si tu veux tout faire, mange une grenouille au petit-déjeuner ». Le rôle d'une grenouille est une tâche que vous ne voulez pas du tout assumer. Faites-le le matin, et l'ambiance positive du fait que « la grenouille a été mangée » durera toute la journée.

Le flux de travail principal comprend les tâches suivantes :

• Résolvez les problèmes urgents. Il est important de comprendre que si une question urgente se présente à vous pendant la journée de travail, vous n'avez pas besoin d'y consacrer toute votre attention exclusivement. Vous devez d’abord comprendre si c’est important ou non. Si c’est important, vous devez commencer à y travailler immédiatement. Dans le cas contraire, transférez la responsabilité de sa mise en œuvre à une autre personne.
• Respecter les délais. Chaque jour, vous devez vous fixer des délais approximatifs dans lesquels vous devez faire face à l'ensemble du volume de tâches. Il est important qu'il ne s'agisse pas de « Tout faire avant 18 heures », mais de « A 14h00 - commencez à élaborer un plan, à 15h00 - analysez les indicateurs, à 16h00 - faites un rapport », etc.
• Ordre sur le lieu de travail. C’est un point implicite mais très important. Si votre bureau est en désordre, vos yeux seront constamment perdus. Et s'il y a un document étranger sur votre lieu de travail, vous pouvez commencer à l'étudier et perdre 20 à 30 minutes.
• Ne suivez pas vos impulsions. C'est le plus important. Certains déclencheurs vous font détourner votre attention du travail vers quelque chose de moins important. Appeler un ami pendant que vous examinez votre plan de vente ? Il est préférable de ne pas faire cela, vous perdrez alors votre concentration et pourrez facilement perdre votre esprit de travail.
• Regroupez votre routine. Il est très important. Si vous devez passer 60 appels téléphoniques dans la journée, il est préférable de les diviser en plusieurs petits groupes, de 10 à 15 à la fois. Après avoir passé l'appel, vous pouvez effectuer une autre tâche. En passant constamment d’une activité de routine à une activité active, vous pouvez faire beaucoup plus.

La fin de la journée de travail repose sur les principes suivants :

• Terminez ce qui est nécessaire. Il existe un groupe de choses qui entrent dans la catégorie « important mais pas urgent ». Il est préférable de les compléter pendant la journée de travail, et de toujours laisser la case « important et urgent » vide.
• Vérifiez vos résultats par rapport à votre plan. Tout ce que vous avez fait pendant la journée doit être comparé à ce que vous aviez prévu. Si vous venez tout juste de commencer à planifier votre journée de travail, de légers écarts par rapport au plan seront de mise. Essayez d'en garder le moins possible.
• Faites un plan pour le lendemain. Il est préférable de le faire à la fin de la journée de travail précédente. Vous conserverez ainsi un esprit de travail et, en même temps, il est important d’élaborer un véritable programme de travail.

Si vous êtes manager, pendant la journée de travail, vous devez travailler en étroite collaboration avec votre secrétaire.

N'oubliez pas qu'il ne s'agit que de conseils généraux. Ils ne tiennent pas compte de vos caractéristiques individuelles. S’il est plus pratique pour vous d’effectuer un travail urgent l’après-midi plutôt que le matin, c’est votre droit. Si vous préférez accomplir une tâche importante et difficile en dernier et que cela n'affecte pas votre humeur pendant une journée, faites-la en dernier.

La planification de votre journée de travail doit être individuelle.

Erreurs fondamentales lors de la planification de votre journée de travail

Malgré le fait que la pratique de la gestion du temps soit fermement ancrée dans nos vies, la plupart des gens commettent des erreurs courantes lors de la planification de leur journée de travail. En voici quelques-uns.

Erreur 1. Mauvaise priorisation.

La matrice d'Eisenhower nous dit que nous devons faire des choses importantes. Mais beaucoup de gens peuvent facilement se perdre dans la confusion quant à ce qui est important pour eux. La place A, qui doit rester vide et est responsable des questions urgentes et importantes, est souvent confondue avec la place C, où se sont accumulées des questions sans importance qui nécessitent une attention immédiate.

Il est important de se rappeler que vous devez consacrer votre énergie exclusivement à ce qui est important pour vous à un moment donné. Vous devriez travailler pour l’avenir lorsque les choses peuvent être mises de côté et planifiées judicieusement.

Erreur 2 : Passer trop de temps sur des petites choses.

Afin d'expliquer pourquoi il faut faire d'abord les « bases », et ensuite seulement les petites choses, nous utiliserons la loi de Pareto. On dit que 20 % des efforts produisent 80 % des résultats. Autrement dit, lorsque vous travaillez sur quelque chose d'important, vous consacrez 20 % de vos efforts et obtenez 80 % du résultat. Lorsque vous travaillez sur de petites choses, vous obtenez 4 fois moins de résultats et dépensez 4 fois plus d'efforts.

Regardons un petit exemple. Vous devez lancer une campagne publicitaire. Si vous créez 10 créations, sélectionnez des mots-clés et des expressions pour celles-ci et les lancez sur des sites préparés, cela représentera 20 % du travail qui donnera 80 % du résultat. Mais si vous passez du temps à éditer des polices et des images, à sélectionner et à peaufiner des phrases et à rechercher des plateformes publicitaires supplémentaires, vous consacrerez beaucoup plus d'efforts. Tout cela devra être fait, mais après le début de la campagne publicitaire, lorsque vous obtiendrez le premier résultat.

Erreur 3. Manque de temps pour les affaires personnelles.

Chaque personne devrait avoir une vie personnelle et la liberté de choisir une profession. Si vous avez beaucoup à faire et que vous ne trouvez pas une ou deux heures pour vous consacrer à votre passe-temps, c’est une mauvaise planification de votre journée. Planifier votre temps de travail est important non seulement parce qu'il vous permet d'en faire plus. Cela vous donne la possibilité de faire ce que vous aimez sans hâte.