Pracownik dowolnej branży prędzej czy później staje przed problemem napisania listu biznesowego. Podstawowe pytanie brzmi: jak zacząć i jak zakończyć? Wiele witryn oferuje podstawowe zasady i przykłady, nie zwracając uwagi na końcową część dokumentów.

List musi być doskonały pod każdym względem. Nawet najmniejsze naruszenie zasad może zaszkodzić Twojemu autorytetowi lub prestiżowi firmy.

W krótkiej formie sugerujemy zapoznanie się z głównymi zasadami listów biznesowych i bardziej szczegółowe omówienie końcowej części listu oficjalnego.

Będziesz potrzebować:

Główne zasady listów biznesowych

1. Pisząc list, pamiętaj, że nie wyrażasz własnej opinii, ale wypowiadasz się w imieniu osoby prawnej (instytucji, organizacji lub przedsiębiorstwa).
2. Twoim obowiązkiem jest jasne określenie rezultatów, jakie chcesz osiągnąć za pomocą tego listu i efektywne wykorzystanie wszystkich cech tekstu.
3. Jasno określ plan prezentacji, podkreślając informacje zawarte we wstępie, części głównej lub zakończeniu.
4. We wstępie, po adresie, przygotowujemy adresata do odbioru. Może to być podsumowanie wydarzeń, które doprowadziły do ​​​​powstania dokumentu. Część zasadnicza zawiera przedstawienie istoty problemu wraz z niezbędną argumentacją (wyjaśnienia, obliczenia cyfrowe, linki do aktów prawnych).

Bardziej skuteczny i łatwiejszy do zrozumienia tekst, w którym najpierw jest przedstawiona propozycja, prośba lub żądanie, a następnie argumentacja i nie ma w ogóle części wprowadzającej.

Część zakończenia - aplikacje

Niektóre dokumenty zawierają załączniki, które uzupełniają, wyjaśniają lub wyszczególniają określone kwestie. Należy je zanotować na końcu listu, odchodząc kilka linijek od ostatniego akapitu.

Metody projektowania aplikacji:

1) Wnioski wymienione w tekście, wówczas notatkę na ten temat sporządza się w następujący sposób:

Dodatek: 5 stron, 3 egzemplarze.

2) Wnioski niewymienione w tekście należy wymienić, pamiętając o podaniu tytułu, liczby stron w każdym zgłoszeniu i liczby egzemplarzy.

Załącznik: „Zaświadczenie o oszacowaniu kosztów budowy niezakończonej”, 2 strony, 3 egz.

3) Czasami istnieje kilka zastosowań. Następnie są one wymienione według nazwy i numerowane. W przypadku dużej liczby wniosków ich listę sporządza się osobno, a w piśmie po tekście odnotowuje się, co następuje:

Załącznik: zgodnie z wykazem na… str.

Do pisma załącz kopie dokumentów w kolejności, w jakiej zostały ponumerowane w załączniku.

Wniosek podpisują zazwyczaj kierownicy działów strukturalnych. W przypadku wniosków oprawionych nie ma konieczności podawania liczby stron.

Grzeczność i poprawność są podstawą zakończenia

Istnieją różne możliwości konstruowania zakończenia. To zależy od tego, co zostało powiedziane w piśmie.

Najczęściej stosowane przykłady uzupełnień:

1) Powtórz podziękowanie podane na początku lub po prostu podziękuj za pomoc:

Jeszcze raz dziękuję...

Pozwól mi jeszcze raz podziękować...

Chcielibyśmy jeszcze raz wyrazić naszą szczerą wdzięczność...

Dzięki za pomoc …

2) Wyraź nadzieje:

Mamy nadzieję, że porozumienie będzie korzystne dla obu stron...

Mamy nadzieję, że nasza oferta Państwa zainteresuje...

Liczymy na bliską i obopólnie korzystną współpracę...

Mam nadzieję, że już niedługo będę mógł poznać Cię osobiście...

Mam nadzieję, że wkrótce otrzymam odpowiedź...

3) Zapewnienie adresata (zwykle ma pozytywny wpływ psychologiczny na adresata):

Zapewniamy, że możesz w pełni liczyć na nasze wsparcie...

Chętnie nawiążemy z Państwem współpracę...

Chętnie nawiążę współpracę i czekam na odpowiedź...

4) Żądanie:

Prosimy o uważne zapoznanie się z materiałami i udzielenie odpowiedzi...

Prosimy o pilne poinformowanie...

Prosimy o podjęcie natychmiastowych działań poprawić sytuację...

Proszę dzwonić w dogodnym dla Państwa terminie...

5) Powtarzając wyrażone już przeprosiny za niedogodności:

Jeszcze raz przepraszam za niedogodności spowodowane...

Serdecznie przepraszamy za wymuszone opóźnienie w płatności...

Rozstanie

1) W korespondencji oficjalnej możesz pożegnać się na różne sposoby:

Z poważaniem…

Z wyrazami szacunku i najlepszymi życzeniami...

Z całym szacunkiem do Ciebie...

Życzymy sukcesu.

2) Jeśli dobrze znasz adresata lub skutecznie z nim współpracujesz, możesz zakończyć list przyjaznymi zwrotami (nieznanymi):

Z poważaniem…

Wszystkiego najlepszego…

Z wdzięcznością i najlepszymi życzeniami.

Możesz ukończyć dokument bez korzystania z tych struktur!

Angielskie cechy końcówek liter

1. Zwykle kończą oficjalny list w ten sposób: Z poważaniem (Z poważaniem) lub po prostu Twój(Twój) oraz podpis, w którym wskazane jest Twoje nazwisko i stanowisko pod nim.
2. Aby uniknąć stawiania partnera w trudnej sytuacji lub zmuszania go do przyjmowania założeń na temat płci, zadaj sobie trud i napisz pełne imię i nazwisko, czyli nie P.R. Dowżenko, ale Paweł Dowżenko.

Podpis

Urzędnicy podpisują dokumenty w zakresie swoich kompetencji.

Atrybut „podpis” składa się ze stanowiska, inicjałów i nazwiska osoby, która podpisała dokument.

Dyrektor zakładu w Mramor (podpis) A.B. Koval

Dokumenty zawierane w instytucjach działających na zasadzie jedności dowodzenia podpisuje jeden urzędnik (menedżer, zastępca lub pracownik mu powierzony).

Dokumenty organów kolegialnych (protokoły, decyzje) opatrzone są dwoma podpisami (przewodniczący i sekretarz). Zamówienie podpisuje menadżer.

Na dokumentach, za treść których odpowiada kilka osób, składa się dwa lub więcej podpisów:

• Dokumenty pieniężne i finansowe podpisują kierownik instytucji i główny księgowy;
• umowy podpisują przedstawiciele umawiających się stron.

Podpisy kilku osób na dokumentach umieszczane są jeden pod drugim w kolejności odpowiadającej hierarchii służbowej.

Dyrektor (podpis) S.P. Antonyuk

Główny księgowy (podpis) V.T.Dudko

Jeżeli dokument podpisuje kilka osób zajmujących to samo stanowisko, ich podpisy należy złożyć na tym samym poziomie.

Dyrektor zakładu Luch Dyrektor zakładu Svet

(podpis) V.R. Sakhno (podpis) L.P. Kotow

Podpis zaczyna się od inicjałów (umieszczonych przed nazwiskiem), po których następuje nazwisko. Nie ma potrzeby umieszczania odszyfrowania podpisu w nawiasach!

Foka

Aby zapewnić sobie moc prawną, niektóre dokumenty są opatrzone pieczęcią: umowy, zarządzenia, wnioski itp. Pieczęć musi zawierać część stanowiska i podpis osobisty.

data

Data umieszczona jest pod podpisem po lewej stronie.

Pismo urzędowe datowane jest na dzień podpisania lub zatwierdzenia przez kierownika instytucji.

Istnieje ogólnie przyjęty porządek randek:

1. Elementy daty zapisywane są w jednym wierszu przy użyciu trzech par cyfr arabskich w kolejności: dzień, miesiąc, rok;
2. jeśli numerem porządkowym dnia lub miesiąca jest liczba pierwszych dziesiątek (od 1 do 9), wówczas przed nim umieszcza się zero: 03.01.15 .
3. Słowo rok, zmniejszenie G. nie wkładają tego.

• Po zakończeniu sprawdź list pod kątem błędów gramatycznych i upewnij się, że nie ma w nim nic zbędnego.
• Daj list do przeczytania współpracownikowi lub, jeśli to możliwe, przełożonemu. Perspektywa zewnętrzna pomoże zidentyfikować niedociągnięcia, które w przeciwnym razie mogłyby zostać przeoczone.
• Nie zapomnij podać swojego telefonu/adresu e-mail. Często jest to konieczne, aby szybko rozwiązać problem wskazany w piśmie.
• Oprócz ogólnych uniwersalnych wymagań i zasad projektowania należy wziąć pod uwagę, że każdy rodzaj dokumentu ma swoje własne cechy projektowe.

Pamiętaj, że nie wszystkie dokumenty posiadają pełną listę danych wymienionych powyżej, a jedynie określony zestaw tych, które zapewniają moc prawną i kompletność tego konkretnego rodzaju dokumentu.

Powodzenia w transakcjach i pożądanych odpowiedzi!

Często zadawane pytania i odpowiedzi

Co miło napisać na końcu propozycji biznesowej?

Nie używaj na końcowym etapie słów i zwrotów, które można uznać za manipulację („mamy nadzieję na obopólnie korzystną współpracę”, „z góry dziękujemy za odpowiedź”, „będziemy czekać na Twoją odpowiedź” itp.).

Czy na końcu listu należy napisać „najlepsze życzenia” czy „z szacunkiem”?

Zdecydowanie „z szacunkiem” należy przestrzegać biznesowego stylu komunikacji.

Co zwykle piszą na końcu listu, jeśli proszą o szybką odpowiedź?

Nic takiego nie jest napisane w liście biznesowym.

Czy w podpisie e-maila należy wpisać „z poważaniem” czy „najlepsze życzenia”?

"Z poważaniem".

Jak zastąpić podpis „z szacunkiem”?

„Z całym szacunkiem”, „Z całym szacunkiem”.

Jak zakończyć list prezentacyjny?

Dziękuję za uwagę.

Jak inaczej można napisać „chciałbym powiadomić”?

„Chciałbym poinformować”, „powiadomić”, „poinformować”, „ogłosić”, „zwrócić uwagę”.

Czy stwierdzenie: „Zakończę swój raport słowami” jest poprawne?

Kiedy piszemy zbyt efektownie, a kiedy nasze ostatnie zdanie jest przesadnie i niewłaściwie formalne? Autorka metodyki nauczania języka angielskiego w biznesie, Natalya Tokar, specjalnie dla Marie Claire opowiada o tym, jak faktycznie działa hierarchia podpisów.

Kiedy studiowałam na studiach magisterskich w Niemczech, zadawałam sobie to samo pytanie – jak poprawnie zakończyć list po niemiecku, pisząc podanie do rektora, wysyłając CV do pracodawcy, czy pytając nieznanych kolegów z klasy, o co ich pytano o teorii filmu. Mogłem to wszystko zrobić po angielsku (tak mi się wydawało), a niemiecki był nowym językiem, w którym mówiłem znacznie lepiej niż pisałem. Za każdym razem Google mnie „ratowało”, a potem okazywało się, że tylko psuło mi relacje z ludźmi. Nie rozumiałem, jak działa hierarchia podpisów. Kiedy piszę zbyt efektownie, a kiedy ostatnie zdanie w liście jest przesadnie i niewłaściwie formalne? Wiem, że wiele osób komunikujących się z klientami, partnerami i inwestorami w języku angielskim również nie rozumie tej hierarchii. Co miałem na myśli? Spójrzmy na przykład rozpoczynania liter.

Pytanie o imię

Standardowym błędem jest tłumaczenie frazy w języku rosyjskim aż do przecinka. Na przykład: „Witam, Panie. Piotr!" lub „Witam, Peter!” W języku angielskim nie używa się przecinka przed adresami i rzadko można zobaczyć wykrzyknik na końcu powitania, chyba że serdeczny przyjaciel napisze do ciebie w stylu „Hej ty!” lub „Hej Mike!”

Standardowy adres do korespondencji biznesowej zaczyna się od „Szanowni Państwo”, a kończy przecinkiem. Możliwe opcje: „Szanowny Panie. Jones”, „Drogi Jamesie” lub „Drodzy przyjaciele”, jeśli zwracasz się do subskrybentów, współpracowników lub innej grupy osób. „Szanowny Panie/Szanowna Pani” jest zalecane, jeśli nie ma możliwości poznania nazwiska osoby, która może Państwu pomóc. Jeśli jest taka możliwość, ale z niej nie skorzystasz, Twój list najprawdopodobniej wyląduje w koszu. Jeśli piszesz list motywacyjny do swojego CV i nie znasz nazwiska osoby z działu HR, która będzie go czytać, zadaj sobie trud i dowiedz się (Google zwykle o tym wie i chętnie pomoże). Jeśli wysyłasz zaproszenia VIP na konferencję, szczególnie nie zostawiaj słowa po „Szanowni Państwo” bezosobowo. Ludzie lubią, gdy nazywa się ich po imieniu, i jest to ogólnie przyjęta norma, odzwierciedlająca uprzejme, uważne podejście do osoby.

Od „przyjaznych uścisków” po zimną pulę „kontaktów”

W tym miejscu zwykle pada pytanie: Jak je nazwać? „Pan”, a może po prostu „John”? „Pani” czy „Pani”? Krótko mówiąc, istnieją dwie zasady:

1. Zwracając się do kobiet, zawsze pisz Pani (panna), aby uniknąć choćby cienia konfliktu lub nieporozumienia. Apel ten jest akceptowalny dla kobiet w każdym wieku i w każdym stanie cywilnym.
2. Zawsze zwracaj się do danej osoby tak, jak się przedstawia. Jeśli przedstawi się jako John, możesz wysłać mu SMS-a „Drogi Johnie”. Jeżeli przedstawił się jako John Smith, nie ma potrzeby z wyprzedzeniem skracać dystansu i pomijać słowa „Pan”. Rozpocznij swój list do niego słowami: „Szanowny Panie. Kowal." Ta sama zasada obowiązuje w odwrotnej kolejności. Jeśli w pierwszym liście przywitałeś się w stylu „Drogi Janku”, a potem nagle zdecydowałeś, że na próżno zwracałeś się do niego po prostu po imieniu (trzeba być bardziej uprzejmym w stosunku do kierownika przedstawicielstwa na całą Europę Wschodnią) , a następnym razem napiszesz do niego: „Szanowny Panie. Smith” – nagle wskazujesz odległość. Czasami wygląda to komicznie, a czasami może powodować nieporozumienia. Zwykle dystansujemy się od osób, z którymi nie chcemy mieć do czynienia lub które przekroczyły nasze zaufanie.

W języku rosyjskim wyglądałoby to mniej więcej tak. Najpierw piszesz: „Witam, Wasya!”, On odpowiada przyjaznym tonem i daje znak: „Zapraszam na lunch! Wasia”. I zaczynasz swój następny list do Wasyi słowami: „Drogi Wasiliju Olegowiczu!” Co byś pomyślał, gdybyś był Wasią? Najprawdopodobniej Wasya uzna, że ​​zrobił lub napisał coś złego, ponieważ nagle został poproszony o opuszczenie strefy „przyjaznych uścisków” i ponownie wysłany do zimnej puli „kontaktów”. John pomyśli to samo. Dlatego jeśli pracujesz z obcokrajowcami, zwróć uwagę na to, jak ludzie się przedstawiają, gdy ich spotykasz i jakie podpisy składają na swoich listach.

Po prostu najlepsze

Teraz o podpisach. Opcji jest wiele i każda z nich coś znaczy. Co na przykład oznacza słowo „najlepszy”? Na tym samym programie magisterskim mieliśmy profesor z USA, która zawsze kończyła swoje e-maile w ten sposób: „najlepiej, Susan”. Była to wówczas dla mnie zupełnie nowa zasada etykiety w języku angielskim, którą – wydawało mi się – znałem bardzo dobrze.

Okazuje się, że to najbezpieczniejszy sposób zakończenia listów biznesowych. Hierarchia odcieni wygląda następująco:

„Życzę ci wszystkiego najlepszego, Susan”, „Wszystkiego najlepszego, Susan” i „Najlepszego, Susan”

Pierwsza opcja jest najbardziej oficjalna. Stopniowo zbliżasz się do trzeciej opcji. Jeśli dyskutując o tym, kto i jak jutro zaprezentuje projekt, już 25 razy wymienialiście ze sobą listy, głupio jest za każdym razem pisać „życzę wszystkiego najlepszego”. Nawet „najlepszy” będzie zbędny. W ostatnich numerach Bloomberg napisał, że dziś ludzie traktują e-maile bardziej jak SMS-y, zwłaszcza jeśli korespondencja odbywa się w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że natychmiast reagujesz, aby rozwiązać jakiś problem. Całkiem dopuszczalne jest pozostawienie takich listów bez powitania i grzecznego pożegnania.

Zwłaszcza wraz ze wzrostem popularności usług takich jak Slack e-maile coraz bardziej przypominają wiadomości tekstowe: ludzie nie witają się ani nie żegnają, tylko przechodzą od razu do rzeczy. Kiedy jednak piszemy list do potencjalnego klienta, partnera czy pracodawcy, w dalszym ciągu obowiązują zasady etykiety. Nadal niegrzecznie jest nie przywitać się lub nie pożegnać osoby, do której piszesz po raz pierwszy (a nawet drugi).

Pozdrawiam serdecznie lub najcieplej

Najbardziej ulubioną opcją pożegnania w liście w przestrzeni rosyjskojęzycznej jest „pozdrowienia”. Wszystko zaczyna się od niego, zwłaszcza jeśli jest to zimny list i nigdy w życiu nie spotkałeś odbiorcy. Ta opcja oznacza, że ​​jesteś grzeczny, ale zachowujesz dystans. Jest bezosobowy i nie wyraża żadnego stosunku do rozmówcy. Później ludzie przechodzą na „życzliwe pozdrowienia”, co wskazuje na większe zaufanie w związku. „Serdeczne pozdrowienia” lub „najserdeczniejsze pozdrowienia” mogą być zbyt serdecznym pożegnaniem, jeśli omawiasz opcje dostawy sprzętu. Najczęściej ludzie szybko przechodzą na zwykłe „pozdrowienia” i zostawiają je na każdą okazję. Ten sam Bloomberg pisze, że „pozdrowienia” i „najlepszy” to dwa najbardziej neutralne, a przez to najpopularniejsze sposoby kończenia listów.

Co z resztą? Czy „Z poważaniem” to naprawdę „szczery”, czy też zbyt formalny sposób powiedzenia „do widzenia”? Czy „Na zdrowie” jest właściwe, gdy udostępniamy zdjęcia z imprezy firmowej, czy też w ten sposób możemy napisać do klienta? W każdym razie Twój styl pisania odzwierciedla Twój stosunek do rozmówcy. Co więcej, za pomocą różnych jednostek językowych można nawiązać lub utrwalić różnorodne relacje między ludźmi. Podzielę się z Tobą wnioskami z prawdziwej praktyki komunikacji z zagranicznymi klientami, inwestorami i menadżerami. Możesz także sprawdzić w publikacjach takich jak Inc., Business Insider, Bloomberg lub skontaktować się z Willem Schwalbe, współautorem bestsellerowej książki WYŚLIJ: Dlaczego ludzie wysyłają e-maile tak źle i jak to zrobić lepiej. Wydają bardzo podobne zalecenia.

Przyjrzyjmy się więc każdej opcji osobno.

"Z poważaniem"– prawdopodobnie najbardziej przestarzała i najbardziej oficjalna wersja. Wyraża głęboki szacunek dla rozmówcy. Wyrażenie to jest całkiem akceptowalne w krajach Bliskiego i Środkowego Wschodu, ale jest rzadkie w kulturze Zachodu i jest używane tylko wtedy, gdy list zaczyna się od słów „Szanowny Panie”.

"Z poważaniem" Lub "Z poważaniem"– jest to odpowiednia opcja, jeśli chcesz zachować się szczególnie uprzejmie, ale nic więcej. Nie ma tu ani „ciepła”, ani „szczerości”. Tak kończy się list od prawnika, który i tak obciąży Cię skandalicznym rachunkiem, albo osoby, z którą nie zgadzasz się w biznesie, ale warto kontynuować współpracę i zachować dystans zawodowy. W ten sposób możesz i powinieneś zakończyć swój list motywacyjny do potencjalnego pracodawcy. W ten sposób przesyłają list rozpoczynający się od adresu („Szanowny Panie Johnie” / „Szanowny Panie Jones”).

Jedno zastrzeżenie: "Z poważaniem" może naprawdę odzwierciedlać Twoje pełne szacunku i szczere podejście do danej osoby, jeśli piszesz list do krewnego, członka rodziny lub bardzo bliskiego przyjaciela. Ponieważ jednak rubryka ta poświęcona jest komunikacji biznesowej, skupię się na tym, co jutro może Ci się przydać w biurze.

"To, co najlepsze"– najbezpieczniejsza i najpopularniejsza opcja w korespondencji biznesowej pomiędzy native speakerami języka angielskiego. W razie wątpliwości wpisz te cztery litery, przecinek i swoje imię i nazwisko.

"Dzięki"- również bezpieczna, ale nudna opcja. Ludzie piszą „dziękuję” wszędzie, nawet jeśli tak naprawdę nie dziękują za nic, więc używaj go, gdy naprawdę chcesz powiedzieć „dziękuję”. Dodaj wykrzyknik – „Dzięki!”, aby pokazać, że nie napisałeś tego słowa automatycznie.

"Wielkie dzięki"- jest to dobra opcja, jeśli dana osoba pomogła Ci lub obiecała Ci pomóc, a Ty szczerze chcesz wyrazić jej wdzięczność. Innym razem wydaje się schematyczny i nieszczery.

TTYL, TAFN itp. Nie powinieneś pisać w ten sposób, bez względu na to, jak bardzo chcesz pokazać, że znasz te skróty. TTYL („porozmawiamy później”) lub TAFN („na razie tyle”). Takie opcje są nieprofesjonalne i mogą zmylić Twojego rozmówcę, który ich nie zna lub nie jest przyzwyczajony do tego stylu komunikacji (Outlook nadal nie jest posłaniec).

"Oczekiwanie na coś". To zdanie ma sens, jeśli naprawdę zamierzasz wkrótce spotkać się z daną osobą, spotkać się na Skype lub omówić projekt po wprowadzeniu zmian przez telefon. W innych przypadkach lepiej go nie używać.

„Porozmawiamy wkrótce”/ „Porozmawiamy wkrótce”– pierwsza opcja jest bardziej formalna, druga prostsza. Należy ich używać, jeśli faktycznie masz zamiar wkrótce z tą osobą porozmawiać. W przeciwnym razie jest to nieszczere i nie poprawi relacji z rozmówcą.

"Więcej wkrótce"- tak piszą, gdy nie podali wszystkich informacji w piśmie i obiecują napisać drugie - z uzupełnieniami i odpowiedziami na inne pytania. Jeśli nie masz zamiaru tego robić, lepiej spróbować napisać wszystko na raz, niż dać się poznać jako osoba, która mówi, a nie robi. Obiecuj niewiele, dostarczaj dużo.

„XX”- z tej opcji należy korzystać ostrożnie i lepiej nie inicjować jej samodzielnie. W ogóle go nie używam w korespondencji biznesowej. Jest wielu ekspertów, którzy się ze mną zgadzają. Istnieje jednak również opinia, że ​​w niektórych sytuacjach taki podpis jest właściwy. Na przykład „Alisa X" to opcja dla przyjaznych, ale wciąż profesjonalnych notatek lub listów, jeśli te „przyjaźnie" zostały już nawiązane. Jeśli nie, nie ryzykuj szczęścia i nie rysuj najpierw dwóch X. Oznacza to „Pocałunki .”

"BUŹIAKI"- ta opcja jest całkowicie niedopuszczalna i oznacza „pocałunki i uściski”. Zachowaj go dla bliskich przyjaciół i tych, z którymi chcesz flirtować.

"Dzięki"- opcja, która sygnalizuje Amerykaninowi, że najprawdopodobniej pochodzisz z Anglii lub Australii lub udajesz, że jesteś spokrewniony z tymi krajami. W USA taki podpis jest używany niezwykle rzadko. Eksperci zalecają zadać sobie pytanie: „Czy powiedziałbyś to słowo na głos innej osobie?”, a jeśli nie, nie używaj go jako podpisu.

["Twoje imię"]– jeśli zakończysz list samym imieniem i nazwiskiem, będzie to dość „zimny” i „surowy” sposób pożegnania. Nadal warto coś dodać, zanim przypomnisz osobie, jak się nazywasz, i tym samym pokażesz, co myślisz o waszej współpracy – obecnej lub potencjalnej.

Pierwsza inicjała (np. „A”)- niektóre osoby w podpisie nie podają pełnego imienia i nazwiska, a jedynie jedną literę. Jeśli pamiętasz, na początku artykułu wyjaśniłem, że sposób, w jaki podpisujesz listy, decyduje o tym, jak będziesz zwracany. Jeśli ktoś postawi na końcu jedną literę „W”, trudno powiedzieć, co ona oznacza. Jak się z nim skontaktować? Will czy William? Albo Wolfganga? Miałem zabawną przygodę z Airbnb. Zarezerwowałem mieszkanie, a właściciel podpisywał swoje listy jedną literą „E”. Bardzo niewygodnie było mi zaczynać każdą kolejną literę od słów „Witam E”, ale nie miałem innego wyjścia. Kiedy się poznaliśmy, okazało się, że jest to Japonka i tak naprawdę ma na imię „Ja”. W języku japońskim imię to jest przedstawiane hieroglifami, ale dziewczyna woli nie utrudniać ludziom życia - po angielsku pisze swoje imię w jednym liście i prosi, aby tak się do niego zwracano.

Komunikacja jest jedną z podstawowych potrzeb człowieka, obok snu i jedzenia. Współcześni ludzie mają kilka dostępnych i skutecznych sposobów rozmowy z przyjaciółmi i rodziną, współpracownikami i partnerami biznesowymi. Należą do nich komunikacja twarzą w twarz, łączność komórkowa i Internet.

Dwie ostatnie metody pojawiły się stosunkowo niedawno. Przez długi czas komunikowanie się na odległość możliwe było wyłącznie za pomocą wiadomości. Zostały napisane ręcznie i przesłane pocztą. To przetrwało do dziś. Jednak te odręczne zostały zastąpione e-mailami.

Podajmy definicję

Słowo „list” ma kilka znaczeń.

Po pierwsze, jest to system znaków pisanych, który jest niezbędny do rejestracji mowy ustnej.

Przykład: Naukowcy rozszyfrowali starożytny list

Po drugie, jest to wygląd tekstu informacyjnego drukowanego na papierze.

Przykład: Uczniowie pytali nauczyciela, jak zakończyć list zgodnie z normami przyjętymi w języku rosyjskim.

Po trzecie, tekst napisany odręcznie lub w formie elektronicznej, zawierający informacje przeznaczone dla adresata.

Przykład: List z domu zawierający ważne wieści od ojca otrzymano tydzień po wysłaniu.

I jak to rozpocząć? Te pytania zadają sobie wszyscy ludzie, niezależnie od tego, jaki rodzaj przekazu piszą: elektroniczny czy pisany ręcznie. W tym artykule musimy odpowiedzieć na pierwsze z nich.

Rodzaje liter

Zanim porozmawiamy o tym, jak najlepiej zakończyć list, warto poznać jego rodzaje. Określa to ogólny ton i użyte wyrażenia. Zatem komunikaty mogą brzmieć:

• biznes;
• osobisty;
• gratulacyjny.

Zwyczajowo nazywa się ten rodzaj dokumentacji, która służy jako środek wymiany informacji między różnymi organizacjami i instytucjami. Można ją również nazwać „korespondencją urzędową”. Niektóre rodzaje pism należących do tej kategorii wymagają odpowiedzi (na przykład petycje, apelacje, prośby), inne nie (na przykład upomnienia, przypomnienia, oświadczenia).

List napisany przez jedną osobę prywatną i zaadresowany do drugiej nazywa się listem osobistym.

Listy, które mają na celu pogratulować nieoficjalnej osobie, organizacji lub instytucji jakiegoś radosnego wydarzenia lub osiągnięcia, nazywane są zwykle listami gratulacyjnymi.

Poniżej dowiemy się, jak poprawnie zakończyć list, w zależności od jego rodzaju i przeznaczenia.

Struktura ogólna

Niezależnie od rodzaju, wszystkie litery mają w przybliżeniu tę samą strukturę. Warto zaznaczyć, że dwa pierwsze punkty są typowe jedynie dla korespondencji urzędowej.

1. Adres nadawcy.
2. Data.
3. Pozdrowienia.
4. Tekst zawierający podstawowe informacje.
5. Końcowe frazy.
6. P.S.

Korespondencja biznesowa

Do pisania tego typu korespondencji należy podchodzić ze szczególną uwagą, gdyż błędy ortograficzne, interpunkcyjne czy interpunkcyjne popełnione przez nadawcę mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy lub instytucji, którą reprezentuje. Tworząc zdania, należy preferować zdania proste i unikać dużej liczby konstrukcji skomplikowanych. Ogólny ton powinien być pełen szacunku. Najważniejsze jest, aby istota listu została ujawniona na końcu, ponieważ ludzie zwracają większą uwagę na ten konkretny fragment tekstu.

Jak zakończyć pismo, które ma status oficjalny? Najbardziej skuteczne frazy końcowe to:

• Mam nadzieję na dalszą owocną współpracę.
• Mam nadzieję na dalszą współpracę.
• Dziękuję za uwagę.
• Z poważaniem, Iwanow Iwan Iwanowicz.
• Z wyrazami szacunku Iwanow Iwan Iwanowicz.

Jak pięknie zakończyć list do osoby prywatnej

Ten typ korespondencji nie wymaga szczególnej uwagi ze strony kompilatora. Jednak w procesie pisania nie należy zapominać o umiejętności czytania i pisania. Pod tym względem znacznie łatwiej jest pisać e-maile, ponieważ znalezione błędy można łatwo poprawić. W przypadku tekstu pisanego odręcznie, gotowy tekst będziesz musiał przepisać.

Przed rozpoczęciem procesu należy określić główną treść i reakcję odbiorcy. Jeżeli dla nadawcy ważne jest jak najszybsze otrzymanie odpowiedzi, to lepiej w końcowej części zamieścić odpowiednią notatkę. Zakończenie powinno być logicznym zakończeniem wszystkiego, co napisano powyżej, w przeciwnym razie może postawić odbiorcę w niezręcznej sytuacji i skłonić go do zastanowienia się nad tym, co chciał powiedzieć nadawca.

Najczęstsze zwroty używane na końcu listu to:

• Twój przyjaciel, Piotr.
• Do zobaczenia!
• Czekać na odpowiedź.
• Buziaki, Marysiu.
• Przyjdź jak najszybciej.
• Wszystkiego najlepszego, twój przyjaciel Peter.

Nadawca może sam wymyślić zakończenie listu. W tym przypadku będzie miała niepowtarzalny charakter i z pewnością przypadnie do gustu obdarowanej osobie.

Odpowiadając na pytanie, jak zakończyć list gratulacyjny, należy zwrócić uwagę na jego wygląd. Jeśli nadawcą i odbiorcą są urzędnicy, końcowe frazy powinny być neutralne. W pozostałych przypadkach dozwolona jest pewna swoboda.

Podsumujmy to

Pytanie: „Jak dokończyć list?” - całkiem logiczne. Komunikacja telefoniczna i na portalach społecznościowych opiera się na przepisach odmiennych od tych przyjętych w trakcie korespondencji. Jednak każdy człowiek przynajmniej raz w życiu musi zostać pisarzem listu. Niezbędne jest więc ogólne rozeznanie kanonów i zasad obowiązujących w tym zakresie. W przeciwnym razie pierwsze doświadczenie może być ostatnim. Ale napisanie listu, wysłanie go i oczekiwanie na odpowiedź adresata to ekscytujący proces.