Bármelyik területen dolgozó munkavállaló előbb-utóbb szembesül az üzleti levélírás problémájával. A fő kérdés az, hogyan kezdjük el és hogyan fejezzük be? Számos webhely kínál alapvető szabályokat és példákat, kevés figyelmet fordítva a dokumentumok utolsó részére.

A levélnek minden tekintetben tökéletesnek kell lennie. A szabályok legkisebb be nem tartása is sértheti hitelességét vagy a cég presztízsét.

Röviden azt javasoljuk, hogy ismerkedjen meg az üzleti levelek főbb szabályaival, és foglalkozzon részletesebben a hivatalos levél utolsó részével.

Szükséged lesz:

Az üzleti levelekre vonatkozó általános szabályok

1. Levél írásakor ne feledje, hogy nem a saját véleményét fejezi ki, hanem egy jogi személy (intézmény, szervezet vagy vállalkozás) nevében beszél.
2. Az Ön felelőssége, hogy világosan mutassa be a levéllel elérni kívánt eredményeket, és hatékonyan használja ki a szövegben rejlő lehetőségeket.
3. Világosan határozza meg a prezentációs tervet, kiemelve a bevezetőhöz, a törzshöz vagy a befejezéshez szükséges információkat.
4. A bevezetőben a fellebbezés után felkészítjük a címzettet az észlelésre. Ez lehet a dokumentum létrehozásához vezető események összefoglalása. A fő rész a probléma lényegének megfogalmazását tartalmazza a szükséges érvekkel (magyarázat, számszerű számítások, hivatkozások jogalkotási aktusokra).

Hatékonyabb és közérthetőbb szöveg, amelyben először egy javaslat, kérés vagy igény hangzik el, majd az érvelés, és nincs bevezető rész.

A befejezés része - alkalmazások

Egyes dokumentumokhoz olyan mellékletek tartoznak, amelyek kiegészítik, tisztázzák vagy részletezik bizonyos kérdéseket. Feltétlenül fel kell jegyezni a levél végén, néhány sorral elhúzva az utolsó bekezdéstől.

Alkalmazástervezési módszerek:

1) A szövegben megemlített pályázatok esetén az alábbi jelölést kell feltüntetni:

Melléklet: 5 oldalon, 3 példányban.

2) A szövegben fel nem tüntetett pályázatokat fel kell sorolni, minden pályázatnál feltétlenül tüntesse fel a címet, az oldalak számát és a példányszámot.

Melléklet: „A folyamatban lévő építkezés költségbecslésének okirata”, 2 oldalon, 3 példányban.

3) Néha több alkalmazás is létezik. Ezután név szerint és számozva vannak felsorolva. Nagyszámú pályázat esetén a listát külön állítják össze, és a szöveg utáni levélben megjegyzik:

Függelék: a felsoroltak szerint … o.

A levélhez csatolja a dokumentumok másolatait abban a sorrendben, ahogyan azokat a mellékletben számozták.

A kérelmet általában a szerkezeti részlegek vezetői írják alá. A mellékletek bekötése esetén az oldalak számát nem kell feltüntetni.

Az udvariasság és a korrektség a befejezés alapja

A befejezés felépítésére többféle lehetőség kínálkozik. Attól függ, hogy mi hangzott el a levélben.

A leggyakrabban használt kitöltési példák:

1) Ismételje meg az elején mondott köszönetet, vagy csak köszönje meg a segítséget:

Még egyszer köszönöm...

Még egyszer hadd köszönjem meg...

Ezúton is szeretnénk kifejezni őszinte köszönetünket a...

Köszönöm a segítséget …

2) Nyújtson reményeket:

Reméljük, hogy a megállapodás kölcsönösen előnyös lesz...

Reméljük ajánlatunk felkeltette érdeklődését…

Szoros és kölcsönösen előnyös együttműködésre számítunk...

Remélem hamarosan személyesen is találkozhatok...

Remélem hamarosan megkapod a választ...

3) A címzett megnyugtatása (általában pszichológiailag pozitív hatással van a címzettre):

Biztosítjuk, hogy számíthat a támogatásunkra...

Már várjuk az Önnel közös munkát...

Örülnék, ha együttműködnék Önnel és várom válaszát...

4) Kérés:

Kérjük, olvassa el figyelmesen és válaszoljon...

Kérjük, sürgősen jelezze...

Kérjük, azonnal intézkedjen hogy javítsunk a helyzeten...

Kérem hívjon az Ön számára megfelelő időpontban...

5) A kellemetlenségért már kifejezett bocsánatkérés megismétlése:

Még egyszer elnézést kérek az okozott kellemetlenségért...

Őszintén elnézést kérünk az önkéntelen fizetési késedelemért...

Elválás

1) A hivatalos levelezés során különböző módokon búcsúzhat:

Tisztelettel…

Üdvözlettel és jó kívánságokkal…

Tisztelettel…

Sok sikert kívánunk.

2) Ha jól ismeri a címzettet, vagy sikeresen együttműködik vele, akkor a levelet barátságos kifejezésekkel zárhatja (nem cronyizmus):

Üdvözlettel…

Legjobbakat kívánom…

Hálával és jókívánságokkal.

Ezen konstrukciók használata nélkül is befejezheti a dokumentumot!

Angol levélkitöltési funkciók

1. Általában a hivatalos levelet így fejezik be: Tisztelettel (Tisztelettel) vagy egyszerűen A tiéd(Tiéd) és aláírása, alatta neve és beosztása feltüntetésével.
2. Annak érdekében, hogy partnere ne kerüljön nehéz helyzetbe, és ne tegyen feltételezéseket a nemével kapcsolatban, vegye a fáradságot, és írja le teljes nevét, vagyis ne P.R.Dovzhenko, hanem Pavel Dovzhenko.

Aláírás

A tisztviselők hatáskörükön belül írják alá a dokumentumokat.

A szükséges „aláírás” a dokumentumot aláíró személy beosztásából, kezdőbetűiből és vezetéknevéből áll.

A mramori üzem igazgatója (aláírás) A.B. Koval

A parancsegységi elven működő intézményekben megkötött dokumentumokat egy tisztségviselő (vezető, helyettes vagy ezzel megbízott alkalmazott) írja alá.

A testületi testületek dokumentumait (jegyzőkönyvek, határozatok) két aláírással (vezető és titkár) írja alá. A parancsot a vezető írja alá.

Két vagy több aláírás kerül olyan dokumentumokra, amelyek tartalmáért több személy felelős:

• A monetáris és pénzügyi bizonylatokat az intézményvezető és a főkönyvelő írja alá;
• A megállapodásokat a szerződő felek képviselői írják alá.

A dokumentumokon több személy aláírása a szolgáltatási hierarchiának megfelelő sorrendben egymás alá kerül.

Rendező (aláírás) S.P.Antonyuk

főkönyvelő (aláírás) V.T.Dudko

Ha az okiratot több azonos beosztást betöltő személy írja alá, aláírásukat azonos szinten kell elhelyezni.

A "Luch" üzem igazgatója A "Svet" üzem igazgatója

(aláírás) V. R. Sakhno (aláírás) L. P. Kotov

Az aláírás kezdőbetűkkel kezdődik (a vezetéknév előtt), majd a vezetéknévvel kezdődik. A zárójelben lévő aláírás megfejtése nem szükséges!

Fóka

Egyes dokumentumokon a jogi erő megszilárdítása érdekében pecsétlenyomatot helyeznek el: szerződések, rendeletek, következtetések stb. A lenyomatnak tartalmaznia kell a munkakör megnevezésének egy részét és egy személyes aláírást.

dátum

A dátum a bal oldali aláírás alatt található.

A hivatalos levél az intézményvezető aláírásának vagy jóváhagyásának napján kelt.

Van egy általánosan elfogadott randevúzási sorrend:

1. A dátumelemek egy sorba vannak írva három pár arab számmal egymás után: nap, hónap, év;
2. ha a nap vagy a hónap sorszáma az első tíz száma (1-től 9-ig), akkor egy nulla kerül elé: 03.01.15 .
3. Szó év, csökkentés G. ne tedd.

• A végén ellenőrizze, hogy a levélben nincs-e nyelvtani hiba, és nézze meg, nincs-e benne valami felesleges.
• Olvassa el a levelet egy kollégája, vagy ha lehetséges, egy felettes. A kívülről történő pillantás segít azonosítani azokat a hibákat, amelyeket esetleg nem veszünk észre.
• Ne felejtse el megadni a telefonszámát/e-mail címét. Ez gyakran szükséges a levélben azonosított probléma gyors megoldásához.
• Az általános univerzális követelmények és tervezési szabályok mellett figyelembe kell venni, hogy minden dokumentumtípusnak megvannak a maga tervezési jellemzői.

Ne feledje, hogy nem minden dokumentumban szerepel a fent felsorolt ​​részletek teljes listája, hanem csak azok egy bizonyos csoportja, amelyek biztosítják az adott dokumentumtípus jogi erejét és teljességét.

Sok sikert a tranzakciókhoz és a kívánt válaszokhoz!

Gyakran Ismételt Kérdések

Mit jó írni egy üzleti ajánlat végére?

Ne használjon a végső szakaszban olyan szavakat, kifejezéseket, amelyek manipulációnak tekinthetők („reméljük a kölcsönösen előnyös együttműködést”, „válaszát előre is köszönjük”, „várjuk válaszlevelét” stb.).

Mit írjunk a levél végére „jó kívánságokkal” vagy „tisztelettel”?

Határozottan, "tisztelettel", be kell tartania az üzleti kommunikációs stílust.

Általában mit írnak a levél végére, ha gyors választ kérnek?

Üzleti levélben semmi ilyesmi nem szerepel.

Egy e-mail aláírásába írjam be: "tisztelettel" vagy "üdvözlettel"?

"Tisztelettel".

Hogyan lehet az aláírást "tiszteletben" helyettesíteni?

"Minden tisztelettel", "Tisztelettel."

Hogyan fejezzünk be egy bemutató levelet?

Köszönöm a figyelmet.

Hogyan írható még be, hogy "szeretnék értesíteni"?

"Szeretnék tájékoztatni", "értesíteni", "informálni", "bejelenteni", "értesíteni".

A mondat: "Szavakkal fejezem be a jelentést", igaz?

Amikor túl impozánsan írunk, és amikor az utolsó mondatunk túlzottan és oda nem illően hivatalos? Natalya Tokar, az üzleti angol tanítási módszertan szerzője kifejezetten Marie Claire számára beszél arról, hogyan is működik az aláírási hierarchia.

Amikor Németországban mesterképzésen tanultam, ugyanezt a kérdést tettem fel magamnak – hogyan fejezhetek be helyesen egy német nyelvű levelet, amikor jelentkezem a rektornak, önéletrajzot küldök a munkáltatónak, vagy megkérdezem ismeretlen osztálytársakat, hogy mit kérdeztek. filmelmélet. Angolul tudtam, hogyan kell mindezt csinálni (úgy tűnt nekem), a német pedig egy új nyelv volt, amelyen sokkal jobban beszéltem, mint ahogy írtam. Minden alkalommal, amikor a Google "megmentett", aztán kiderült, hogy csak elrontotta az emberekkel való kapcsolatomat. Nem értettem, hogyan működik az aláírás-hierarchia. Amikor túl impozánsan írok, és amikor az utolsó mondatom a levélben túlzottan és oda nem illően hivatalos? Tudom, hogy sok ember számára, aki angolul kommunikál ügyfelekkel, partnerekkel, befektetőkkel, ez a hierarchia is érthetetlen. Mire gondolok? Nézzünk egy példát a betűk kezdésére.

név kérdés

Az általános hiba az, hogy egy kifejezést oroszul vesszőig lefordítanak. Például: „Helló, Mr. Péter!" vagy „Helló, Péter!” Magyarul nem teszel vesszőt a megszólításod elé, és ritkán látsz felkiáltójelet az üdvözlés végén, hacsak nem ír neked egy kebelbarátod a „Hey you!” vagy „Hey Mike!” stílusban.

A szokásos üzleti levelezés "Kedves" szóval kezdődik, és vesszővel végződik. Lehetséges lehetőségek: „Tisztelt Mr. Jones”, „Kedves James” vagy „Kedves barátaim”, ha követőkre, kollégákra vagy egy másik embercsoportra gondol. A „Tisztelt Hölgyem/ Uram” akkor ajánlott, ha nincs mód egy olyan személy nevének megszerzésére, aki segíthet Önnek. Ha van ilyen lehetőség, de te nem éltél vele, akkor nagy valószínűséggel a kukába kerül a leveled. Ha motivációs levelet ír az önéletrajzához, és nem tudja annak a HR-esnek a nevét, aki fel fogja olvasni, vegye a fáradságot és tájékozódjon (a Google általában tájékozott, és készségesen segít). Ha VIP meghívókat küld egy konferenciára, ne hagyja személytelenül a „Kedves” szót. Az emberek szeretik, ha a keresztnevükön hívják őket, és ez egy általánosan elfogadott norma, amely az emberhez való udvarias, figyelmes hozzáállást tükrözi.

A „baráti öleléstől” a „kapcsolatok” hideg medencéjéig

Ilyenkor általában felteszik a kérdést: Milyen néven nevezzem őket? "Mister" vagy csak "John"? "Kisasszony" vagy "Mrs"? Röviden, két szabály van:

1. Amikor nőket szólít meg, mindig írjon Ms (kisasszony) kifejezést, hogy elkerülje a konfliktus vagy a félreértés egy csöppet sem. Ez a kezelés bármilyen korú és bármilyen családi állapotú nő számára elfogadható.
2. Mindig úgy szólítsa meg az embert, ahogyan bemutatja magát. Ha Johnként mutatkozik be, küldje el neki a "Kedves János" szöveget. Ha John Smithként halt meg, akkor nem szükséges idő előtt lerövidíteni a távolságot és kihagyni a „Mister” szót. Kezdje a neki írt levelét ezzel: „Tisztelt Mr. Kovács". Ugyanez a szabály fordítva is működik. Ha az első levélben „Kedves János” stílusban köszönt, majd hirtelen úgy döntött, hogy nem kellett volna csak név szerint hívnia (udvariasabban kell viselkednie a kelet-európai képviselet vezetőjével), és a következő amikor írsz neki: „Tisztelt Mr. Smith”, hirtelen megjelölöd a távolságot. Néha komikusnak tűnik, néha pedig félreértést okozhat. Általában elhatárolódunk azoktól az emberektől, akikkel nem igazán akarunk foglalkozni, vagy akik túllépték a hitelességünket.

Oroszul valahogy így nézne ki. Először azt írod: „Szia, Vasya!”, Barátságos hangon válaszol, és aláír: „Meghívlak ebédelni! Vasya". És a következő levelet Vasyának kezdi a következő szavakkal: „Kedves Vaszilij Olegovics!” Ti mit gondolnátok Vasya helyében? Valószínűleg Vasya úgy dönt, hogy valamit rosszul csinált vagy írt, mivel hirtelen felkérték, hogy hagyja el a „baráti ölelés” zónát, és ismét a „kapcsolatok” hideg medencéjébe küldték. János is így gondolja. Ezért, ha külföldiekkel dolgozik, figyeljen oda, hogyan mutatkoznak be az emberek, amikor megismerik egymást, és milyen aláírásokat adnak a leveleikhez.

Egyszerűen a legjobb

Most az aláírásokról. Sok lehetőség van, és mindegyik jelent valamit. Mit jelent például a „legjobb” szó? Ugyanebben a Mastersben volt egy amerikai professzorunk, aki mindig így fejezte be az e-mailjeit: „legjobb, Susan”. Akkoriban számomra ez egy teljesen új illemszabály volt az angol nyelvben, amit, ahogy nekem úgy tűnt, nagyon jól tudtam.

Kiderült, hogy ez a legbiztonságosabb módja az üzleti levelek befejezésének. Az árnyékhierarchia így néz ki:

"Minden jót kívánok, Susan", "Minden jót, Susan" és "A legjobbakat, Susan"

Az első lehetőség a leghivatalosabb. Fokozatosan haladsz a harmadik lehetőség felé. Ha annak megbeszélésekor, hogy ki és hogyan fogja bemutatni a projektet holnap, már 25-ször váltott levelet egymással, akkor hülyeség minden alkalommal azt írni, hogy „minden jót kívánok”. Már a "legjobb" is felesleges lesz. A Bloomberg a legutóbbi számokban azt írta, hogy ma az emberek inkább szöveges üzenetként kezelik az e-maileket, különösen, ha a levelezés valós időben történik. Vagyis azonnal válaszolsz valamilyen probléma megoldására. Teljesen elfogadható az ilyen levelek köszönés és udvarias búcsú nélkül hagyása.

Különösen az olyan szolgáltatások térnyerésével, mint a Slack, az e-mailek egyre inkább olyanok, mint a szöveges üzenetek: az emberek nem köszönnek vagy búcsúznak, hanem rögtön az üzlethez kezdenek. Amikor azonban levelet írunk egy potenciális ügyfélnek, partnernek vagy munkáltatónak, az etikett szabályai továbbra is érvényesek. Nem köszönni és nem búcsúzni először (sőt másodszor is) attól, akinek írsz, az még udvariatlanság.

Üdvözlettel vagy legmelegebb üdvözlettel

Az orosz nyelvterületen a levélben való elválás legkedveltebb változata a „üdvözlettel”. Minden vele kezdődik, főleg, ha hideg levélről van szó, és még életedben nem találkoztál a címzettel. Ez az opció azt jelenti, hogy udvarias vagy, de tartsd a távolságot. Személytelen, és nem fejez ki semmilyen kapcsolatot a beszélgetőpartnerrel. Később az emberek „kedves üdvözletre” váltanak, jelezve ezzel, hogy nagyobb a bizalom a kapcsolatban. A „meleg üdvözlet” vagy a „legmelegebb üdvözlet” túlságosan is „meleg” búcsút jelenthet, ha a felszerelés szállításának lehetőségeit tárgyalja. Leggyakrabban az emberek gyorsan csak "üdvözlettel" váltanak, és minden alkalomra hagyják. Ugyanez a Bloomberg azt írja, hogy az „üdvözlet” és a „legjobb” a két legsemlegesebb, és ezért a legnépszerűbb módja a betűk befejezésének.

Mi lesz a többivel? Az „őszintén” valóban „őszinte”, vagy a „búcsúzás” szándékosan formális módja? A "cheers" akkor megfelelő, ha egy céges buliról fotókat osztunk meg, vagy lehet ilyeneket írni egy ügyfélnek? Mindenesetre az írásmódja tükrözi a beszélgetőpartnerhez való hozzáállását. Sőt, a különböző nyelvi egységek segítségével sokféle kapcsolatot létesíthet vagy megszilárdíthat az emberek között. A külföldi ügyfelekkel, befektetőkkel és menedzserekkel folytatott kommunikáció valós gyakorlatának következtetéseit osztom meg Önnel. Érdeklődhet olyan kiadványokban is, mint az Inc., Business Insider, Bloomberg, vagy megkérdezheti Will Schwalbét, a KÜLDÉS: Miért e-maileznek olyan rosszul, és hogyan tegyük jobban a bestseller társszerzőjét. Nagyon hasonló ajánlásokat adnak.

Tehát nézzük meg mindegyik lehetőséget külön-külön.

"Tisztelettel"- valószínűleg a legelavultabb és leghivatalosabb verzió. Mély tiszteletét fejezi ki a beszélgetőpartner iránt. A kifejezés meglehetősen elfogadható a Közel- és Közel-Kelet országaiban, de ritka a nyugati kultúrában, és csak akkor használatos, ha a levelet a „Tisztelt Uram” szavakkal kezdte.

"Üdvözlettel" vagy Tisztelettel jó lehetőség, ha különösen udvariasnak kell lenni, de semmi több. Itt nincs "melegség" vagy "őszinteség". Így fejezi be a levelet az ügyvéd, aki akkor is kiad egy elképzelhetetlen számlát, vagy akivel üzleti nézeteltérésed van, de érdemes továbbra is együttműködni és szakmai távolságot tartani. Így lehet és kell befejezni a potenciális munkáltatóhoz intézett kísérőlevelet. Így töltenek fel egy keresztnévvel kezdődő levelet („Kedves John” / „Kedves Mr. Jones”).

Egy árnyalat: "Üdvözlettel" igazán tükrözheti az ember iránti áhítatos és őszinte hozzáállását, ha levelet ír rokonának, családtagjának vagy nagyon közeli barátjának. De mivel ez a rovat az üzleti kommunikációnak szól, pontosan arra fogok koncentrálni, hogy holnap pontosan mire lehet szüksége az irodában.

Legjobb a legbiztonságosabb és legnépszerűbb lehetőség az angol anyanyelvűek közötti üzleti levelezésben. Ha kétségei vannak, írja be ezt a négy betűt, egy vesszőt és a nevét.

Kösz- szintén biztonságos, de unalmas lehetőség. Az emberek mindenhol azt mondják, hogy „köszönöm”, még akkor is, ha valójában nem köszönnek meg semmit, ezért használja ezt, ha valóban „köszönöm” akar lenni. Adjon hozzá egy felkiáltójelet – „Köszönöm!”, jelezve, hogy nem írja automatikusan ezt a szót.

"Nagyon köszönöm"- ez egy jó lehetőség, ha az illető segített, vagy megígérte, hogy segít, és őszintén szeretné kifejezni háláját. Máskor képletesnek és őszintétlennek tűnik.

TTYL, TAFN stb. Tehát ne írj, bármennyire is szeretnéd kimutatni, hogy ismered ezeket a rövidítéseket. TTYL ("majd beszélünk") vagy TAFN ("egyelőre ennyi"). Az ilyen lehetőségek nem professzionálisak, és megzavarhatják beszélgetőpartnerét, aki nem ismeri őket, vagy nem szokott ehhez a kommunikációs stílushoz (az Outlook még mindig nem hírnök) .

"Várom". Akkor érdemes ezt a kifejezést használni, ha valóban hamarosan találkozik valakivel, Skype-on találkozik, vagy telefonos változtatásokat követően megbeszél egy projektet. Más esetekben jobb, ha nem használja.

"Hamarosan beszélj veled" / "Hamarosan beszélj"- az első lehetőség formálisabb, a második - egyszerűbb. Akkor kell őket használni, ha valóban hamarosan beszélni szeretne ezzel a személlyel. Ellenkező esetben nem őszinte, és nem szolgálja a beszélgetőpartnerrel való kapcsolatának javítását.

"Hamarosan"- így írnak, amikor nem adtak meg minden információt a levélben, és megígérik, hogy írnak egy másodikat - kiegészítésekkel és egyéb kérdésekre adott válaszokkal. Ha nem fogod ezt megtenni, akkor jobb, ha megpróbálsz mindent egyszerre leírni, mint olyan embernek bélyegezni, aki mondja és nem. Keveset ígérj, sokat teljesíts.

"XX"- ezt a lehetőséget óvatosan kell használni, és jobb, ha nem saját maga kezdeményezi. Egyáltalán nem használom üzleti levelezésben. Számos szakértő egyetért velem. Van azonban olyan vélemény is, hogy bizonyos helyzetekben ez az aláírás megfelelő. Például az "Alisa X" lehetőség baráti, de még mindig professzionális jegyzetekre vagy levelekre, ha ezek a "barátságok" már kialakultak. Ha nem, ne kísértsd a sorsot, és ne húzz először két keresztet. Ez azt jelenti, hogy "csók".

puszi- ez az opció teljesen elfogadhatatlan, és azt jelenti, hogy "csókolom és ölelem". Mentse el közeli barátainak és bárkinek, akivel flörtölni szeretne.

Egészségére- olyan opció, amely jelzi egy amerikainak, hogy nagy valószínűséggel Angliából vagy Ausztráliából származik, vagy úgy tesz, mintha ezekkel az országokkal rokon lenne. Az Egyesült Államokban rendkívül ritkán használnak ilyen aláírást. A szakértők azt javasolják, hogy tedd fel magadnak a kérdést: „Kimondanád ezt a szót hangosan egy másik ember arcába?”, és ha nem, akkor ne használd aláírásként.

["A neved"]- ha csak a nevével fejezi be a levelet, ez egy meglehetősen "hideg" és "éles" módja a búcsúnak. Mégis érdemes hozzátenni valamit, mielőtt emlékeztetnéd az illetőt, hogy mi a neved, és ezzel demonstrálod az együttműködésedhez való hozzáállását – a jelenben vagy a potenciálisan.

Első kezdőbetű (pl. „A”)- egyesek az aláírásban nem a teljes nevet írják, hanem csak egy betűt. Ha emlékszel, a cikk elején tisztáztam, hogy a levelek aláírásának módja határozza meg, hogy miként lépnek kapcsolatba Önnel. Ha valaki egy „W” betűt tesz a végére, nehéz megmondani, mit jelent. Hogyan lehet kapcsolatba lépni vele? Will vagy William? Vagy Wolfgang? Volt egy vicces tapasztalatom az Airbnb-vel. Lefoglaltam egy apartmant, és a tulajdonos egy "E" betűvel írta alá a leveleit. Nagyon kínos volt számomra minden következő betűt a „Hello E” szavakkal kezdeni, de nem volt más lehetőségem. Amikor találkoztunk, kiderült, hogy ez egy lány, egy japán nő, és tényleg ez a neve - "én". Japánul ezt a nevet hieroglifákkal ábrázolják, de a lány inkább nem bonyolítja az emberek életét – angolul egy betűben írja a nevét, és kéri, hogy így szólítsák meg.

A kommunikáció az egyik alapvető emberi szükséglet, az alvás és az étkezés mellett. A modern embereknek számos megfizethető és hatékony módja van a barátokkal és rokonokkal, kollégákkal és üzleti partnerekkel való beszélgetésre. Ide tartozik a szemtől szembeni kommunikáció, a mobilkommunikáció és az internet.

Az utolsó két módszer viszonylag nemrég jelent meg. A távoli kommunikáció sokáig csak üzenetek segítségével volt lehetséges. Kézzel írták és postázták. Ez a mai napig fennmaradt. A kézzel írt leveleket azonban felváltották az e-mailek.

Adjunk definíciót

A "levél" szónak több jelentése van.

Először is, ez egy írott jelrendszer, amely a szóbeli beszéd rögzítéséhez szükséges.

Példa: A tudósok megfejtettek egy ősi levelet

Másodszor, ez a papírra nyomtatott tájékoztató szöveg megjelenése.

Példa: A diákok megkérdezték tanárukat, hogyan fejezzék be a levelet az orosz nyelven elfogadott normák szerint.

Harmadszor, kézzel írott vagy elektronikus szöveg, amely a címzettnek szánt információkat tartalmaz.

Példa: Egy héttel az elküldés után érkezett otthonról egy levél fontos hírekkel édesapámtól.

És hogyan kell elindítani? Ezeket a kérdéseket mindenki felteszi magának, függetlenül attól, hogy milyen üzenetet ír: elektronikus vagy kézírásos. Ebben a cikkben ezek közül az elsőre válaszolunk.

A betűtípusok

Mielőtt arról beszélne, hogyan lehet a legjobban befejezni egy levelet, érdemes megérteni a típusait. Ettől függ a használt általános hangnem és kifejezések. Tehát az üzenetek a következők lehetnek:

• üzleti;
• személyes;
• gratuláló.

Ezt a fajta dokumentációt szokás nevezni, amely a különböző szervezetek és intézmények közötti információcsere eszközeként szolgál. Nevezhetjük "hivatalos levelezésnek" is. Az ebbe a kategóriába tartozó levéltípusok egy része választ igényel (például petíciók, fellebbezések, kérések), mások nem (például figyelmeztetések, emlékeztetők, nyilatkozatok).

Az egyik magánszemély által írt és a másiknak címzett levelet személyes levélnek nevezzük.

Azokat a leveleket, amelyek célja, hogy gratuláljanak egy nem hivatalos személynek, szervezetnek vagy intézménynek valamilyen örömteli eseményhez vagy eredményhez, gratuláló leveleknek nevezzük.

Az alábbiakban kitaláljuk, hogyan kell helyesen befejezni egy levelet, típusától és céljától függően.

Általános szerkezet

Típustól függetlenül minden betű megközelítőleg azonos szerkezetű. Érdemes megjegyezni, hogy az első két pont csak a hivatalos levelezésre jellemző.

1. A feladó címe.
2. Időpontja.
3. Üdvözlet.
4. Alapinformációkat tartalmazó szöveg.
5. Utolsó mondatok.
6. P.S.

Üzleti levelezés

Az ilyen jellegű levélírást különös figyelemmel kell kezelni, mivel a feladó által engedélyezett helyesírás, írásjelek, illetve írásjelek hátrányosan befolyásolhatják az általa képviselt cégről, intézményről alkotott képet. A mondatok összeállításánál előnyben kell részesíteni az egyszerű mondatokat, és kerülni kell a sok bonyolult szerkezetet. Az általános hangnem legyen tisztelettudó. A lényeg az, hogy a levél lényege a végén kiderüljön, hiszen az emberek jobban odafigyelnek erre a szövegrészre.

Hogyan fejezzünk be egy hivatalos státuszú levelet? A legsikeresebb zárómondatok a következők:

• Várom a további gyümölcsöző együttműködést.
• Várom a további együttműködést.
• Köszönöm a figyelmet.
• Üdvözlettel: Ivanov Ivan Ivanovics.
• Tisztelettel: Ivanov Ivan Ivanovics.

Hogyan fejezzünk be szépen egy magánszemélynek írt levelet

Ez a fajta levelezés nem igényel fokozott figyelmet a fordítótól. Az írás során azonban az embernek továbbra sem szabad elfelejtenie az írástudást. Ebben a tekintetben sokkal egyszerűbb e-maileket írni, mivel a talált hibák könnyen javíthatók. Kézzel írt szöveg esetén a kész szöveget át kell írni.

A folyamat megkezdése előtt döntenie kell a fő tartalomról és a címzett reakciójáról. Ha fontos, hogy a feladó mielőbb választ kapjon, akkor az utolsó részben érdemes megfelelő feljegyzéseket készíteni. A befejezésnek logikus lezárása kell, hogy legyen a fent leírtaknak, különben kényelmetlen helyzetbe hozhatja a címzettet, és elgondolkodtathatja, hogy mit akart mondani a küldő.

A leggyakrabban használt kifejezések a levél végén:

• A barátod, Péter.
• Találkozunk!
• Válaszra várva.
• Puszi, Maria.
• Gyere minél előbb.
• Minden jót, barátod, Peter.

A feladó saját maga is kitalálhatja a levél végét. Ebben az esetben egyedi karakter lesz, és biztosan tetszeni fog a címzettnek.

Amikor válaszol arra a kérdésre, hogyan fejezheti be a gratuláló levelet, figyelnie kell a megjelenésére. Ha a feladó és a címzett hivatalos személyek, akkor az utolsó mondatoknak semlegesnek kell lenniük. Más esetekben bizonyos szabadságjogok megengedettek.

Összegezve

Kérdés: "Hogyan fejezzük be a levelet?" - elég logikus. A telefonon és a közösségi oldalakon történő kommunikáció a levelezés során elfogadottaktól eltérő törvényeken alapul. Azonban minden embernek életében legalább egyszer levél megfogalmazójaként kell fellépnie. Ezért szükséges az ezen a területen létező kánonok és szabályok általános megértése. Ellenkező esetben az első élmény lehet az utolsó. De egy levél írása, elküldése és a feladó válaszának várakozása izgalmas folyamat.